淺議衛生監督機構會計檔案管理

劉波

摘要：衛生監督機構的會計檔案（會計憑證、會計賬簿和會計報表及其他會計核算專業材料等），它記錄著衛生監督資金運動的重要史料的證據。因此全面加強衛生監督機構的會計檔案管理，切實提高衛生監督財務管理水平，為促進和保障衛生監督事業的健康發展做出了積極的貢獻。筆者從衛生監督機構的會計資料的歸檔、衛生監督機構的會計檔案的業務安全性、衛生監督機構的會計檔案的管理安全性等三個方面進行闡述。

關鍵詞：衛生監督機構；會計檔案；管理

衛生監督機構的會計工作，隨著當前衛生監督機構的改革任務的深入進行，它的財務管理任務越來越繁重，財務管理在衛生監督和管理工作中的地位和作用越來越重要。衛生監督機構的會計檔案（會計憑證、會計賬簿和會計報表及其他會計核算專業材料等），它記錄著衛生監督資金運動的重要史料的證據。因此全面加強衛生監督機構的會計檔案管理，切實提高衛生監督財務管理水平，為促進和保障衛生監督事業的健康 發展 做出了積極的貢獻。

一、衛生監督機構的會計資料的歸檔

1.衛生監督機構會計憑證的歸檔。衛生監督機構的會計憑證是記錄衛生監督資金運動、明確經濟責任的書面證明，是辦理衛生監督各項費用的征收和登記的依據。它是衛生監督機構會計核算的基礎，是處理賬務的依據，是事后查考的依據。它的記賬憑證根據衛生監督機構的資金運動及衛生監督各項收費原始憑證編制而成，會計憑證的歸檔應按日期順序、會計記賬憑證及時裝訂，裝訂的順序以憑證排列先后次序為準進行歸檔。

2.衛生監督機構的會計賬簿的歸檔。賬簿是由賬頁組成的簿籍，它全面、理想、系統、綜合記錄著衛生監督機構的資金運動的發生。它是將衛生監督機構的會計憑證日期、編號、業務 內容 摘要、金額和其他有關資料逐項記入賬內，做到數字準確、摘要清楚、登記及時、字跡工整。各會計事項一方面要記入有關的總賬，另一方面要記入該總賬所屬的明細賬。賬簿記錄中的日期，應該填寫記賬憑證上的日期。衛生監督機構的會計賬簿與會計記賬憑證應同時歸檔。

3.衛生監督機構的會計報表的歸檔。會計人員都必須全面熟練地操作衛生監督機構的會計報表處理 方法 。衛生監督機構的會計報表應按月、季、年上報及時歸檔。

4.其他相關會計資料的歸檔。衛生監督機構會計人員調動的交接手續、會計檔案向本單位或上級部門的檔案室移交歸檔的會計檔案的移交手續等，這都是衛生監督機構會計資料歸檔中不可缺少的。

二、衛生監督機構的會計檔案的業務安全性

1.衛生監督資金運動資料數據的收集和錄入數據的安全性。衛生監督資金運動資料數據的正確收集與數據的正確錄入是衛生監督機構會計資料歸檔安全性的依據，它體現了衛生監督資金運動的真實性和可靠性。也是司法訴訟取證的重要依據。

2.衛生監督機構的會計檔案的安全存儲與備份。衛生監督機構的會計檔案可按檔案劃分的種類、保管的期限、保管的要求，對會計檔案用科學的原則和方法進行紙類檔案存儲管理。還要把紙類檔案的內容用計算機進行安全備份管理，便于檔案保存和查找。雙重的存儲與備份的安全性可使會計檔案不能損壞或丟失。

3.會計的電算化運用到衛生監督機構的會計核算中，必須考慮其系統的安全性。為了確保系統安全、可靠地運行，應防止對衛生監督機構的會計檔案數據庫的各種破壞，因此必須重視系統安全性設計。系統是由相應的管理人員來實施和維護的，無關人員無權進入系統，同樣沒有數據修改權限的財務人員只能瀏覽衛生監督機構會計檔案，不能修改會計檔案數據。會計電算化應當保存打印出的紙質會計檔案進行安全備份管理。

4.會計檔案期滿銷毀的安全性。本單位檔案部門提出銷毀意見，必須同會計部門共同鑒定；嚴格審查，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。單位負責人在會計銷毀清冊上簽署意見。銷毀會計檔案時，應當由檔案機構和會計機構共同派員監銷。監銷人員在銷毀會計檔案時，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容，清點所要銷毀的會計檔案；銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監銷情況書面報告本單位負責人，另一份歸檔備查。保管期滿的會計檔案但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證會計檔案銷毀清冊，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。

三、衛生監督機構的會計檔案的管理安全性

1.對一些記錄著有關繳費個人及單位的含保密信息的資料要進行特別管理，對有特殊繳費的個人及單位的資料要絕對保密，有特殊原因的也不能透露。

2.檔案書寫衛生監督機構的會計紙類檔案的書寫必須字跡工整、清楚，不得有筆誤（如有必須按財務有關規定辦理），不得涂改，必須減少安全隱患的存在。

3.加強檔案管理工作人員的安全意識和保密意識，確保檔案的完整與安全是檔案工作的重要方面，檔案管理工作人員要始終牢記使命，把安全和保密工作放在首位，要做到警鐘長鳴。加強檔案工作人員的安全 教育 與培訓，使安全意識深入人心，要制定檔案安全管理工作預案。同時加大檔案保管力度，在內部明確庫管責任，理順管理關系，切實做好檔案的防火、防盜、防蟲、防塵、防霉、防光、防潮、防有害氣體的“八防”工作，必要時對檔案庫房的防火、防盜改造，提高安全防范能力。

4.衛生監督機構的會計檔案的利用能為領導者的決策提供準確的資金運動數據，把好衛生監督機構的會計檔案在工作中利用的安全關，增強安全利用意識，完善檔案利用手續，制定會計檔案的借閱制度，建立檔案利用安全責任制，確保會計檔案不丟失、不泄密。綜上所述，衛生監督機構的會計檔案是衛生監督部門依法開展業務的憑證，是衛生監督機構執法過程的質量記錄，同時也是體現衛生監督機構的管理水平的一個重要方面。衛生監督機構的會計檔案是衛生監督機構的檔案管理中最重要的組成部分，它的安全性可以保證衛生監督工作的順利進行，它的安全性可以避免司法訴訟，它的安全性關系到衛生監督工作的開展。加強衛生監督機構會計檔案管理工作人員的安全意識也是保證衛生監督工作正常開展的重要因素。