計算機輔助歸檔文件整理

賈 珩

(齊齊哈爾市碾子山區檔案局 黑龍江 齊齊哈爾 161000)

《規則》對“歸檔文件”這一概念的使用和限制，具有專指性的意義，其概括為“立檔單位在其職能運動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料”。其中，“辦理完畢”是指文件相應的文書處理程序已經完成，而不論文件本身在實際工作中是否還在發揮作用。例如請示與批復，在復文發出或收入到以后，在文書處理程序上就算辦理完畢。《規則》對適用的歸檔文件載體、種類作了限定，明確為紙質文件材料。這是因為這個標準的主要用意在于對文書檔案立卷工作進行改革，暫時不涉及科技檔案、會計檔案等專門檔案，也不涉及聲像、電子檔案等特殊載體的整理工作。

歸檔文件整理是指與傳統的“立卷”相對應的一個概念，也就是“將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程?！边@個概念明確了“以件為單位”的原則和基本含義，概括地解釋了整理工程的各項具體內容和基本環節。這里所說的“整理”屬于狹義上的整理，內容僅限于紙質歸檔文件的裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒等技術工作，通過這些工作，使歸檔文件從無序到有序的過程。

由于《規則》同時適用于手工管理方式和計算機管理方式，擁有計算機的機關檔案部門可以通過修改原有軟件或購置新軟件，使計算機全面介入歸檔文件整理工作，提高歸檔文件整理工作的效率。

一、計算機輔助進行歸檔文件整理工作

計算機輔助進行歸檔文件整理工作的前提是計算機能夠處理機關全部歸檔文件的自身數據。無論是在收集齊全完整的基礎上進行整理，還是在手工整理后全部錄入，都要求計算機實現對全部歸檔文件數據的管理。計算機輔助歸檔文件整理的實現可以分為單機運用方式和網絡運用方式。在網絡運用的條件下，檔案部門或人員應確保能夠以事先預定的分類方案處理收發文部門和各業務部門形成的歸檔文件信息數據。在分類的基礎上，檔案人員應通過網絡，協助文書、業務部門人員或單獨對歸檔文件數據進行排列、編制件號和編目工作，并隨時監控文書或業務部門文件運行和整理情況;在進行最終整理時，檔案人員應將訂印完畢的歸檔文件目錄發到文書或業務部門，然后由文書或業務部門人員進行歸檔文件實體整理工作;檔案人員也可以依照歸檔文件目錄獨自完成加蓋歸檔章、裝盒等工作。

在單機運行的條件下，檔案人員通過使用移動盤進行數據傳遞，同樣可以實現上述整理過程。如果計算機軟件尚不能做到這一點，檔案人員可以在完成歸檔文件分類、排列、編制件號等工作后，將歸檔文件數據輸入計算機，由計算機輸出歸檔文件目錄之后，再進行余下的實體整理工作;或者檔案人員在計算機上完成歸檔文件的分類、排列、編制件號、打印歸檔文件目錄等項工作后，再進行余下的實體整理工作。

總之，除必要的手工勞動，歸檔文件整理的各個環節均可以由計算機自動或輔助完成。這樣，可以充分發揮計算機的功能，降低檔案人員的勞動量，提高歸檔文件整理工作的效率，為檔案保管和提供利用打下良好的基礎。同時，計算機輔助歸檔文件整理也是檔案管理現代化的一項重要內容。如若歸檔文件都不能實現計算機輔助整理，檔案管理現代化也就無從談起。

二、建立歸檔文件之間的虛擬關聯

雖然歸檔文件以件為單位進行整理，在實體排列時，仍然強調屬同一事由的歸檔文件要排列在一起，以方便檔案部門提供利用工作。然而在使用計算機進行檔案檢索時，由于是文件級查找，其檢索結果只能是個別檔案。在檔案檢索中，利用者常常需要某一事由的全部檔案，如何滿足這種需求呢?這就應該在進行歸檔文件整理時對已經錄入計算機的歸檔文件建立事由虛擬關聯。建立事由虛擬關聯，即建立若干歸檔文件屬于同一事由的特定標志，是計算機輔助進行歸檔文件整理工作中的一個重要環節。建立歸檔文件事由虛擬關聯的目的在于保持歸檔文件的歷史聯系，保證檔案查全率和查準率。利用者通過計算機管理軟件檢索到自己所需的一份檔案后，還想檢索與這份檔案屬同一事由的其他檔案，那么管理軟件應該檢索出與這份檔案有關聯的其他檔案條目，即屬同一事由的其他檔案的條目，并將檢索結果顯示出來，供利用者參閱。這種在計算機運行中需要使用的關聯就是虛擬關聯，而事由關聯只是文檔一體化軟件所需虛擬關聯中的一種。例如，利用者需要借閱以往某次會議的檔案，

檔案人員在計算機上查到該會議的通知和紀要。在知道利用者還想看看其他會議材料后，檔案人員無需進行重新查找，計算機可自動列出該次會議形成全部檔案的所有條目。這就是事由虛擬關聯所發揮的作用。

事由虛擬關聯不會憑空產生，因為再高級的計算機智能，也無法判斷哪些文件屬于向一事由。所以在歸檔文件之間建立事由虛擬關聯只能由歸檔文件的整理者來完成。整理者使用文檔一體化管理軟件進行歸檔文件排序，并將同一事由的文件順序固定后，可將同一事由的文件加上虛擬關聯標記，以保證利用者在檢索到所需檔案后，其他相關檔案能夠通過事由虛擬關聯同時檢索到。

推而廣之，虛擬關聯的建立可以跨越分類界限:無論歸檔文件是否屬于同一保管期限、同一年度、同一組織機構或問題，都可以建立事由虛擬關聯或是其他虛擬關聯，以最大限度地保證利用者檢索檔案的完整與準確。

［1］許廷進，房紅，彭海燕.運用計算機檔案管理系統進行歸檔文件整理的操作方法［J］.山東檔案，2002(03).

［2］王秋玲.計算機輔助歸檔文件整理淺議［J］.西安檔案，2003(5).