我國檔案業(yè)務(wù)外包前景展望

丁兆華

對于非專業(yè)從事檔案管理的組織機(jī)構(gòu)而言，檔案管理與利用是一項(xiàng)非核心的業(yè)務(wù)職能，為了實(shí)現(xiàn)節(jié)約管理成本和提高管理效率的目標(biāo)，外包已成為許多企業(yè)和社會組織處理檔案業(yè)務(wù)的理性選擇，呈現(xiàn)出日漸旺盛的市場需求，檔案業(yè)務(wù)外包的市場前景樂觀，檔案中介機(jī)構(gòu)也因此有了更為廣闊的發(fā)展空間。

一、檔案中介機(jī)構(gòu)呈現(xiàn)規(guī)模化發(fā)展態(tài)勢

檔案中介機(jī)構(gòu)經(jīng)濟(jì)成分多元化，檔案業(yè)務(wù)外包市場化，以及檔案服務(wù)內(nèi)容多功能化的現(xiàn)狀對促進(jìn)檔案中介機(jī)構(gòu)的規(guī)模化發(fā)展趨勢產(chǎn)生了強(qiáng)有力的推動。檔案中介機(jī)構(gòu)的源起是檔案行政管理部門一部分微觀職能的解構(gòu)，最初大多為行政編制或國有性質(zhì)，經(jīng)過十多年的發(fā)展和探索，現(xiàn)階段出現(xiàn)了國家所有、集體所有、個(gè)體私營和混合所有制并存的多元化局面。檔案中介機(jī)構(gòu)也因此展開了一定的行業(yè)競爭，檔案業(yè)務(wù)外包市場由此形成。檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)在設(shè)立方面采用企業(yè)建制，以開展各類檔案業(yè)務(wù)創(chuàng)收，以提高業(yè)務(wù)質(zhì)量和水平提高效益和利潤，受市場供需要求影響明顯。檔案中介機(jī)構(gòu)本質(zhì)上是市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的產(chǎn)物，隨著政府機(jī)構(gòu)改革和社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制的日益完善，檔案業(yè)務(wù)外包市場化進(jìn)程不斷加快。檔案中介機(jī)構(gòu)要在市場中立于不敗之地，必須與時(shí)俱進(jìn)地拓展業(yè)務(wù)職能范圍，提高服務(wù)效率和質(zhì)量，以贏取更大的市場份額。就檔案業(yè)務(wù)外包的范圍來看，已從最初的檔案咨詢、檔案管理方案策劃，擴(kuò)展延伸至更深層次的多媒體檔案信息采集，電子化檔案編研、檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化遠(yuǎn)程存儲利用等各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，而與之相配套的設(shè)備與技術(shù)手段也日益先進(jìn)且多樣化。檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)從起初的單一經(jīng)營，提供單一服務(wù)，逐漸開始規(guī)模化經(jīng)營。目前檔案業(yè)務(wù)外包市場上已有一些有實(shí)力、有品牌、有特色，在體制、競爭、業(yè)績、誠信等綜合優(yōu)勢較強(qiáng)的檔案中介機(jī)構(gòu)嶄露頭角，這些機(jī)構(gòu)實(shí)行現(xiàn)代企業(yè)制度，經(jīng)濟(jì)實(shí)力強(qiáng)，擁有良好的信譽(yù)和品牌。能在社會效益和經(jīng)濟(jì)效益上獲得雙贏，是這些大型檔案中介機(jī)構(gòu)的共同特點(diǎn)。可見，在檔案業(yè)務(wù)外包市場不斷擴(kuò)大的現(xiàn)實(shí)背景下，檔案中介機(jī)構(gòu)的規(guī)模化發(fā)展趨勢已然形成，并顯示出強(qiáng)大的發(fā)展后勁。

二、檔案中介機(jī)構(gòu)呈現(xiàn)規(guī)范化發(fā)展態(tài)勢

規(guī)范化是檔案中介行業(yè)得以持續(xù)發(fā)展的必然要求，檔案業(yè)務(wù)外包市場自由、有序、良性的競爭依賴于檔案中介機(jī)構(gòu)依法經(jīng)營，這與檔案中介機(jī)構(gòu)的規(guī)模化擴(kuò)張是并行不悖的，且能獲得“相得益彰”的最佳效果。在檔案業(yè)務(wù)外包需求較為旺盛的經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)地區(qū)，地方政府對檔案中介機(jī)構(gòu)表現(xiàn)出了較大的關(guān)注，相關(guān)的法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)制度建設(shè)已經(jīng)出臺或正醞釀出臺，規(guī)范檔案中介機(jī)構(gòu)成立及其運(yùn)作的外在監(jiān)督機(jī)制已提上日程。而檔案中介機(jī)構(gòu)及其行業(yè)協(xié)會自身也有了建章立制的實(shí)踐：制定和公布合理的服務(wù)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、賠償制度，不斷完善的售后服務(wù)細(xì)則，以及嚴(yán)密的檔案安防體系標(biāo)準(zhǔn)。在人力資源問題上，檔案中介機(jī)構(gòu)力求從科學(xué)專業(yè)的角度選拔人才，并定期對其從業(yè)人員進(jìn)行職業(yè)道德教育和業(yè)務(wù)能力和資質(zhì)認(rèn)定考核。如今，檔案行政管理部門宏觀監(jiān)管，檔案行業(yè)協(xié)會自律協(xié)調(diào)，檔案中介機(jī)構(gòu)依法自主執(zhí)業(yè)的檔案中介機(jī)構(gòu)全局化監(jiān)督管理機(jī)制框架業(yè)已形成，必將對檔案中介機(jī)構(gòu)的健康發(fā)展產(chǎn)生積極而深遠(yuǎn)的影響。

