淺析高校辦公室管理工作

楊雪梅

(內江職業技術學院)

高校辦公室是大學的綜合職能部門，是學校管理有序運轉的中心樞紐。它既是領導的“參謀助手”“內當家”，又是學校的“綜合服務員”，各部門的“協調聯絡員”。在學院管理中，它起著承上啟下、溝通各方、組織協調的重大作用。筆者先后在中學、教育局、高校辦公室工作十余年，歷盡孤燈夜戰之苦，案牘勞形之累，深感辦公室工作學問如仰山鑄鐵，煮海為鹽，終無止境。在大量的辦事、辦文、辦會的實踐中，根據管理學有關原理及高校辦公室的職責，摸索總結做好高校辦公室工作的“嚴、細、實、勤、高”的要求、特征、作風、特點和標準，以饗同道，共同商榷。

一、嚴謹的要求是高校辦公室工作的特征

高校辦公室在高校各職能部門中處于中樞位置，是學院聯系上下、協同左右的橋梁和紐帶，承擔著“參與政務、管理事務、搞好服務”三大職責。這種性質對工作的基本要求就是:嚴謹的作風、嚴格的制度、嚴密的處事。

1.作風嚴謹是辦公室形象的具體體現

辦公室工作，有許多都是跑上跑下，抄抄寫寫之類的具體事情，看起來并不驚天動地，甚至默默無聞。但是，別看這些針頭針腦的事，離開了這根針，就挑不起全局的綱;離開了這條線，也織不出整體的網。辦公室的工作盡管都是瑣碎繁雜的小事，但它和整個大局銜接在一起，影響著高校工作的大局。把這些小事做好了，就可以推動全局的工作，而一旦這些小事做不好，就會給全局工作造成損害，帶來被動。從這個意義上講“辦公室工作無小事”。這種性質必然要求辦公室及其工作人員要養成嚴謹的工作作風。對任何一件經辦的工作，都要本著追求完美、不出差錯的“應有態度”，嚴謹細致，一絲不茍，來不得半點敷衍和搪塞。筆者曾經在地方教育局辦公室工作期間，當時國家正實施“農村義務教育保障機制改革”，相關領導參加會議后，專門召開了局務會要求貫徹落實，并安排專人負責宣傳，擬出具體實施意見，可后來，因為日常事務忙，辦公室沒有督辦。國家、省相關領導來縣檢查時，雖然學生的公用經費已經劃撥到各學校，可全縣的宣傳工作沒開展，實施意見的初稿還壓在分管領導的案頭，縣上受到全省的通報批評。造成這一問題的原因之一，就是辦公室工作作風不嚴謹，督辦不力。因此，做辦公室工作的作風必須嚴謹，時時刻刻、事事處處、認認真真，做到不讓領導布置的工作延誤，不讓需要辦理的文件積壓，不讓各種差錯發生，不讓辦公室的形象受到影響，不讓即時辦結的事情延誤拖拉。

2.制度嚴格是辦公室工作的根本保證

辦公室是行政管理的中心。現代管理注重制度管理，用制度管事，用制度管人是加強管理、提高工作質量的根本保證。

辦公室工作多而繁雜，必須思路清晰，程序規范，管理有序，制度嚴格。做每件工作、辦每個事情，如果沒有一定的規矩、一定的程序，就容易亂套，容易出事，甚至導致與主觀愿望相反的結果。無論是協調服務、檔案公文還是綜合文字、機要保密，都要遵循“辦公室工作規范”，平時多用心、多積累、多領悟，對各個環節和步驟都仔細揣摩、反復研究、爛熟于胸，待到執行任務時才能有條不紊地做好辦公室該做的工作，圓滿完成任務。

3.處事嚴密是辦公室工作的必然要求

辦公室在學院管理中處于決策層面，涉及到學院許多核心工作。它必然要求辦公室人員具有堅定的政治立場、嚴明的政治紀律、高度的政治覺悟，確保政令暢通;要求每個成員在大是大非問題上，頭腦清醒、旗幟鮮明、立場堅定，經得起大風大浪的考驗。尤其在高校，要把維護穩定作為重要的政治任務;要在懂規矩、守紀律、按制度辦事方面，有更嚴更高的要求，不信口開河、人云亦云，對重大事件守口如瓶不跑風漏氣。

