加強科技飼料檔案管理工作的對策

王艷霞

(哈爾濱飼料科學研究所 黑龍江 哈爾濱 150000)

科技檔案是國家科技資源儲備的一種形式，是國家的寶貴財富，科技檔案是進行科技研究和設計活動不可缺少的憑證和參考材料，是科學決策的條件和依據。它對于科技發展有著重要意義。

一、對科技檔案工作重要性的認識

(一)中國古代也有科技檔案

科技檔案曾被歷朝歷代所重視、收藏和保管，如清朝“樣子雷”繪制的北京故宮建筑圖檔案，現部分收藏在首都博物館內，使人大開眼界，親眼看到了古人繪制的平面，立體建筑圖。使人嘆為觀止，對于保護建筑的維修起到非常重要的作用。

(二)科技檔案工作是一項專業性的工作，首先表現在科技檔案工作是一定專業技術活動的真實記錄和產物，反映著一定專業的特點，并服務于本專業技術工作，是本專業技術工作不可缺少的依據。其次表現在科技檔案工作本身是一項專門性的工作，具有自己的獨立的科學體系和工作規律，如飼料科研檔案。

(三)科技檔案工作是科技管理的基礎性工作。首先科技檔案工作為企業的各種職能性管理工作提供依據和條件。以設備管理為例，設備儀器是科研、生產活動的重要手段，建立健全設備檔案及其管理工作的實現設備儀器科學管理的重要基礎工作。

(四)科技檔案管理工作是為科研、生產、建設活動服務的一項工作。科技檔案是一種寶貴的科技資源，它被運用到科研、生產、建設活動中，就會促進這些活動的發展。現代化的大生產和各項科技活動離不開科技檔案這個條件。

二、現代科技檔案管理工作的內容

科技檔案是指在自然科學研究、生產技術，基本建設等活動中，產品可行性研究，開發論證，報告，產品說明書，工藝流程，設備說明書，產品效果圖紙，圖表、文字材料，計算材料，圖片以及錄像，光盤，硬盤、拷貝、證書等科技文件材料。

科技檔案工作是國家檔案事業的一個組成部分，飼料企業的科技檔案工作是科研管理或技術管理工作的組成部分。其基本內容包括科技檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、統計開發和利用等工作。

三、目前飼料行業科技檔案工作存在的問題及表現

飼料行業的科技檔案工作和其他行業的科技檔案工作一樣，隨著飼料工業的發展逐步建立，但也存在很多問題，主要有以下幾點:

(一)對科技檔案工作的重視程度不夠。有些科技人員甚至包括部分領導干部對科技檔案工作重要性的認識不夠，認為科技檔案工作只是一般的事務性工作。在日常工作中，輕視檔案工作，缺乏對檔案工作的了解，忽視檔案管理工作的重要性，這部份人的思想已無法適應新時期檔案管理工作的需求。

(二)檔案管理不夠規范。在現實工作中，有些企事業單位或部分檔案館在科技檔案歸檔和保管工作中存在一些管理不規范的現象，具體表現為:第一，檔號不規范。第二，案卷標題不規范。第三，大部分案卷缺少卷內目錄。第四，組卷混亂現象比較嚴重。

(三)檔案室硬件環境設施不齊全。個別單位對建立專業檔案室的硬件設施建設重視不夠，有些單位甚至沒有專用的檔案室，這在一定程度上難以適應新時期檔案保管工作的要求，硬件設施的不健全，勢必會造成各種檔案材料的保存質量難已達到保管要求，易引起檔案材料霉變，蟲蛀。

(四)飼料行業是一個新興的行業，飼料檔案科技事業還比較年輕。飼料科技檔案工作較之其他科技檔案還未完全健全，部份飼料企業只注重科技工作，不注重科技檔案工作，有些單位沒有建立健全科技檔案室，科技文件材料散存在個人手里，有些單位雖然有科技檔案室，但缺乏科學化、規范化的管理制度和辦法。

四、加強科技檔案管理工作的措施

(一)健全檔案管理制度

(1)規章制度要體現合理性、科學性，建立起來的規章制度必須符合單位特點和檔案管理實際，以適應單位檔案管理的需要。

(2)簡明實用。制度必須具有可操作性，其建立應以方便實用，簡便易行，可操作性強為目標，以便更好地發揮制度的指導和規范作用。

(3)堅持制度約束的雙向性。既約束領導又約束職工。領導的行為和形象直接影響著制度的順得執行，而職工是單位的主要構成群體，是制度的主要約束對象和執行者。

(4)堅持制度執行的嚴肅性。檔案部門既是制定檔案規章制度的主管部門，又是規章制度的執行部門，在規章制度的執行過程中，要做到賞罰分明，充分體現制度的權威性。

(二)檔案管理應用現代計算機技術的功能與作用

(1)用計算機編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機讀目錄數據庫。然后按不同的要求，利用庫內數據自動編制案卷目錄，專題目錄，分類目錄等。

(2)用計算機進行檔案檢索，按照案卷著錄項目中所標識的內容特征和形勢特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件。

(3)用計算機對檔案管理中形成的各種數據或情況，包括入庫與出庫數量，庫存空間占有率，檔案調閱，歸還等進行登記與統計。

(4)應用計算機對本飼料科技檔案編目成檔，收藏，備份，開發利用等。

(三)提高檔案工作人員專業技能和素質。提高檔案工作者素質，是加速檔案科技進步，推動檔案事業發展的關鍵。應引進聘用具有專業本科文化知識、有專業技術、技能的人才充實檔案隊伍。同時，加強現有人員的繼續教育工作。檔案人員應努力學習、拓寬視野，提高自身素質，努力成為復合型人才。

(四)強化服務意識，提高服務水平。科研檔案管理人員要樹立“一切為了科研一線服務“的觀念，在工作中以服務意識作為出發點和歸宿，明確服務方向，端正服務態度，樹立創新意識，提高服務質量，更好地為本單位科研生產服務。

五、結束語

在新的歷史條件下檔案工作必須要緊緊聯系時代發展要求，要從觀念上更新，采取有效措施，積極探索科技檔案現代管理模式，跟上時代的前進步伐。

［1］金易，黃麗霞，科技檔案實行計算機管理的嘗試，2009年第6 期．

［2］兵冰，新時期檔案工作者的素質建設和途徑與方法研究，華審，2012年第25 期