關于機關檔案管理工作的探討

朱 丹

(齊齊哈爾市建華區(qū)環(huán)境衛(wèi)生管理處 黑龍江 齊齊哈爾 161000)

一、當前機關檔案管理工作存在的問題

(一)人才隊伍建設滯后

在當前我國檔案管理人員培養(yǎng)工作中，高校檔案管理專業(yè)設置的時間較短，這就導致專業(yè)的檔案管理人才相對數(shù)量較少，從而導致人才供給受到一定的限制。同時在當前機關單位中，檔案管理人員多沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識學習，缺乏專業(yè)背景，這就導致檔案管理人員在具體工作過程中，由于理論知識及實踐技能較少，再加之制定相應的培訓及再教育機制，這就導致機關檔案管理隊伍整體素質(zhì)較低，專業(yè)能力不高，而且結(jié)構(gòu)組成缺乏科學性。另外在機關單位中，對于檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識，這就導致檔案部門經(jīng)費較少，這對于檔案管理專業(yè)人才的配置和培養(yǎng)也帶來了較大的制約作用。

(二)缺乏完善的規(guī)章制度

目前很大一部分機關檔案管理工作都處于粗放式的管理模式下，不僅相應的管理制度缺失，而且崗位職責及規(guī)章制度都不完善，這就導致檔案資料在歸檔時往往審查不嚴格，材料不完整及缺乏認真性，造假現(xiàn)象較為常見，使檔案的真實性和完整性受到較大的影響。

(三)管理模式相對落后，信息化水平較低

目前大多數(shù)機關單位在檔案管理工作還沿用傳統(tǒng)的管理模式，機關檔案多以紙質(zhì)為主，檔案信息化水平相對較低。雖然紙質(zhì)檔案曾經(jīng)起到了重要憑證和記錄的作用，但在當前信息化時代，紙質(zhì)檔案由于存在重復利用、歸檔工作量大及保管苛刻等諸多弊端，被數(shù)字化和電子檔案取代已成為必然的趨勢。

二、改進機關檔案管理工作的具體策略

(一)加強組織建設，打造機關檔案管理專業(yè)隊伍

隨著時代的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的機關檔案管理模式越來越無法適應當前社會發(fā)展的需求，這就對檔案檔案管理工作提出了更高的要求，需要具有高素質(zhì)的人地來管理機關檔案。所以作為當前新時期的機關檔案管理工作人員，必然努力提高自身的綜合素質(zhì)，與時俱進，能夠與當前機關事業(yè)發(fā)展要求相適應。檔案工作作為一項具有較強技術(shù)性及專業(yè)性的工作，工作中任何一個環(huán)節(jié)對理論和技術(shù)都具有較高的要求，所以當前機關單位在錄用檔案管理人員時，需要選擇具有專業(yè)檔案背景的專業(yè)人才，這些人員由于經(jīng)過專業(yè)化的檔案理論和實踐知識學習，能夠更好的勝任檔案管理工作，有利檔案管理質(zhì)量的提升。另外，還要加強對現(xiàn)有檔案工作人員的培訓和繼續(xù)教育，確保檔案管理人員能夠在學習過程中加快理念的轉(zhuǎn)變，更好的對自身知識結(jié)構(gòu)進行更新，掌握現(xiàn)代化的檔案管理方法和手段，從而確保機關檔案管理整體水平的提升。

(二)完善制度建設，強化制度執(zhí)行實效

新的歷史條件下，機關檔案管理工作欲尋求自身的突破，實現(xiàn)科學可持續(xù)發(fā)展，必須堅持用制度管人管事，沒有制度就無所謂管理，建立健全各項機關檔案管理規(guī)章制度，是實現(xiàn)機關檔案管理工作科學化和規(guī)范化的題中之義。首先，完善機關檔案管理責任制度，落實崗位職責分工，切實扭轉(zhuǎn)機關檔案管理工作人員責任心不強，失職、瀆職行為，強化檔案材料收集管理和及時移交歸檔的力度。其次，完善競爭上崗制度，選拔專業(yè)人才，充實機關檔案管理工作崗位，培養(yǎng)具有“創(chuàng)造型、復合型、協(xié)作型”多素質(zhì)人才。第三，完善機關檔案管理經(jīng)費支付預算制度，保障檔案管理耗材供給，保證教育培訓經(jīng)費，從硬件和軟件兩個方面不斷提升檔案管理的現(xiàn)代化水平和服務質(zhì)量。

(三)創(chuàng)新管理模式，提高機關檔案信息化水平

信息技術(shù)的飛越發(fā)展帶來了傳統(tǒng)生產(chǎn)方式、生產(chǎn)模式的巨大變革，傳統(tǒng)的檔案管理模式與檔案管理平臺已不能滿足社會的發(fā)展和時代的需要。積極運用現(xiàn)代科技文明的成果，創(chuàng)新檔案數(shù)字化管理手段，提高機關檔案管理信息化水平，是實現(xiàn)機關檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展的必由之路，也是提高其服務質(zhì)量和效率的重要途徑。

(四)拓展管理平臺，構(gòu)建機關檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)

機關檔案數(shù)據(jù)庫平臺建設是充分利用數(shù)字信息技術(shù)，進一步提升檔案管理水平及推動檔案管理向現(xiàn)代化、信息化轉(zhuǎn)型的重要舉措。

首先，通過檔案信息數(shù)字化的過程，把檔案信息轉(zhuǎn)化為能夠為計算機識別的二進制代碼，并將這些數(shù)字代碼統(tǒng)一存儲，以文本文件格式、圖像文件格式，音頻文件格式或視頻文件格式轉(zhuǎn)換成數(shù)字信息。

其次，將已轉(zhuǎn)換的數(shù)字信息錄入數(shù)據(jù)庫管理平臺，進一步轉(zhuǎn)化為機讀數(shù)據(jù)，錄入過程需要嚴格的校對審核，確保數(shù)據(jù)庫存儲的數(shù)據(jù)準確無誤并被計算機完全識別。

第三，數(shù)據(jù)庫檔案業(yè)務環(huán)節(jié)的內(nèi)部調(diào)整

(1)簡化整理工作，即采用一系列方法使檔案簡化有序，從而解決檔案的零亂與管理和利用的系統(tǒng)化要求之間的矛盾，便于檔案實體管理與查找利用;

(2)深化檢索工作，為檔案查詢者提供高效便捷的信息服務;

(3)數(shù)據(jù)的保管和保護工作，數(shù)據(jù)庫存儲載體須配置防塵、除塵，防磁場和電場的設施，并嚴格防范計算機病毒，確保數(shù)據(jù)安全。

三、結(jié)束語

目前我國處于信息化時代，這就對機關檔案管理工作提出了更高的要求，需要機關檔案管理工作在從傳統(tǒng)的管理模式中脫離開來，利用現(xiàn)代化的科技成果及管理理念來加強檔案管理工作，做到與時俱進，加快推動機關檔案管理人才隊伍建設，確保機關檔案管理工作規(guī)范化、制度化和信息化的實現(xiàn)，使其能夠與當前信息化社會發(fā)展需求更好的適應。

［1］劉子芳，劉沛江機關檔案工作的有效組織與管理［J］．檔案管理，2013－05－15 ．

［2］郭泳雅淺談如何提高機關檔案管理工作水平［J］．辦公室業(yè)務，2013－09－05．