二、細致的作風是高校辦公室工作的特點

老子說:“合抱之木，生于毫末;九層之臺，起于壘土;千里之行，始于足下。”辦公室工作都是一些瑣碎、繁雜、細微、看似簡單的事務，但簡單不等于容易，細節決定成敗就是這個道理。作為辦公室的工作人員，就更應該要有一種“一屋不掃，何以掃天下”的思想，要“凡事都細致”。

1.辦公室人員要細心

“諸葛一生唯謹慎”。諸葛亮之所以屢建奇功，靠的就是細心、小心，算無遺策，做到了“運籌于帷幄之中，決勝于千里之外。”辦公室工作繁雜，但每一項工作都直接或間接地牽涉到高校領導的決策，關系到高校的發展大計。因而，辦公室工作人員一定要細心、小心，不能粗心大意，更不能三心二意。辦文要經得起推敲，辦會要經得起檢驗，辦事要經得起核查。計劃要周詳，行動要謹慎。要通過不斷加強修養，陶冶性情，努力使自己養成細心的工作習慣。要通過不斷學習，努力提高自己的理論素質、文化水平和工作能力，使自己在工作上能夠做到細致再細致、精通再精通。

2.辦公室工作要細致

本人在辦公室工作十多年，其中很大部分時間是從事公文處理，都是非常枯燥和瑣碎的工作。比如公文收發登記需要不厭其煩、一筆一筆地按規定項目將收到的公文登記清楚。不然，一旦出現問題需要查詢時就說不清楚了。現在高校辦公室都配備電腦，很多文稿都是自行打字起草，電腦中存有多個文件，且有些文件標題相似，一不小心就可能發生“張冠李戴”的情況。辦公室每一篇文章，從標題到主送機關再到正文、主題詞，稍有不慎，就會“差之毫厘，誤以千里”，甚至釀成笑話或者政策上的錯誤。承辦會議是辦公室一項重點工作，高校一年要召開大大小小若干會議，基本是由辦公室籌備。從會議通知、會場布置、制掛會標、擺放座牌，到會議簽到、文件發放、調試音響話筒等，每一個環節都離不開一個“細”字。辦公室從實施領導交辦的事情，到值班工作、接聽電話、督查督辦、接待客人、安全保衛等等每個環節都要考慮周全，不然，出了一點兒漏洞，就可能造成不可估量的損失，以致功虧一簣。

辦公室工作最基本的特征就是一個細字，事雖然較細，辦事人員心更要“細”，只要做到事事細心，切忌馬虎浮躁，才能收到事半功倍的效果，才能貫徹好執行好領導交辦的事務。

三、求實的思想是高校辦公室工作的法寶

辦公室工作是政治性很強的工作。高校辦公室是學校貫徹黨的路線、方針、政策的重要部門，同時具有綜合性很強的特征。他要協助領導協調各個部門工作，辦理涉及全校全局工作的事務，協助領導對其他職能部門進行監督檢查，促辦督辦。因此，必然要求形成實事求是的工作作風。毛澤東同志曾指出:“什么東西只有抓得很緊，毫不放松，才能抓住。抓而不緊，等于不抓”。實事求是，是毛澤東在新民主主義革命時期倡導的思想路線，堅持這條思想路線，中國革命轉危為安，取得了勝利。建國初期，黨的個別領導人違背了實事求是的思想路線，作出一系列錯誤決策，導致錯誤的方針政策使社會主義建設事業遭遇重大挫折，這一慘痛教訓，必須引以為戒。實，就是要求辦公室工作人員腳踏實地做好每一件工作，辦好每一件事情，只有堅持實事求是，才能把事辦實。辦公室堅持實事求是，必須做到:

