淺析學(xué)生資助管理中心檔案的利用服務(wù)體系建設(shè)

徐春俠

(泰來縣學(xué)生資助管理中心 黑龍江 齊齊哈爾 162400)

從學(xué)生資助管理中心的檔案利用情況上看，資助內(nèi)容的完善以及服務(wù)體系的建立是相對比較重要的工作內(nèi)容。相關(guān)的檔案信息可以有效的反映出貧困學(xué)生的實際情況具有一定的真實性和準(zhǔn)確性。而且，檔案資助管理中心檔案的利用和服務(wù)體系經(jīng)得起實踐的檢驗，不僅為學(xué)校的檔案管理工作帶來了一定的便利，同時也能夠促進(jìn)我國的教學(xué)工作順利進(jìn)行。

一、困難學(xué)生資助檔案的主要內(nèi)容分析

(一)困難學(xué)生的個人情況

在建立健全學(xué)生資助管理中心的檔案體系時，需要對學(xué)生的基本情況進(jìn)行深入了解，其中包括學(xué)生的身體狀況，家庭情況，家庭收入以及經(jīng)濟(jì)來源渠道等等。學(xué)生們首先應(yīng)該提交準(zhǔn)確的證明材料，校方經(jīng)過核實之后，最終確立資助檔案。

(二)申請審批材料

審批材料的內(nèi)容包含的非常廣，除了家庭經(jīng)濟(jì)狀況之外，還包括相應(yīng)的公示情況，學(xué)校以及教育部門的審批認(rèn)定書等等。可見，審批材料具有預(yù)定的權(quán)威性。

(三)困難學(xué)生資助情況

學(xué)生資助檔案管理中心的工作人員需要在第一時間內(nèi)對學(xué)生的自主材料以及上交的其他書面形式的材料進(jìn)行收集和整理，同時保證材料的完整性，還應(yīng)該對其準(zhǔn)確性進(jìn)行核實。只有這樣才能夠及時地了解學(xué)生的資助情況。這種做法也是為了對資助體系進(jìn)行完善，同時還能夠有效的減少資助工作中的遺漏問題。

(四)困難學(xué)生個人的成長經(jīng)歷

在學(xué)生資助管理中心的檔案管理工作中，最重要的工作依據(jù)就是被資助學(xué)生每個學(xué)期的總體成績，在社會實踐中所獲得的參賽證書以及社會實踐情況。

二、困難學(xué)生資助檔案建立與完善策略

(一)明確學(xué)生資助檔案材料，保證其真實性和應(yīng)用價值

在具體的實踐中，對于困難學(xué)生進(jìn)行適當(dāng)?shù)难a助是必要的，不僅可以讓學(xué)生們感受到教育的公平和平等，還能夠為學(xué)生自身減少負(fù)擔(dān)，使其能夠積極投身到學(xué)習(xí)和實踐中去。但是，資助檔案管理中心工作人員的工作內(nèi)容就是對學(xué)生所提交的信息進(jìn)行核實，在保證材料的真實性以及時效性的基礎(chǔ)上，對其采取補助措施。如果材料存在著一定的失真現(xiàn)象，檔案管理的工作力度就會受到嚴(yán)重的損害，而且也會威脅到其他學(xué)生的自身利益。所以說，檔案管理工作人員需要對這些檔案信息進(jìn)行整理和更新，時刻掌握學(xué)生的動態(tài)信息，提升檔案管理工作和服務(wù)的高效性。進(jìn)而提升檔案資料的整體作用。

(二)及時整理和分析困難學(xué)生資助檔案信息

為了對學(xué)生資助管理中心的檔案信息進(jìn)行完善，同時將工作進(jìn)一步貫徹和落實，需要將這些貧困學(xué)生的檔案進(jìn)行分析和整理。由于學(xué)生的家庭情況不同，所以，資助的力度也存在著明顯的差異，所以，在具體的工作中，應(yīng)該在建立健全完善的資助檔案管理體系的前提下，將學(xué)生的基本信息進(jìn)行分類管理，其中包括孤兒家庭、單親家庭以及患重病家庭等等。同時，還應(yīng)該根據(jù)家庭收入的實際情況來采取科學(xué)合理的資助行為。可見，學(xué)生資助管理中心檔案信息的利用和服務(wù)體系的建立為具體的工作打下堅實的基礎(chǔ)，逐漸實現(xiàn)了資助工作高效性和多樣化的工作目標(biāo)。

(三)遵循信息化原則，實現(xiàn)文本檔案與電子檔案同步

電子檔案作為一種新的載體便于使用和管理，并且最大的特點是能夠考慮到學(xué)生檔案信息變動處理的特殊性對學(xué)生信息的更改變動處理靈活方便對學(xué)生各種情況調(diào)用簡單快捷，所以經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生檔案管理應(yīng)利用現(xiàn)代信息技術(shù)建立網(wǎng)絡(luò)登記、實時更改、信息發(fā)布等功能集于一體的信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)實現(xiàn)文本檔案與電子檔案的同步發(fā)展。

(四)遵循保障性原則，提高管理人員素質(zhì)

目前由于經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生資助覆蓋面的不斷加大，從事資助工作的人員一般都身兼多職，而對經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生檔案的收集和管理往往有所忽視并且缺乏系統(tǒng)的檔案理論培訓(xùn)和業(yè)務(wù)能力訓(xùn)練。這就使很多檔案材料無法得到及時更新，只是束之高閣不再二次利用和研究。學(xué)生資助檔案工作者要加強理論學(xué)習(xí)，努力提高自身的業(yè)務(wù)水平將家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生檔案做到系統(tǒng)、規(guī)范。使家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生檔案為開展好學(xué)生資助工作提供捷徑管理者根據(jù)學(xué)生的家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生檔案，可以對學(xué)生的家庭經(jīng)濟(jì)困難情況有一個全方面、相對真實的了解和認(rèn)識，針對性地管理好、用好各級各類學(xué)生資助資金使，把有限資助資金真正用在最需要獲助的學(xué)生身上。這不僅對學(xué)生、資助中心的管理和發(fā)展具有重要作用。

(五)完善資助檔案

設(shè)計制作申請表、資金匯總表、資金發(fā)放表，采集學(xué)生信息數(shù)據(jù)，建立家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生檔案，使家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生審批、資助資金發(fā)放程序更加完善、公開、透明。同時，也為審計和監(jiān)督提供了翔實可靠的依據(jù)，進(jìn)一步規(guī)范了資助檔案管理。一方面應(yīng)配備具有檔案管理知識及認(rèn)真負(fù)責(zé)態(tài)度的專門人員進(jìn)行檔案收集和整理，而另一方面應(yīng)形成良好的制度環(huán)境保證相應(yīng)的設(shè)備和資金，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生檔案管理工作有序而良性發(fā)展。

三、結(jié)語

總而言之，困難學(xué)生檔案工作是資助中心檔案工作中的一個重要組成部分，而家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生檔案又是資助中心開展家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生資助工作的重要依據(jù)。基于此做好資助中心困難學(xué)生資助檔案管理工作是關(guān)系到國家資助政策是否能有效貫徹落實的頭等重要工作同時也是關(guān)系著國家、社會和諧與安定的大事。

［1］李筱，張詠梅，任遠(yuǎn)．高校家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生檔案工作現(xiàn)狀分析及對策［J］．辦公室業(yè)務(wù)．2012(07)

［2］黃秀玲，朱文良，劉景軍．論普通高校困難生檔案袋的有效設(shè)計［J］．現(xiàn)代交際．2011(10)