高校實驗室檔案規范化管理研究

文/廖建兵

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高校實驗室檔案規范化管理研究

文/廖建兵

摘要:高校實驗室檔案規范化管理在高校實驗管理中尤為關鍵，直接體現出高校教學品質、科學研究及管理能力。只有持續完善高校實驗室檔案管理，令其變成高校日常管理中的基本內容，完成高校實驗室檔案的規范化管理，才可以良好提升高校教學品質及科研管理能力。

關鍵詞:實驗室;檔案;規范化管理

引言:實驗室作為高校教學的主要部分，成為培養復合型人才的主要場所。高校實驗室檔案管理工作是完成實驗室工作，從整體上提升實驗室管理能力及實驗教學能力的有效保障，對實驗室建設及發展尤為重要。穩抓實驗室檔案建設，掌握實驗室檔案管理模式，能夠加快實驗室綜合管理能力的提升，以此更好的體現實驗室在實驗教學及科學研究中的作用。創建一套完善的高校實驗室檔案管理體系，創建科學規范的文檔材料，能夠給不同評估給予正確、完善、及時的實踐教學檔案材料，不僅能夠加快教學改革，還可以提升教學品質。

一、高校實驗室檔案管理中的問題

1、實驗室檔案管理制度不完善

很多院校沒有創建有效的實驗室檔案管理制度及完善的組織機構，缺乏實驗室檔案管理中有效的制約方式，相關部門及人員職責混淆，甚至有些有價值的資料沒有及時收集歸檔，院校實驗室檔案工作無人管理，毫無章法。

2、實驗室檔案管理人員素質較低

實驗室檔案管理人員不僅要具備較高的思想覺悟，還要具備較高的檔案知識及專業知識，可是很多高校因為各類因素，缺少專業檔案管理人員，通常由實驗室技術人員擔任，沒有相關專業知識，無法正確進行采集、整理，使得實驗室檔案出現少歸或漏歸的現象［1］。

3、管理方式落后，研發力度欠缺

很多高校不具備正規化的檔案保管部門，欠缺必備的檔案用品。實驗室檔案存放于實驗辦公室，沒有建立專門的防護設施。采集、整理及管理檔案方式落后，并且通常使用封閉式管理，只為了應付檢查和評估，并沒有利用價值，實驗室檔案不具備服務功能。

二、實驗室檔案規范化管理的方法

1、提升意識，強化領導

主管領導需真正意識到實驗室檔案建設的意義所在，了解實驗室檔案對于實驗室不同管理工作所體現出來的重要作用，將實驗室檔案工作歸入領導職責范疇，提升領導對實驗室檔案工作的重視度，將其歸入高校檔案工作及實驗室工作規劃當中。細致規劃歸檔內容、歸檔時間、歸檔類別及統計、保管、運用制度。

2、創建完善的檔案管理制度

實驗室檔案涵蓋面較廣，專業性較強。所以必須規劃出相應的實驗室檔案管理制度。比如《實驗物品領用制度》、《實驗室檔案管理人員職責制度》、《實驗室檔案管理制度》、《實驗室設備采購制度》、《實驗室儀器設備檔案管理制度》等。關于實驗室檔案組織部門、職責權限、運用及法律責任均應給出具體的規定，讓實驗室檔案管理工作更加科學化、規范化、制度化［2］。

3、強化實驗技術團隊建設，提升實驗室檔案管理能力

實驗技術團隊素質的程度，是做好實驗室檔案管理的重要所在，領導需不斷培訓技術人員的檔案管理知識，通過走出去、請進來的方式，實施不同方式的實驗室檔案管理分析及研發工作，通過不斷交流提升意識，加強管理能力及業務能力。

4、改變檔案管理的工作氛圍及設施

硬件設施是做好實驗室檔案管理工作的必備條件，所以，只要學校經費足夠充分，則需有規劃的為實驗室檔案管理提供相應資金，以便打造有利的設施條件。

5、提升實驗室檔案管理方式

當今社會已經進入高科技信息時代，檔案管理已經由傳統檔案管理形式朝著科學管理形式逐步轉變。運用電子文件、計算機網絡技術進行檔案管理已經成為必然趨勢。所以，需透過計算機操作系統創建統一的數據庫結構以及嚴謹的命名規則，將手工操作的紙質文件逐漸朝著計算機操控的電子文件轉變，并需不斷創造條件透過網絡擴大信息量及服務范疇。

檔案管理系統在設計方面需考量其實用性、操作性、靈活性以及通用性，需具備可擴充性，便于維護。用戶的登錄模塊中需設置用戶注冊、登錄、身份驗證等選項。透過判斷登錄人員的身份，依照設定程序提供登錄人員相關的管理權力。信息管理模塊作為關鍵的功能模塊，提供基本信息錄用功能，用戶可以將收集過得信息，通過處理后進行分類歸檔。系統維護功能模塊可以對用戶提供設置權限、更改登錄口令、修改數據、刪除信息及信息備份的功能。

6、有效體現檔案的運用效率

實施實驗室檔案管理工作是為了研發運用實驗室檔案信息資源，所以，檔案作為一種信息，更為關鍵的是一種資源。不論是實驗室應用的錄影帶、圖片、實驗方式的分析、儀器設施，還是大型儀器設施功能的研發、拓展與整理的相關材料，均會成為實驗室管理及教學改革中使用的客觀證據，需最大程度體現出檔案的利用效率，令其真正為科研、教學所應用。

7、擴大實驗室檔案的開放力度

為地方經濟提供服務，強化校校聯合、校企結合的方式已經成為高校辦學的重要方式。所以，實驗室檔案為教學科研提供服務的同時，還要積極擴大與盟友院校間、生產廠家間的溝通與合作，為其他院校乃至當地經濟發展提供應有的幫助。

結束語:高校實驗室檔案工作作為實驗室創建及管理的科學化、標準化、程序化、規范化的主要標志之一，是一項根本性、持續性的工作。實驗室檔案管理能力對實驗教學乃至其他實驗室工作的正常運轉，乃至實驗室未來的發展情況有著直接的影響，所以，需加強高校實驗室檔案建設管理。檔案學的根本需求為展現存檔內容的最初屬性，因此，實驗室檔案需要在實驗教學及研究當中直接構成具備保存價值的記錄。只有確保其記錄的真實性與直接性，才可以保障歸檔材料的真實度及可信度。隨著時間的推動，高校實驗室檔案會越積越多，檔案整理及管理工作量愈發龐大，紙質檔案愈發無法符合目前實驗室的管理所需。由于信息化方式的普及，檔案信息化管理則成為實驗室檔案工作的必然選擇。

(作者單位:湖南食品藥品職業學院)

參考文獻:

［1］胡志富，王雅琴．高校科研檔案集成管理模式研究［J］．浙江檔案．2011．( 9): 38－39．

［2］梁國華，武曉峰．高校實驗室檔案工作的實踐與思考［J］．實驗技術與管理．2012．29 ( 6) : 206－211．

中圖分類號:G647

文獻標志碼:A

文章編號:2095－9214 ( 2015) 09－0201－01