三、檔案中介機(jī)構(gòu)拓展檔案服務(wù)對象優(yōu)勢明顯

檔案中介機(jī)構(gòu)服務(wù)對象廣泛而多元，既有政府機(jī)關(guān)、國有大中型企業(yè)，也涵蓋各類私營企業(yè)、外資企業(yè)以及個(gè)人。檔案作為內(nèi)向性表現(xiàn)最為明顯的一類信息資源，知密范圍最為嚴(yán)格且局限。既然這些組織或個(gè)人愿意選擇由檔案中介機(jī)構(gòu)承接本部門或本人檔案業(yè)務(wù)，極有把握贏得客戶心理認(rèn)同的，便是能提供高效優(yōu)質(zhì)的檔案專業(yè)服務(wù)的檔案中介機(jī)構(gòu)。如今很多檔案中介機(jī)構(gòu)已具備較強(qiáng)的科研實(shí)力和物質(zhì)條件，能夠勝任高附加值信息服務(wù)的任務(wù)，因此，對于在檔案業(yè)務(wù)外包過程中積累的人脈和已形成的客戶群，檔案中介機(jī)構(gòu)完全可以適時(shí)地加以培育和開發(fā)，將其成為深層次業(yè)務(wù)服務(wù)方面的潛力客戶，獲得其他信息服務(wù)機(jī)構(gòu)所不具備的客源優(yōu)勢。

四、檔案中介機(jī)構(gòu)擴(kuò)展檔案服務(wù)內(nèi)容潛力巨大

除卻特殊載體和表現(xiàn)形式的檔案，對某一歷史活動而言，檔案是其文件運(yùn)動的終點(diǎn)，是經(jīng)過價(jià)值鑒定后確定有保存價(jià)值的重要文件。作為檔案的前身，文件與檔案有著天然的聯(lián)系，在管理方式上亦存在相通之處。作為專業(yè)檔案信息服務(wù)的提供者，檔案中介機(jī)構(gòu)對不同層次、不同范圍和不同內(nèi)容檔案信息資源的形成規(guī)律、使用價(jià)值、處理程序、管理狀況等都比較熟悉，檔案中介機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)范圍完全可以向前延伸至文件階段，順應(yīng)“大文件觀”所提倡的文檔一體化管理的科學(xué)潮流。事實(shí)上，文件管理外包在國外早已成為企業(yè)普遍選擇，85%的世界500強(qiáng)企業(yè)部分采用或全部采用文件外包服務(wù)。2009年度《外包產(chǎn)業(yè)黑皮書》調(diào)查報(bào)告顯示，在文件（流程）管理外包服務(wù)（Document Process Outsourcing，DPO）行業(yè)中名列榜首的富士施樂公司，在全球外包服務(wù)最佳管理供應(yīng)商中亦位列世界第三，文件管理外包已成為全球最為活躍的新興市場。對于國外先進(jìn)的管理理念、方法和技術(shù)，我國檔案中介機(jī)構(gòu)可適當(dāng)加以借鑒，將文件流程與檔案管理這兩項(xiàng)原本一脈相承的業(yè)務(wù)緊密結(jié)合起來，形成并鞏固文檔流程一體化管理的中國市場。

五、檔案中介機(jī)構(gòu)優(yōu)化檔案服務(wù)方式漸入佳境

在市場經(jīng)濟(jì)的大潮中，檔案中介機(jī)構(gòu)能夠取得進(jìn)展并逐步走向成熟，科技創(chuàng)新助力服務(wù)方式的改進(jìn)和完善，是極為重要的一環(huán)，而這也正是檔案中介具有廣闊市場前景的必要條件之一。檔案管理從最初的單一手工操作和檔案縮微處理，發(fā)展到用數(shù)字化設(shè)備對檔案信息進(jìn)行采集、管理和利用，檔案業(yè)務(wù)的服務(wù)方式正日趨科學(xué)、高效和便捷。此外，檔案中介機(jī)構(gòu)及時(shí)引入科學(xué)的管理和服務(wù)理念，逐漸由被動接收檔案業(yè)務(wù)向主動進(jìn)行客戶需求咨詢和提供售后服務(wù)的服務(wù)模式轉(zhuǎn)變，秉持客戶需求和利益至上的宗旨，在管理效率及服務(wù)質(zhì)量方面做到臻于至善。這一切的努力，為我國檔案中介機(jī)構(gòu)打造高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量、高效的專業(yè)管理服務(wù)品牌提供了最為可靠的保障。結(jié)語為了專注于核心競爭力的塑造，優(yōu)化自身業(yè)務(wù)流程，越來越多的企業(yè)理性地選擇了借助于外部力量，以低廉的成本外購檔案服務(wù)，巨大的檔案業(yè)務(wù)外包需求促成了我國檔案中介機(jī)構(gòu)源起和發(fā)展。在消除生產(chǎn)力發(fā)展體制性障礙的改革進(jìn)程中，檔案行政管理部門解構(gòu)了自身部分微觀管理職能，為檔案業(yè)務(wù)外包的規(guī)模化發(fā)展提供了更為廣闊的施展空間。檔案中介機(jī)構(gòu)適時(shí)地把握住了時(shí)代機(jī)遇，迎合了社會的檔案業(yè)務(wù)需求，最終得以蓬勃發(fā)展，為社會各界提供了優(yōu)質(zhì)、高效、便捷的檔案業(yè)務(wù)服務(wù)，使檔案事業(yè)煥發(fā)出了新的生機(jī)和活力。