淺談檔案的數字化管理工作

吳曉麗

(寧安市水土保持委員會辦公室 黑龍江 寧安 157400)

計算機的飛速發展帶來了新時期檔案的數字化管理的發展。越來越多的信息開始進行數字化歸檔。這種方式一方面是便于管理，容易查找。另一方面是比較容易輸入以及采錄等工作，這樣就帶人們進入了前所未有的信息社會。但是同樣也存在著一些現階段難以突破的難題。比如說限制在計算機里，容易受到病毒及黑客的進攻。為了更好地開發利用檔案資源，促進檔案工作的進一步發展，下面筆者就帶大家了解新時期檔案的數字化管理。

一、檔案的數字化管理的內涵

檔案的數字化管理其實就在我們每個人的身邊。比如說現在經常提到的電子檔案，以及指紋錄入等，這些都屬于檔案數字化管理的內容。下面筆者就簡單的針對檔案數字化管理的應用以及檔案的數字化管理的優點等方面做一個介紹。

1．檔案數字化管理的應用。檔案的數字化管理現階段的應用非常普遍。它的出現一方面解決了紙質檔案的不容易保存，查找困難，局限性大等一些難題。還增設了指紋錄入DNA 采集等比較先進的新形勢的檔案。這樣看來，檔案的數字化管理應用會越來越廣泛的。紙質檔案的缺點暴露，一方面是推動了數字化管理的發展，另一方面也是比較長時間的促進了檔案管理的發展。可以說傳統檔案的缺點非常明確，但是也不能完全的拋棄，畢竟傳統檔案的優點也是存在的。這樣就得需要相關的技術人員仔細斟酌，什么樣的檔案需要數字化。

2．檔案數字化管理的優點。檔案數字化管理的優點非常多，大致可以分為三點:提高經濟效益、提高辦公效率、增強檔案原件保護等。每一點也是非常容易理解的。提高經濟效益簡而言之就是改變了過去一直用的是紙質版的檔案，管理檔案的人員非常多，而且數字化檔案的管理相對比較簡單方便，不僅僅是節約了管理成本，節省了檔案的空間儲備，而且閱讀與查找起來還非常的方便快捷。提高辦公效率主要體現在信息的傳遞上。不僅僅是查找較為方便，而且在異地調檔案的時候，非常容易的發現檔案的數字化管理大大提高相關人員的工作效率。可以說真正的足不出戶就能辦成事情了。這樣還將文件的實體保管變成了一種最新形勢的信息中心。增強檔案原件保護就是在紙質信息轉變為電子信息之后，檔案的使用就會相對比較安全，保管起來，也就比較省時省力。對于歷史久遠的檔案的保管，顯得尤為突出。而且這樣還防止了經常有檔案被篡改的行為，可以說增謙了檔案原件的一些保護。

3．檔案數字化管理的現狀。檔案數字化管理的現狀也是非常不樂觀的。比如說現階段的黑客的介入以及電腦病毒的傳播，非常機密的數字管理的檔案就會非常容易被網上盜取。比如說在網上非常容易就查到了一個人的出身年月，以及身份證號碼等一些信息，這樣的話，這個人的一些隱私就會被泄露，而這些也就不能被稱作隱私了，人們將毫無隱私可言。相關的技術人員的工作技術水平不過關，經常會被一些比較低級的電腦問題所困擾。提高工作人員的電腦知識是現階段的檔案數字化管理的一個非常重要的方面，不能一有問題就請專家過來解決。而且現階段的工作人員的素質也是得得到提升，一旦出現檔案的泄露，得全方面的找原因。

二、新時期檔案的數字化管理體系

新時期的檔案數字化管理體系正在建設當中。有些非常重要的地方需要提及的。比如說很大程度上是不能拋棄了傳統檔案的。盡管現階段的數字化檔案的優點非常多，但是傳統檔案的優點也是不容忽視的。下面筆者就針對新時期檔案的數字化管理體系做一個簡單的介紹。

1．不能拋棄傳統檔案。檔案的傳統紙質的部分有時候還是需要保留下來的，并不是一切都用電子版就能解決的。要充分考慮到現階段的特點，什么樣的檔案需要數字化，什么樣的檔案得需要保留傳統的紙質版得需要相關的技術人員充分的考慮到位。有較高利用價值的檔案需要進行數字化，這樣可以防止珍貴的檔案被損壞以及丟失。相對于這樣的決斷相關的部門得做出明確的要求，具體的什么樣的檔案需要數字化都要與一個相對硬性的標準。

2．檔案的數字化規劃。檔案的數字化規劃是非常重要的。比如說檔案的數字化是一相對較大的工程，得需要知道具體的花費預算是多少，考慮到投入的資金與產出的效益是不是成正比等。當然這里也是需要知道什么樣的檔案需要進行數字化才能產生更大的產值的問題。

3．歷史檔案的價值非常大。對于歷史檔案得需要進行數字化管理，這樣才能更好的保護歷史檔案的價值。它里面的不單單是一個檔案的問題，跟重要的是檔案的自身價值比較大。并且數字檔案中也得體現出更新的次數等問題。不能只顯示最新的狀態。這樣就會大大的減損了檔案數字化的作用。

4．檔案數字化的成本核算。檔案的成本核算也是非常重要的。對于沒有必要或者是沒有價值進行數字化的檔案可以不進行數字化，這樣就可以很大程度上節省了成本。而且現階段對于珍藏已久的檔案進行數字化就需要非常大的一個投入，那么這個投入的值與不值就得需要成本的核算。如果不加強核算，不考慮轉換以及后續維護成本而盲目對檔案進行數字化，有可能導致數字化成果在若干年后完全無法使用，這將是一筆極大浪費，這樣的話就得不償失了。

5．傳統與現在數字化管理相結合。現在最合理的規劃方案就是要合理的將傳統與現在的數字化管理相結合。無論是但用哪一個，都不能足夠的說明問題的時候，就兩個都采用。再就是由于現階段的數字化的程度還不是很高。數字化的技術還不是非常的先進，只有最大限度的保證檔案的真實性、完整性與安全性才是最重要的。

綜上所述，現在的數字化管理的也是越來越規范，越來越廣泛的應用。但是存在的問題也是非常多的。只要相關的技術人員能夠重視檔案的管理以及相應的體系的建立，相信我國的新時期檔案數字化管理水平會越來越好。這樣的管理也節省了非常多的人力物力，也減少了非常大的工作量。非常便于信息的錄入提取以及信息的查詢。本文中提到的相關的體系的建立還是需要更多的工作人員的努力。希望我國的檔案的數字化管理體系越來越好。