如何做好國土資源檔案管理工作

摘要：土地檔案管理是土地管理活動的真實歷史記錄，是土地所有權(quán)、使用權(quán)的憑證并具有法律效用，是國家的寶貴財富，同時也是國家檔案的重要組成部分。土地檔案管理能夠為后期國土資源的利用規(guī)劃提供具有價值的歷史資料、重要數(shù)據(jù)。國土資源檔案管理是國土資源規(guī)劃和建設(shè)的重要組成部分。因此，如何做好國土資源檔案管理是未來工作的重點。

關(guān)鍵詞：土地檔案；管理；探析

中圖分類號： G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A DOI編號： 10.14025/j.cnki.jlny.2015.14.077

1 做好土地檔案的分類管理工作

我國土地檔案管理工作暫行規(guī)定中指出，土地檔案管理包括：地籍管理檔案、土地利用規(guī)劃檔案、建設(shè)用地檔案、土地監(jiān)督檢查檔案、土地科技管理檔案和土地管理教育檔案等等。所要保存的內(nèi)容是具有價值的文字材料、圖紙、圖表、計算材料以及聲像等文件資料。在收到土地檔案后要進(jìn)行細(xì)致分類，認(rèn)真歸檔，不可遺漏或者丟失。國土資源檔案管理工作的分類是初級工作，分類是否細(xì)致，歸檔是否認(rèn)真會直接影響后期土地利用和土地規(guī)劃，對國土資源的長期發(fā)展具有深遠(yuǎn)意義。在土地檔案歸檔過程中，要認(rèn)真負(fù)責(zé)的對歸檔項目進(jìn)行審查，以免存在項目遺漏等問題，審查土地調(diào)查、登記、建設(shè)用地、案件處理或者其他項目等，并核查歸檔的文件材料是否收集齊全，而后檢查是否具有項目負(fù)責(zé)人審定。

2 加強(qiáng)科技辦公培訓(xùn)，提高工作效率

在土地檔案管理工作暫行規(guī)定中也明確指出，各級土地管理檔案部門應(yīng)該編制檢索工具、目錄、專題卡片和資料等方便利用，提高效率。

隨著計算機(jī)的發(fā)展，計算機(jī)技術(shù)已經(jīng)成為我們?nèi)粘９ぷ髦胁豢苫蛉钡闹匾糠郑粌H大大提高了工作人員的工作效率，而且在保存相關(guān)資料的完整性和持久性方面也是傳統(tǒng)方法無法比擬的。就其現(xiàn)在而言，計算機(jī)辦公是我們所要掌握的重要技能之一，也是提高工作效率的重要途徑，但是在一些地區(qū)這項技能并沒有得到普及，一些工作人員對于計算機(jī)辦公還是比較陌生，這對土地資源檔案管理是一個缺陷，對于相關(guān)資料的分類和保存存在隱患，同時也大大降低了工作效率。對于員工的培訓(xùn)是企業(yè)前行的動力，也是企業(yè)發(fā)展的能源所在。在條件允許的情況下引進(jìn)最為先進(jìn)的土地檔案管理方面的技術(shù)，邀請業(yè)內(nèi)專家給員工做相關(guān)培訓(xùn)，定期考察人員的技術(shù)基礎(chǔ)和工作能力，及時發(fā)現(xiàn)員工工作中的薄弱環(huán)節(jié)并進(jìn)行針對性培訓(xùn)。員工的培訓(xùn)是一項長期任務(wù)，要有規(guī)劃性。

3 加強(qiáng)土地檔案的數(shù)字化管理

隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人們的法律意識不斷增強(qiáng)，對不合理現(xiàn)象更加關(guān)注，并且善于利用法律武器進(jìn)行維權(quán)。在土地檔案管理方面也不例外，對土地檔案的查閱次數(shù)明顯增多，調(diào)卷和出具證明數(shù)量也逐漸增加。因此，土地檔案的數(shù)字化管理是非常有必要的。加強(qiáng)土地檔案的數(shù)字化管理應(yīng)該做到以下幾個方面：

3.1強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)管理機(jī)制，加強(qiáng)檔案管理制度、落實應(yīng)用信息技術(shù)

土地檔案數(shù)字化管理是國土管理部門事業(yè)發(fā)展的需要，在落實數(shù)字化的過程中要加強(qiáng)監(jiān)督管理機(jī)制，使其快速、穩(wěn)步、逐一落實。領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督和管理是落實的重要保障。

3.2強(qiáng)化思想，提高檔案管理人員的保護(hù)意識

人們行動的前提是思想意識的指導(dǎo)，所以對土地檔案的管理，首先要統(tǒng)一相關(guān)人員的思想意識，加強(qiáng)檔案信息資源的價值宣傳，讓每一位相關(guān)人員意識到檔案的經(jīng)濟(jì)效益和社會價值。加強(qiáng)檔案管理人員的服務(wù)意識，堅持“以人為本”的工作態(tài)度，一切都是為了人民服務(wù)的工作宗旨，注重服務(wù)質(zhì)量。

3.3檔案數(shù)字化管理是現(xiàn)代化建設(shè)的需求

國土資源檔案是最為原生的信息資源，它的重要性越來越重要。尤其是近些年城市化的發(fā)展，礦業(yè)的開發(fā)以及其他方式的土地利用等，國土資源管理部門的業(yè)務(wù)量逐漸加大，相關(guān)人員的紙質(zhì)業(yè)務(wù)堆積如山，對于后期管理難度增大，難免會出現(xiàn)漏錄和錯錄等現(xiàn)象。當(dāng)人腦達(dá)到最大儲蓄量和最大限度工作量的情況下，上述不良情況會越加頻繁，對后期土地的管理和利用產(chǎn)生負(fù)面影響。所以需要建立數(shù)字化管理體系，對于歸檔檔案要一一錄入，并且做好網(wǎng)上備份、分類，將發(fā)生錯誤的幾率降到最低。

3.4數(shù)字化管理需要加密處理

土地檔案管理是一項要求嚴(yán)格、保密性強(qiáng)的工作，在數(shù)字化管理體系中要加強(qiáng)其保密性。在檔案管理過程中要保證數(shù)字化管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，并且要加入數(shù)字簽名認(rèn)證，用以保證所存檔案不被越權(quán)查看或破譯查看，維護(hù)檔案的安全，進(jìn)而保證用地個人、集體或者企業(yè)的合法權(quán)益不被侵害。

總之，土地檔案管理工作是一項與時俱進(jìn)的工作，從實際出發(fā)對檔案進(jìn)行具體分類，保障檔案的完整性和保密性，保障人民的合法權(quán)益不被侵害，發(fā)揮檔案管理的最大價值，為土地的開發(fā)利用提供最真實的依據(jù)。

參考文獻(xiàn)

[1] 王國英.試論如何實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化[J].企業(yè)技術(shù)開發(fā)，2010，（12）.

[2] 朱玉媛.檔案學(xué)基礎(chǔ)[M].武漢：武漢大學(xué)出版社，2008.

[3] 王晶.談紙質(zhì)檔案與電子檔案的區(qū)別[J].科技創(chuàng)新與應(yīng)用，2010，（01）：244.

作者簡介：孫文憲，大專學(xué)歷，洮南市國土資源局，館員，研究方向：檔案管理。