淺談醫(yī)院票據(jù)的內(nèi)部控制

呂 娜

（新疆維吾爾自治區(qū)胸科醫(yī)院 新疆·烏魯木齊 830000）

醫(yī)院業(yè)務(wù)收入辦理的主要窗口在門診收費(fèi)處以及住院部收費(fèi)處，在這些地方每天都有大量的現(xiàn)金流轉(zhuǎn)，賬務(wù)風(fēng)險(xiǎn)無時(shí)不刻的存在，我們所要抵御風(fēng)險(xiǎn)的能力也需不斷的增強(qiáng)。為了能夠使醫(yī)院財(cái)務(wù)流程順利的進(jìn)行，有力的抵御賬務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，為了使醫(yī)院票據(jù)管理能夠很順暢的運(yùn)營起來，促進(jìn)醫(yī)院內(nèi)外部的良性循環(huán)，就需要建立一套完整的醫(yī)院票據(jù)管理控制體系，使之能夠最大限度的規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，促進(jìn)醫(yī)院各項(xiàng)事務(wù)的有效運(yùn)行。

一、健全醫(yī)院票據(jù)管理制度

醫(yī)院財(cái)務(wù)科所使用的行政事業(yè)型收款票據(jù)，全部來自于國家財(cái)政部門統(tǒng)一監(jiān)制，這些票據(jù)性質(zhì)不同，包括：醫(yī)院內(nèi)部預(yù)收款的收據(jù)、自治區(qū)住院費(fèi)用結(jié)算統(tǒng)一票據(jù)、自治區(qū)醫(yī)院門診統(tǒng)一票據(jù)及自治區(qū)行政事業(yè)單位資金往來結(jié)算票據(jù)。醫(yī)院收費(fèi)處的收費(fèi)票據(jù)的收入是醫(yī)院收入的主要來源，對(duì)于這些收費(fèi)票據(jù)，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行準(zhǔn)確無誤的登記，這些票據(jù)是作為醫(yī)院財(cái)務(wù)管理中的重要依據(jù)。因此，醫(yī)院財(cái)務(wù)科應(yīng)時(shí)刻加強(qiáng)資金管理，對(duì)醫(yī)院的收費(fèi)票據(jù)應(yīng)建立有效的監(jiān)管制度，不斷地強(qiáng)化醫(yī)院財(cái)務(wù)的內(nèi)部控制。

二、票據(jù)的購置控制

醫(yī)院的財(cái)務(wù)科應(yīng)建立專門的管理制度，責(zé)任到人，委派專職人員，對(duì)使用的醫(yī)院行政事業(yè)型票據(jù)進(jìn)行嚴(yán)格的審核，尤其是持有經(jīng)批準(zhǔn)的收費(fèi)文件、收費(fèi)許可證和單位介紹信，需要向財(cái)政部門申請(qǐng)辦理《票據(jù)準(zhǔn)購證》。同時(shí)，向財(cái)政票據(jù)管理中心領(lǐng)購票據(jù)時(shí)，應(yīng)實(shí)時(shí)提供《票據(jù)準(zhǔn)購證》核準(zhǔn)的數(shù)量、種類及購票方式。

三、票據(jù)的管理控制

財(cái)務(wù)票據(jù)統(tǒng)一購置后，醫(yī)院財(cái)務(wù)科應(yīng)該指定專人負(fù)責(zé)將統(tǒng)一購置的票據(jù)進(jìn)行核準(zhǔn)并驗(yàn)收入庫，同時(shí)，該專職人員應(yīng)將票據(jù)購置的日期、名稱、規(guī)格、數(shù)量以及起止號(hào)等信息一一核對(duì)，建立登記簿登記入冊(cè)后，整理完畢后設(shè)立專柜存放。在對(duì)收費(fèi)票據(jù)進(jìn)行分類的同時(shí)，也需對(duì)賬本進(jìn)行分類，依照票據(jù)的起止號(hào)碼、名稱、領(lǐng)用日期、領(lǐng)用人簽字、數(shù)量和規(guī)格等信息，都需要填寫完整。專門負(fù)責(zé)票據(jù)管理的專職人員，不僅要對(duì)票據(jù)建立統(tǒng)一分類賬本，也要開設(shè)專門的儲(chǔ)存?zhèn)}庫，并對(duì)倉庫的安全性能、使用性能以及專用柜具進(jìn)行界定，必須保證票據(jù)的安全可靠。在對(duì)票據(jù)進(jìn)行存放時(shí)，需要將票據(jù)分類整理，整齊劃一，以方便取用和盤點(diǎn)。存放票據(jù)的專用柜具內(nèi)必須保持干燥，整潔，防止票據(jù)因受潮而發(fā)生霉變，導(dǎo)致票據(jù)核對(duì)有誤，影響財(cái)務(wù)工作的順利進(jìn)行。負(fù)責(zé)票據(jù)管理的專職人員如果發(fā)生崗位調(diào)離或者離職，應(yīng)將每筆票據(jù)及票據(jù)使用記錄完完整整的交接給接收人，并提醒接收人熟悉票據(jù)管理的各項(xiàng)流程，未辦理移關(guān)或移交時(shí)有差錯(cuò)的人員不能調(diào)離。

