關于加強人事檔案管理工作的思考

文/內江職業技術學院 張練

關于加強人事檔案管理工作的思考

文/內江職業技術學院 張練

在人力資源管理中，人事檔案的作用非常重要，是選拔、識別及人才使用的依據。隨著社會經濟的發展和人事制度改革的深入，人事檔案管理工作也發生了巨大的改變，社會對其關注度也越來越高。現階段，我國人事檔案管理工作中還存在一些問題，與當前社會形勢的發展不相適應，針對這些問題，本文重點對關于加強人事檔案管理工作的幾點思考進行分析。

人事檔案；管理工作；問題；思考

人事檔案是對個人自然情況及參與社會各方面活動記錄的真實反映，包含個人履歷、政治面貌、品德情況、社會關系、獎懲情況及工作業績等方面的內容。而人事檔案管理是針對檔案的整理、收集、鑒定、統計、保管及提供利用等方面的活動。本文主要從當前人事檔案管理工作中存在的問題入手，對加強人事檔案管理的方法進行探析。

一、人事檔案管理中的問題

（一）管理人員專業素質低。人事檔案在單位或企業中具有機密性特點，因此要求管理人員要具備專業的素質，但由于當前部分單位對檔案管理工作不重視或人員編制不完善等，很多單位存在檔案管理人員流動頻繁，甚至是兼職管理。工作中缺少相應的培訓，缺乏專業素質，造成人事檔案材料歸檔、收集、整理等方法生疏，與該工作難以適應，影響檔案管理的水平。

（二）缺乏檔案管理硬件配套設施。現階段，多數檔案室硬件設施都達不到相關標準，在信息化發展的今天，還有部分檔案室采用手工管理及封閉式管理的方法，由檔案管理人員手工進行檔案的收集、整理、裝訂、歸檔等操作。在硬件配備中，檔案存放與辦公、查閱交織在一起，使檔案保護水平下降。查閱時，仍采用傳統的手工方法。缺少檔案管理軟件，導致檔案材料無法及時歸檔，出現資料丟失的問題。

（三）人事檔案信息化程度低。現階段，我國多數單位在進行人事檔案管理中，只是在檔案基本信息、目錄編制及檔案轉發等小環節中采用了計算機信息化管理，而全面信息化管理還未實現。檔案信息化管理缺乏整體性與系統性，造成信息資料不準確、資料收集片面、資料更新滯后等問題，最終造成人事檔案管理工作混亂的局面。

二、加強人事檔案管理工作的措施思考

為了使人事檔案管理工作與社會現代化發展的需求相適應，必須要對人事檔案管理服務理念進行強化，加強人事檔案管理建設，從內容、功能、服務體系等多個方面入手，對人事檔案管理工作的強化進行思考。

（一）提高管理人員專業素養。由于人事檔案管理工作的技術性與專業性均比較強，所以管理人員必須不斷提高自身的專業素質。因為當前很多人事檔案管理人員都屬于兼職，缺少檔案管理專業知識及職業技能。為了加強人事檔案管理的效果，必須要配備專業的管理人員對人事檔案加強管理，并且通過日常專業知識培訓和職業技能培訓，使人事檔案管理人員的專業素質不斷提升，建立起具有業務知識能力和現代科學技術能力的專業化管理人才隊伍。管理人員對自身的職業道德修養、專業素養及政治涵養要不斷提高，不斷擴展自己的知識面，保證自己緊跟時代步伐，利用自己的職業素養和技能促進人事檔案管理工作的開展。

（二）強化現代化管理水平。對于人事檔案管理而言，必須要建立科學性、系統性的管理制度，保證管理工作的有序開展，促進人事檔案管理工作規范化、法制化和制度化建設。完善人事檔案的保存、歸檔、保密、轉遞及鑒別等制度，對人事檔案材料不斷進行完善、更新和補充。要求管理人員對收集到的檔案材料認真檢查鑒別，確保檔案材料表述的準確性和手續的完備性，保證人事檔案材料內容的真實與客觀。

（三）對人事檔案內容資料不斷充實。現階段，很多人事檔案在收集的時候，重點放在了對個人歷史資料的記錄方面，而用人單位則重視的是個人發展現狀及個性等內容，因此對人事檔案資料要不斷進行完善和充實。為了適應人才流動與社會快速發展的需求，人事檔案管理部門對人事檔案資料的真實性要定期進行核查清理。檔案資料中，個人成長的外部因素由其家庭及社會關系反映出來，內在素質則由其道德水平及個人職業專業素養等體現出來。因此，人事檔案不但要收集個人的業績材料，還要收集個人失誤或違法亂紀等材料，力爭通過人事檔案對個人的綜合素質全面地反映出來。

（四）加強人事檔案的信息純建設。隨著信息化技術在全球范圍內的推廣應用，在人事檔案管理工作中，信息化建設也迫在眉睫。通過建立全面、系統的信息化系統，能夠使人事檔案各類材料查閱更加的方便、快捷，很大程度上使工作的效率得到了提高，節約了查閱資料花費的時間。信息化管理在人事檔案管理中的應用是時代發展的必然趨勢，計算機信息化系統在人事檔案管理中的引入能夠有效地提高人事檔案管理工作的效率， 同時也會導致管理風險的提升，因此，信息化管理系統建立的通知，也必須要建立相應的信息化安全維護系統，確保人事檔案資料的機密性與安全性。

三、結束語

對人事檔案管理工作中存在的問題進行分析，采取相關措施對人事檔案管理工作不斷進行加強，促使人事檔案管理工作向開放型轉變，利用現代化管理方法與信息化管理技術，使人事檔案管理工作從傳統人工煩瑣的管理模式及紙質管理向電子信息化、智能化、現代化的方向發展，提高人事檔案管理的可持續發展，才能更好地為我國社會的發展和經濟建設需求服務。

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