南水北調工程檔案管理中幾個問題的關系處理探討

朱 濤 張鴻業

（1.國務院南水北調辦公室，中國 北京 100038；2.河海大學，江蘇 南京 210000）

在日常工程檔案工作推進過程中，如何尊重檔案工作的發展規律，做到科學管理，有效利用，協調發展，是目前檔案工作需要積極探索的課題之一，本文從南水北調工程檔案工作的實際出發，提出了正確處理南水北調工程檔案工作的七個關系。

1 正確處理南水北調工程檔案集中統一與分級管理的關系

南水北調工程檔案是國家建設與管理的工程，因此在檔案的歸屬上是國家所有的檔案，國務院南水北調工程建設委員會辦公室是南水北調工程建設的管理者，因此南水北調辦公室是檔案的集中統一管理主體，南水北調工程檔案集中管理的體現在對工程檔案工作的領導，對工程檔案的業務工作進行監督和指導，對工程檔案制度標準的制訂，對工程檔案工作進行監督、檢查。而分級管理是檔案管理方式的體現，南水北調工程建設管理的基本架構是國家南水北調辦——省南水北調工程建設管理機構 （南水北調工程管理公司）——工程項目建設管理（項目法人）。項目法人通過招標選定施工單位、監理單位、設備供應商等。一般講工程檔案管理的基礎是工程建設的項目法人，在集中統一管理的原則下，要充分考慮分級管理的實現。要求各自的檔案管理要保證各自工程建設產生的檔案的齊全完整準確系統。

2 正確處理南水北調工程檔案與其他檔案關系

南水北調工程檔案從檔案管理的全局來看，是南水北調工程管理所產生檔案一部分，在工程管理過程中，有文書檔案、科研檔案、設備檔案、書稿、雜志出版檔案、國際交流等檔案，在工程建設完成后，有工程運行管理檔案。這些檔案的產生和存在，在南水北調全部檔案管理范圍內，要有統一協調的工作機制，同樣要體現所有檔案集中統一管理的思想。盡管南水北調工程檔案是南水北調工程建設管理檔案管理的主體，但必須統一協調各類檔案工作關系，在保證工程檔案工作的同時也要保證其他各類檔案的收集歸檔，保證全部各類檔案的齊全完整準確系統。保證各類檔案集中管理的原則實現。

3 正確處理工程檔案電子化與紙制載體檔案的關系

信息社會的發展促進了各行各業的信息化建設的大力加強，南水北調工程檔案信息化建設要求和工程建設信息化同步發展。在信息化過程中，人們注意了電子文本的存儲，紙制載體的文本，有日漸忽視的趨勢。從檔案管理的角度看，電子文本在現在技術條件下，有很多不穩定和不安全因素，信息的唯一性和證明性在法律層面不明確，給檔案管理帶來認識上的誤區，現在所講的電子檔案是什么，是否數字信息就是檔案，都存在著概念上的界定。在電子檔案的保管上誰是正本。怎樣保證電子檔案的真實性，存在著諸多的技術和法律、制度的保證。電子檔案和紙制檔案的對應關系，應該有制度作為保證。因此在南水北調工程檔案的管理中，在檔案的歸檔和移交中，要正確處理紙制檔案和電子檔案的關系處理，保證南水北調工程檔案能夠滿足生產、建設、管理的利用需要，又要滿足南水北調工程檔案的歷史需要。

4 正確處理歸檔移交與工程管理使用檔案單位檔案保管的關系

南水北調工程整個體系又是中國的水系中的調水統一體，整個調水是中國水環境生態的協調體。遵循自然規律，協調環境生態，統籌社會發展、促進可持續發展是南水北調工程的建設基礎。是一個不可分割的有機整體，工程檔案必須反映建設的全過程，組成工程檔案的有效利用體系。

南水北調工程的每一條調水線路又是一個獨立的，有機協調統一的整體，而每一工程在工程建設和工程管理的環節是相對獨立的，特別是運行過程中，工程檔案是基本的基礎條件，因此在設計南水北調工程檔案的管理的基本基礎和檔案的流向時，要有效把握工程檔案的管理布局，有效設計南水北調工程檔案最小管理單元，正確理解和把握檔案的集中統一管理的內涵，要保證南水北調工程檔案的有效檔案整體和檔案的有機聯系，保證工程檔案的利用體系的發展和形成，又要保證工程運行管理的需要，正確處理保管和利用的關系，達到南水北調工程檔案的有效管理和有效利用的統一。

5 正確處理檔案信息化建設與社會信息化的關系

南水北調工程建設處在信息化社會飛速發展的時代，工程管理的科學化離不開信息化，在工程的建設過程中要求工程管理和社會信息化接軌。檔案管理既要和工程建設信息化相容，又要和社會信息化想接。在工程建設過程中，重點工作是對工程建設的關注，而往往忽視了檔案工作，更不重視檔案信息化的配套和發展，這是管理的誤區。檔案作為知識管理的信息基礎，是現代管理不可或缺的要素，提高管理效能，達到科學管理的要求，檔案管理是重要的。因此在工程建設過程中重視檔案的管理，重視檔案信息化建設，是工程建設的需要，也是社會發展的要求。要正確處理工程建設信息化的發展和檔案信息化相容的關系，保證在工程建設的信息化系統中檔案信息化的地位和作用。

6 正確處理工程檔案管理與南水北調工程沿線地方檔案管理的關系

南水北調工程是國家統一建設與實施的工程，工程經過不同的行政區域，工程建設過程中與當地在各個方面發生千絲萬縷的關系，工作過程中會產生各種不同的檔案，而這些檔案是和工程建設緊密相關的，是工程建設歷史的見證。而工程建設本身產生的工程檔案作為本地域來說是組成當地建設的歷史組成部分，從檔案管理的完整性來看，要求工程檔案完整保存在當地也是合理的。因此正確處理南水北調工程檔案與工程沿線地方檔案管理的關系是非常重要的。南水北調工程檔案管理必須從檔案整體性來考察工程檔案管理，不能人為的割裂南水北調工程檔案組成的有機體。在這個前提下處理工程檔案與沿線地方檔案管理的關系，復制與地方有關的檔案，在設計南水北調工程檔案的流向時，要考慮地方檔案管理的需要，合理移交和地方有關系的檔案，保證地方檔案的完整，保證工程檔案在地方發展的歷史作用。同時要積極收集和征集地方和南水北調工程有關檔案，保證南水北調工程檔案完整和系統。保證南水北調工程文化內涵發展，支持南水北調工程的歷史研究和歷史評價的需要。

7 正確處理工程檔案保密與工程檔案利用的關系

南水北調工程檔案的所有權歸國家所有，工程檔案是分級管理，工程檔案的利用頻率，在工程的管理運行部門是最高的。工程檔案對社會開放，提供社會利用是檔案法要求的，特別是涉及民生的檔案，提供社會利用是和諧社會發展的要求。要保證工程檔案的在工程管理運行過程中和社會發展及民生檔案的利用，同時要保守國家秘密和南水北調建設過程需要保守秘密的事項。在工程檔案的流向和層級設計的過程中，要充分研究檔案的管理權限，確定利用的范圍，對于保密和內部控制使用檔案的管理，要做出相應的規定，要保證南水北調工程檔案利用的需要，也要保證南水北調工程檔案保密要求和檔案的使用控制要求。