1.不斷解放思想，樹立創新思維

有這么一個故事:兩個小伙子阿諾德和布魯諾同時受雇一家蔬菜店，開始拿同樣的薪水，可一段時間后，阿諾德加薪晉職，而布魯諾卻分文未加。終于，布魯諾向老板抱怨待遇不公了。一天早上，老板讓布魯諾和阿諾德分別到蔬菜批發市場去看看有什么貨。布魯諾很快就從市場上回來報告說，現在只有一個菜農在賣土豆。老板問菜農有多少土豆，布魯諾不清楚，趕忙又跑到市場去，回來報告說共有40 袋，老板又問價格多少，布魯諾只得第三次跑到市場去問清價格回來報告。隨后，阿諾德也從市場上回來，一口氣向老板報告說:目前，市場上只有一位菜農在賣土豆，一共40袋，每斤1 塊錢。這位菜農還將運來西紅柿，價格公道。至于質量，我帶回一個土豆，一個西紅柿，請您過目。考慮到近日西紅柿銷售較旺，且我店庫存不多，我估計您肯定要進一些，所以我把菜農請來了，人就在門外。這時老板向布魯諾說:“現在你該明白阿諾德的薪水比你多的原因了吧?”許多情況下，領導的指示是一個需要落實的決策或者意圖，如何去落實，能否對領導的意圖作出深入的詮釋和創造性的發揮，這與執行者思想解放程度和創新思維有密切的關系。阿諾德是一個聰明的、合格的下屬，他懂得如何創造性地實現蔬菜老板的意圖。辦公室也會經常遇到與阿諾德和布魯諾相類似的情況。當領導交辦給一項工作時，是像阿諾德那樣慮事周全、獨當一面，富的創造性地工作，還是像布魯諾那樣循規蹈矩、毫無主見，做一天和尚撞一天鐘，就成為我們主動工作還是被動應付的試金石。創新更是一個民族進步的靈魂，是一個國家興旺發達的不竭動力。辦公室工作面對紛蕓復雜的大小事務，領導往往只交待意向、方針，具體付諸行動就需要辦公室工作人員在執行過程中有創造性地工作，就更需要創新意識，更需要創新思維去指導和完成自己的使命。

2.堅持實事求是

實事求是，是毛澤東思想的靈魂，是鄧小平理論的精髓。它既是黨的思想認識路線，也是辦公室工作的指導思想。只有堅持實事求是，才能做好辦公室工作，只有樹立實事求是的工作作風，才能為領導決策提供可信、可靠、可行的決策。因此，要求高校辦公室工作人員要調查研究要摸實情、求實效，不搞形式主義，不作表面文章;上報信息要以實為本，不搞憑空捏造，無中生有;匯報工作要說真話、實話，不夸夸其談，不弄虛作假;總結經驗不故意拔高，不搞“假、大、空”。要真正做到說話讓人相信，辦事讓人放心。要切實轉變形式主義、官僚主義的工作作風，多深入實際，多深入教學部門，不僅要做到“身入”，更要做到“心入”。想問題、作決策、辦事情，都要從實際出發，以是否符合客觀現實，是否符合廣大教職工的根本利益為最高衡量標準。要把務實與務虛有機結合起來，務實而不陷入事務主義，務虛而不陷入形式主義。

3.落實責任追究

高校的某一項工作意圖布置之后，落實了沒有，無人過問;結果好壞，誰也不管，談何“落實”。所以，要首先從辦公室真正建立起嚴格的責任追究制，把責任落實到人頭上，層層負責任，人人有壓力，工作不過夜，力保工作落實。

四、勤奮的態度是高校辦公室工作的保證

古人云“業精于勤而荒于嬉，形成于思而毀于惰”。提高完善自我離不開勤，工作出成績也離不開勤。高校辦公室工作要求嚴格，涉及層面廣泛，要做好這項工作，必須要有勤奮敬業的精神，做到勤學習、勤思考、勤做事。

1.勤于學習

培根說過:“學習乃天地間第一人品。”我國古人也講:“胸有詩書氣自華”。辦公室工作涉及面廣，特別是又擔負著為領導輔助決策的任務，日常不學習，寫文章、辦事情就缺乏底氣;不學習，想問題、拿意見就沒有見地，就無法勝任工作。因此，作為高校辦公室人員，要從政治上得到成熟、從思想上得到進步、從業務上得到提高，就要牢固樹立“學習為終身、終身為學習”的意識。不但要“學而優則仕”，更要“仕而優則學”，多向書本、向有經驗的人、向教職工學習，通過深入學習黨的各種理論政策、法規制度和業務知識，“博采眾人之長”，提高業務和工作水平，通過學習，積累知識和經驗，從而“厚積薄發”。