四、收費(fèi)票據(jù)的使用控制

在醫(yī)院門診收費(fèi)處以及住院部收費(fèi)處，有專門負(fù)責(zé)收費(fèi)的工作人員，并且每個(gè)收費(fèi)處都會(huì)有統(tǒng)一負(fù)責(zé)人，我院統(tǒng)稱為“小組長”，醫(yī)院的收費(fèi)票據(jù)則是由小組長領(lǐng)取。小組長去醫(yī)院財(cái)務(wù)科領(lǐng)取空白收費(fèi)票據(jù)以及發(fā)票時(shí)，醫(yī)院財(cái)務(wù)科負(fù)責(zé)票據(jù)管理的工作人員，將小組長領(lǐng)取的票據(jù)一一做登記，包括票據(jù)的領(lǐng)取數(shù)量、起止號(hào)、種類等各項(xiàng)要素明細(xì)進(jìn)行詳細(xì)的登記，并由小組長在領(lǐng)取票據(jù)檢查無誤的情況下，確認(rèn)簽字已領(lǐng)取。在所領(lǐng)取的票據(jù)中，其領(lǐng)取數(shù)量會(huì)根據(jù)其所負(fù)責(zé)的科室使用量或者個(gè)人使用的情況為準(zhǔn)，小組長領(lǐng)用票據(jù)時(shí)，票據(jù)號(hào)碼是按照從小到大的順序依次領(lǐng)用，不能出現(xiàn)跳號(hào)、斷號(hào)、亂號(hào)的情況，并且使用時(shí)也應(yīng)進(jìn)行編碼，這種方式更有利于收費(fèi)票據(jù)的使用和方便審核和盤點(diǎn)。在對(duì)票據(jù)進(jìn)行注銷時(shí)，票據(jù)管理的工作人員應(yīng)提前對(duì)所需注銷的票據(jù)，按票據(jù)的起止號(hào)碼進(jìn)行核對(duì)，核對(duì)中應(yīng)特別注意票據(jù)有無漏號(hào)、作廢發(fā)票三聯(lián)是否齊全、是否加蓋了票據(jù)作廢專用章、退費(fèi)處理有無經(jīng)辦人簽字以及科主任簽字等。如果有票據(jù)發(fā)生退費(fèi)的情況時(shí)，必須將原始收款票據(jù)收回，相關(guān)科室還應(yīng)出具退費(fèi)憑證，以此作為退費(fèi)的憑證，包括票據(jù)編號(hào)、日期、病人姓名、收費(fèi)項(xiàng)目、金額等內(nèi)容必須與原始票據(jù)一致，并貼附于退費(fèi)票據(jù)的背后，退費(fèi)票據(jù)必須放在當(dāng)日?qǐng)?bào)表票據(jù)中，按時(shí)上交至醫(yī)院財(cái)務(wù)科出納人員。

五、計(jì)算機(jī)票據(jù)的控制機(jī)制

醫(yī)院的門診收費(fèi)處以及住院部收費(fèi)處，現(xiàn)金流量相比其他科室比較大，因而，國內(nèi)大部分醫(yī)院基本實(shí)行計(jì)算機(jī)收費(fèi)管理，這種管理方式與其他管理方式不同，具有明顯的特殊性，這種管理方式需要建立完備的監(jiān)測(cè)系統(tǒng)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，在建立計(jì)算機(jī)監(jiān)控的同時(shí)，還應(yīng)結(jié)合相應(yīng)的管理規(guī)章制度，并且明確各崗位工作職責(zé)，做到責(zé)任到人，并有效對(duì)各類上機(jī)操作的人員進(jìn)行培訓(xùn)，使之熟知計(jì)算機(jī)收費(fèi)管理的各項(xiàng)操作規(guī)程，因而要求各崗位工作人員，做到各司其職。

醫(yī)院所實(shí)行的計(jì)算機(jī)收費(fèi)系統(tǒng)實(shí)行三級(jí)安全機(jī)制。

第一級(jí)，對(duì)收費(fèi)系統(tǒng)進(jìn)行加密，即每個(gè)收費(fèi)處的收費(fèi)員設(shè)立各自的用戶名，并設(shè)置獨(dú)立密碼，用戶名和密碼均登錄正確后，系統(tǒng)方可點(diǎn)擊進(jìn)入，當(dāng)系統(tǒng)進(jìn)入后，收費(fèi)員才能進(jìn)行日常的收費(fèi)操作和發(fā)票收據(jù)的打印。

