高校干部人事檔案的利用與轉(zhuǎn)遞工作思考

曹 虹

(湖南農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案館 湖南 長沙 410128)

干部人事檔案是黨和國家歷史檔案材料的核心內(nèi)容，是國家檔案的重要組成部分之一，是人事管理實踐活動的產(chǎn)物［1］。它服務(wù)于干部工作，并有效的促進(jìn)干部工作，它是干部檔案工作的"生命線"。高校干部人事檔案也和政府部門干部人事檔案一樣同等重要，在利用和轉(zhuǎn)遞過程中不容有差錯，筆者在高校檔案工作實踐中對應(yīng)嚴(yán)格遵守的規(guī)定進(jìn)行探討。

一、干部人事檔案的利用

干部人事檔案的利用是指上級組織或人事、紀(jì)檢部門在檔案管理部門的指導(dǎo)下查詢利用當(dāng)事人檔案，高校主要是因工作調(diào)動或提拔需要查閱和借閱干部人事檔案，筆者認(rèn)為須遵守下列規(guī)定:

1.因任免、考察、調(diào)配、獎懲、晉級等組織人事工作和政審、辦案、統(tǒng)戰(zhàn)等工作需要了解干部情況，可以查閱檔案［2］。

2.因工作需要，在職校領(lǐng)導(dǎo)和黨委組織部正副部長、人事處正副處長查閱全校處以下人員的檔案，組織人事工作干部查閱全校科以下人員(含專業(yè)技術(shù)人員和離退休人員，下同)的檔案，院、處負(fù)責(zé)人查閱本院、處科以下人員的檔案，檔案館應(yīng)予以提供。因工作需要，校外單位人員查閱我校干部人事檔案，本校處以下干部查閱本校其他處室人員的檔案，要按干部管理權(quán)限審批;查閱處級干部檔案，經(jīng)黨委書記審批;查閱科級干部檔案，經(jīng)組織部部長審批;查閱其他人員檔案，由人事處處長審批。

3.回避制。任何個人不得直接查、借閱本人檔案，相關(guān)直系親屬檔案和直接領(lǐng)導(dǎo)人的檔案也是不允許差、借閱的。

4.保密制。查、借閱人對所查、借閱檔案應(yīng)注意保密，并注意保護(hù)檔案的整潔與安全，不得更改原始材料。

5.如需拍攝、復(fù)制檔案材料，應(yīng)當(dāng)經(jīng)檔案館館長批準(zhǔn);在查檔過程中，摘抄一些重要的材料一般不加蓋印章，用后及時銷毀。

6.檔案一般不外借。如必須借出使用時，依照第2 款規(guī)定的權(quán)限審批，并嚴(yán)格履行登記手續(xù)，在10 天內(nèi)歸還，嚴(yán)防丟失，損毀和泄密，不得擅自轉(zhuǎn)借他人。

干部人事檔案利用流程圖

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校內(nèi)查借閱人事檔案

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校外查閱人事檔案

二、干部人事檔案的轉(zhuǎn)遞

干部人事檔案的轉(zhuǎn)遞是指管理干部人事檔案部門之間、管理干部人事檔案部門與形成干部人事檔案材料的部門之間，為安全、成功的轉(zhuǎn)遞干部人事檔案或?qū)⑺纬傻臍w檔材料歸至干部人事檔案中，通過直接派專人送達(dá)或機(jī)要郵局的方法，轉(zhuǎn)出或接收干部人事檔案的工作。轉(zhuǎn)遞干部人事檔案應(yīng)遵守下列規(guī)定:

1.因調(diào)動、職務(wù)變動需轉(zhuǎn)遞檔案的，接通知后在15天內(nèi)辦理轉(zhuǎn)遞手續(xù)。轉(zhuǎn)遞干部人事檔案須通過機(jī)要郵局轉(zhuǎn)遞或派專人送取，禁止通過快遞或本人自身攜帶。

2.轉(zhuǎn)出的干部人事檔案必須整理裝訂完整齊全，不得因任何理由或原因扣留零散材料或分批分次轉(zhuǎn)出干部人事檔案。

3.轉(zhuǎn)遞干部人事檔案必須仔細(xì)填寫《干部檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，將材料嚴(yán)密包封，加蓋密封章，已機(jī)要件寄出。

4.收到人事檔案的單位，經(jīng)核對無誤后要在《干部檔案轉(zhuǎn)遞通知單》回執(zhí)上簽字蓋章并將回執(zhí)寄給轉(zhuǎn)檔單位。逾期未退還者，轉(zhuǎn)出單位要進(jìn)行追查，以防丟失。

［1］賈招仙.論干部檔案的提供利用［J］.浙江師大學(xué)報(社會科學(xué)版)，1998年02 期.

［2］張慶有.探討干部檔案利用工作的再創(chuàng)新［A］.2010年全國檔案工作者年會論文集(廣西卷)［C］，2010年.