試論如何有效推進網上報銷系統建設

久其軟件

一、網上報銷系統建設遇到的問題

隨著財政部《關于全面推進管理會計體系建設的指導意見》的出臺，各個單位的財務人員又將面臨新的挑戰，如何能夠做好管理會計的體系建設，《意見》中也給出了部分建議，其中，推進面向管理會計的信息系統建設 是一項具體的要求。目前，有眾多行政事業單位開始建設網上報銷系統，充分利用信息技術優勢，結合管理需要、會計要求，靈活運用管理會計工具方法，加快會計職能從重核算向重管理決策的拓展。但在建設過程中，有部分單位遇到了一些問題，系統建設遇到瓶頸，影響了管理會計體系的進一步深化，大體上出現了以下幾方面的問題。

1.管理流程不到位

很多單位在進行信息化建設時，過于依賴成熟的軟件規范現有管理流程，殊不知任何的管理系統都是建立在一套固定的管理制度之上，沒有明確的管理制度，信息化系統的設計就是空中樓閣，無法落地。報銷人員在使用系統時，并不十分清楚系統設計原則，操作困難。待系統運行一段時期后，必將積累出大量的修改意見，信息化建設就陷入了修改、完善、再修改、再完善的循環之中，系統建設進展緩慢。這是典型的信息化建設失敗模式之一。

2.單據設計不合理

單位在將紙質單據轉化為電子單據的信息化建設過程時，往往忽略了報銷單據的設計，僅僅是將傳統的報銷單據上所包含的信息在系統中進行展現。這種設計模式經常會導致紙質單據中可隨意備注的信息，在系統中無處錄入，例如支出類別、支出方式、預算代碼等等，系統中將會丟失眾多有效的數據，而財務人員還需要單獨在系統外進行信息的記錄，不但增加了工作量，還容易出現錯誤。

3.操作設計不簡潔

這類問題可以看一項具體的案例。某單位要上一套網上報銷系統，一個普通人員在進行報銷時遇到的問題如下：

上系統前：小張要報銷一筆費用，他就會找到對應的單據，按照樣例填寫完成后，交給領導簽字，根據管理要求，逐級進行簽字，之后到財務報銷，完成報銷工作。

上系統后：小張需要登錄系統，填寫用戶名、密碼，點擊報銷管理，找到相應單據，由于不熟悉，可能需要點開各個單據來選擇合適的報銷單據，在填寫報銷單據時，需要鍵入報銷事項、報銷人員、所屬部門、所屬預算信息等，如果不小心忘記點擊保存，則所有工作還需要重新進行一遍，即使點擊保存，也會遇到提示某某填寫有誤，有可能忘記點擊 提交 按鈕，則該單據無法進入到流程中，更別提提高工作效率了。

系統的建設不僅沒有提高報銷效率，還大大的增加了使用人員的填寫時間，這樣的項目必將失敗。

4.外延擴展不全面

建設網上報銷系統后，財務人員僅僅是完成了流程化管理，然而，各個業務部門仍然不知道預算的執行情況，仍然需要大量的現金進行支付，錄入的憑證信息往往與業務端數據不符，領導需要資金使用情況的報表時，財務人員也無法進行快速的反饋。

二、網上報銷系統建設經驗

在久其公司實施的眾多網上報銷系統項目中，就有較好的解決了這些問題。網上報銷系統是基于北京久其軟件股份有限公司自有知識產權的信息化開發平臺，融合單位的財務管理制度要求，以方便快捷有效為建設目標，以資金管理為主線，利用互聯網和銀企互聯技術拓展的一項新的報銷模式，主要實現了報銷人員無需在財務處現場等候，即可完成報銷單據的填寫、領導審批、財務確認等工作。

系統實施后，報銷人員只需將整理好的票據和填寫完整的報銷匯總單交給審核人員，辦理交接手續后即可離開。財務審核人員將在工作日內完成報銷業務的處理工作，報銷款項將直接劃入商家或個人賬戶。

1.信息化制度與信息系統緊密結合

信息化系統與管理制度二者密不可分，管理制度先行，信息化系統是將管理制度更好的實施，并促進管理制度的落實。因此，單位的財務人員進行信息化建設之前，確定詳細的報銷制度，包括業務種類、單據種類、填寫要求、審批流程、審批權限等，并且確保所有使用人員了解報銷管理體系。在系統建設過程中，將管理制度真正的融入到系統中，讓系統成為單位財務報銷管理制度最好的體現，所有的系統控制點均符合單位財務管理制度的要求，流程設置也能夠按照管理制度進行規劃。充分利用計算機進行審批的控制及流程的流轉，并通過待辦事項等方式，提醒相關人員，提高整體的辦公效率。

在建設過程中，管理流程也出現了一定的變化，由于選擇了平臺化開發的網上報銷系統可以快速的響應管理要求的變化，對于單據樣式、流轉信息等進行快速調整，使系統適應新的管理要求，為使用者提供一個更加方便、靈活的網上報銷系統。

2.全面完善報銷單據所含信息

在進行財務信息化建設時，久其公司通過對歷史單據的梳理，發現了財務人員常用的五項信息，并且在系統設計時，按照字段的含義及業務要求，將其分布在單據的相應位置，財務人員在接到電子報銷單據時，將相關信息錄入到對應的單據字段中，確保信息的完整，提高了數據的使用效率。

3.根據操作習慣對系統進行優化

系統在設計時，充分考慮使用人員的操作習慣，梳理每個字段的含義及取數規則，確保系統能夠自動賦值的字段，就絕不需要選擇；能夠選擇錄入的，也絕不用手工填寫。對單據中的各個字段項都有有明確的提示，填寫什么，如何填寫，是否必填等；退出填寫時會自動提醒是否保存或者是否要提交等信息。經過久其公司多年來的經驗總結，一般情況下，一張報銷單據只需要選擇一個報銷事項，填寫一個金額就完成單據的填寫任務，其他字段信息都基本能夠由系統完成，這樣大大的提高辦公效率，為使用者帶來了便利。

4.豐富的系統接口設計

該系統可以與財務軟件、預算管理、銀企直連等系統實現了無縫對接，并且提供貼心地操作服務。 與預算管理結合，從中提取預算指標數據，在進行報銷時，可實時控制預算的使用情況； 通過銀企直聯的接口，可以將報銷的金額直接通過銀行轉入到報銷人員的卡中； 報銷結果直接生成財務憑證信息，大大的簡化了財務人員的工作，并且提高了憑證數據的準確度； 分析預算執行情況、資金使用情況，有效提高資金使用效率，并且為下一年的預算編制提供支持。

系統的成功實施，起到了改善工作環境、提升服務質量、提高工作效率的作用。信息平臺上業務流程規范清晰，一看就懂；辦理說明細致，一填就行；辦理過程快捷方便，一辦就好，獲得了使用人員的一致好評。