2.勤于思考

光學不思，叫做“食而不化”。學了要消化，這種消化要結合工作實踐，結合整個高教改革和發展形勢來思考一些問題。辦公室經常接觸到大量的東西，要為領導出謀劃策，當好參謀助手，不思考問題是不行的。有時候，為領導起草材料，起草重要文件，就必須對整個高等教育的發展運行情況有個清晰的了解，有哪些經驗，存在哪些問題和教訓，包括有哪些典型，要做到心中有數，在此基礎上認真分析研究，從中發現帶本質性和規律性的東西。

3.勤于立事

每個人都要做事，但由于對事物的理解不同、標準不同、對事業的追求不同，導致人的行為差異也較大。作為高校辦公室人員由于工作的特殊性，必須樹立“勤于立事，樂于做事”的意識，在實際工作中，多研究破解難題的對策措施，多掌握推進工作的具體辦法，多創造實實在在的發展成果，鼓實勁、謀實招，干實事、求實效。對領導交辦的各項工作任務，要大膽創新，保質保量、不折不扣地完成工作任務。不能讓領導親自來督促、來催，而應把工作做到領導前面，主動提醒領導，切忌抱著不聞不問，能拖則拖的心態敷衍了事。

五、高效的目標是高校辦公室工作的著力點

高效，集中表現為即辦公室工作高標準要求、高質量服務、高效率管理。這既是衡量辦公室工作姿態、精神狀態、工作成效的一把尺度，也是對事業、對工作一種永無止境的追求動力，更是辦公室工作高效率的具體體現。

1.辦公室工作標準高

辦公室的重要地位、重大責任和工作性質，要求我們的工作絕對不能滿足于一般化，而必須是高標準、嚴要求、爭一流。一方面，辦公室作為高校的中樞機關，是學校的一面旗幟、一個標桿，對各部門及教職員工有著示范導向作用，必須以高質量、高水平的工作做好表率。如果我們工作標準不高、績效不好，對基層就沒有說服力，協調工作、督查落實就缺乏力度。比如，組織一個會議，每一個細節都要做到精益求精，無可挑剔，絕不能出現領導到齊了而參會人員還沒組織就位，領導講話時話筒不響了，頒獎時證書發錯了等情況。現在，隨著管理的科學化，對辦公室提出了更高的要求。在工作方法上，要實現四個轉變:(1)從偏重于辦文辦事轉變為既辦文辦事又出謀劃策，真正發揮參謀作用;(2)從單純收發信息轉變為綜合處理信息，發揮助手作用;(3)從被動服務轉變為主動服務，發揮服務作用;(4)從單純憑經驗辦學轉變為科學化管理，發揮管理作用。

2.辦公室服務要求高

現在高校領導具有豐富的教育教學經驗，隨著時代的變代，他們的理論水平、決策水平在不斷提高，領導方式方法在不斷創新，對辦公室工作提出的服務要求也越來越高。知識文化水平和各方面的能力都很高，辦公室的同志給領導搞服務，就必須有較高的素質和工作水平。否則，就難以服務到位。所以辦公室不論是政務服務，還是事務服務，都要精心籌劃，周密運作，確保質量，辦文要辦成精品，辦事要辦得圓滿，辦會要辦成樣板。

3.辦公室辦事效率高

現代社會發展步伐在加快、生活節奏在加快，高等教育發展中的大事要事多、任務重，高校領導的擔子非常重、時間非常寶貴，高校辦公室的工作如果跟不上節拍，就是沒有盡到責任。因此，辦公室公職人員干工作、辦事情一定要高效率、快節奏，絕不能拖拉誤事，努力以每個同志、每個環節的高效運轉保證辦公室整體工作的高效運轉，進而保證高校的高效運轉。

高校辦公室工作不同其它職能部門和教育部門，它涉及到學校的方方面面，它是一個覆蓋面非常廣，政策性非常強，內容非常繁雜，時間非常緊迫，保密性非常嚴格，質量要求非常高的中樞職能部門。因此，只有深刻領悟“嚴、細、實、勤、高”五個字的深刻含義，才能正確執行領導班子的各項決策，把辦公室建設成為領導服務、為真理服務、為人民服務的科學管理機構。

［1］甄嚴.辦文——細節鑄就完美［J］.秘書工作，2006，(09).

［2］毛澤東.黨委會的工作方法·毛澤東選集第四卷.

［3］鄧宇河.學會創造性地工作［J］.秘書工作，2006，(11).