第二級(jí)，授權(quán)加密，醫(yī)院負(fù)責(zé)計(jì)算機(jī)的信息管理中心，派專職人員對(duì)門診收費(fèi)處以及住院部收費(fèi)處進(jìn)行計(jì)算機(jī)收費(fèi)的操作，在操作之前給予授權(quán)，并授權(quán)后通過密碼進(jìn)行下一步的運(yùn)行，負(fù)責(zé)計(jì)算機(jī)收費(fèi)的人員負(fù)責(zé)的區(qū)域不同，則所管轄的范圍以及所被授予的權(quán)限也有一定的限制，不能跨越權(quán)限操作，同時(shí)，給予的密碼也不能任意更改，如果發(fā)生計(jì)算機(jī)收費(fèi)系統(tǒng)故障，需要變更權(quán)限和密碼的，必須上報(bào)相關(guān)部門，在相關(guān)部門進(jìn)行審查后，在沒有任何疑問的情況下，再次授權(quán)批準(zhǔn)后，由醫(yī)院信息中心進(jìn)行操作，變更權(quán)限及密碼。

第三級(jí)，程序加密，醫(yī)院的信息中心，專門負(fù)責(zé)授權(quán)加密的工作人員，不能僅僅是一個(gè)人全權(quán)負(fù)責(zé)，計(jì)算機(jī)收費(fèi)系統(tǒng)比較嚴(yán)謹(jǐn)，應(yīng)根據(jù)不同層級(jí)進(jìn)行加密，且密碼不能同為一個(gè)，負(fù)責(zé)各層級(jí)密碼權(quán)限的人員應(yīng)時(shí)刻警惕，加強(qiáng)防范。

醫(yī)院門診收費(fèi)處以及住院部收費(fèi)處的工作人員將收費(fèi)項(xiàng)目錄入計(jì)算機(jī)后，便不能隨意的更改，只能對(duì)所錄入的收費(fèi)信息進(jìn)行查閱，如果錄入收費(fèi)數(shù)據(jù)有誤，必須進(jìn)行更改，須上報(bào)醫(yī)院相關(guān)部門進(jìn)行審核，審批無誤后經(jīng)上級(jí)同意，由醫(yī)院指定工作人員憑借審批單方可進(jìn)行修改。每個(gè)收費(fèi)處的總負(fù)責(zé)人（我院稱小組長），必須對(duì)所負(fù)責(zé)的收費(fèi)處起到監(jiān)督管理作用，對(duì)收費(fèi)工作人員時(shí)刻警醒，醫(yī)院的HIS系統(tǒng)能夠?qū)⑹召M(fèi)工作人員每天的收支情況正確的編入報(bào)表內(nèi)，使小組長能夠通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)準(zhǔn)確的核查到收費(fèi)情況，收費(fèi)人員也會(huì)數(shù)額不差的繳納收費(fèi)款項(xiàng)。小組長請(qǐng)對(duì)收費(fèi)項(xiàng)目以及金額進(jìn)行清點(diǎn)的過程中，有權(quán)利將無用的收費(fèi)票據(jù)作廢掉，也可以對(duì)有錯(cuò)誤的收費(fèi)數(shù)據(jù)進(jìn)行更正，而負(fù)責(zé)票據(jù)管理的專門管理人員，則權(quán)限更大些，他們會(huì)將電腦網(wǎng)絡(luò)所統(tǒng)計(jì)的收費(fèi)報(bào)表與當(dāng)日所收現(xiàn)金部分進(jìn)行核對(duì)，也可以將小組長作廢的一些票據(jù)和修改的收費(fèi)票據(jù)進(jìn)行一一查閱，這既避免了醫(yī)院財(cái)務(wù)錯(cuò)賬、漏賬的情況出現(xiàn)，也是對(duì)小組長及收費(fèi)處工作的考核。

六、票據(jù)的年檢核銷機(jī)制

新疆維吾爾區(qū)財(cái)政廳，將會(huì)每年對(duì)收費(fèi)票據(jù)進(jìn)行一次年檢，每種票據(jù)都必須按起止號(hào)，從小到大逐號(hào)排序，并進(jìn)行登記造冊(cè)，同時(shí)，還應(yīng)將存根類票據(jù)的存根專門保管，便于查閱。對(duì)于通過年檢的票據(jù)，保管時(shí)期長久，已無需備存，需要進(jìn)行銷毀時(shí)，應(yīng)向省財(cái)政廳、衛(wèi)生計(jì)生委財(cái)務(wù)處提出書面申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后，需在《票據(jù)準(zhǔn)購證》上按本逐號(hào)登記，最后進(jìn)行統(tǒng)一集中銷毀。