電子文件鑒定研究述評及展望

何秀清

（皖西學院檔案館，安徽 六安237012）

檔案鑒定決定著檔案的生死存亡，一直是檔案工作的關鍵環節。隨著網絡化、數字化、信息化的不斷推進，電子文件呈現幾何級增長，電子信息資源日益豐富。與此同時，人們對電子資源利用的精準需求決定了電子文件必須加強鑒定，做好去粗取精的工作。由于種種原因，紙質檔案的鑒定一直是傳統檔案業務工作中成效不大、進展緩慢的一個環節。電子文件的涌現，將鑒定推至業務工作的前沿。在電子文件的鑒定中，除了價值、歸檔、等級和存毀之外，還包括各個環節的技術鑒定。與傳統紙質文件的鑒定相比，由于電子文件易變易逝的特殊性，電子文件鑒定的概念、方法、內容、時間、程序等都需要加以變革和修正。檔案學界對電子文件鑒定問題展開了深入的探討和研究，本文就國內外電子文件鑒定研究狀況進行綜述，旨在把握電子文件鑒定研究的發展脈絡，掌握其研究背景、主要研究成果，并預測未來電子文件鑒定研究的發展趨勢，以期為今后的研究工作提供一定的參考。

一、電子文件鑒定研究背景

1996年，國家檔案局將電子文件研究項目列入科技計劃，為便于開展相關研究，于當年9月成立了電子文件歸檔問題課題組。20世紀末，我國就開始對作為電子文件研究重要組成部分的鑒定問題開展了相關研究。1998年，《檔案學通訊》上馮惠玲的《電子文件的雙重鑒定〈擁有新記憶——電子文件管理研究〉摘要之三》一文的發表真正揭開了我國電子文件鑒定研究的序幕。從文章的數量來看，10余年間共有60余篇，遠小于電子文件其他領域的研究，檢索結果顯示論文發表多在地方檔案期刊上，《檔案學通訊》《檔案學研究》上的文章較少。就研究內容而言，國內外的研究主要包括：鑒定理論研究、鑒定的具體方法、鑒定技術與實現問題等。

在電子文件鑒定的研究與實踐領域，西方發達國家起步較早。1969年，美國在機讀文件鑒定、機讀文件處置期限領域開展了研究，并制定了相關的標準和期限表。1988年，美國國家檔案與文件署（NARA）設立了專門管理電子文件的機構——電子文件中心，其下轄的檔案服務部負責檔案的鑒定、封裝和利用等工作，技術服務部負責中心管理的技術工作。同時，為準確鑒定電子文件的保管期限和范圍，還制定了2個電子文件保管期限表。英國則更加注重電子文件的前端控制，利用信息分析和系統分析的辦法對產生的電子文件進行鑒定工作。后來，成立由公共檔案館館長牽頭的跨部委性質的領導小組，在電子文件的鑒定上加以規范，頒發了《電子文件管理指南》。此外，在職能鑒定論思潮的影響下，加拿大、荷蘭、澳大利亞等國施行宏觀鑒定接收戰略，特別是澳大利亞新南威爾士州檔案館制訂了DIRKS手冊，保證鑒定的準確性，為多個部門和組織所采用。在西方發達國家，電子文件鑒定研究主要聚焦于傳統檔案鑒定觀點理論在電子文件領域的適用與發展，總結和介紹電子文件鑒定新的理論和實踐經驗，如鑒定的方式、內容、步驟、技術要求等。

二、電子文件鑒定研究范疇

（一）電子文件鑒定的概念

1977年，國際檔案理事會對“鑒定”定義如下：“根據文件的檔案價值來決定如何對其進行最后處置的檔案工作基本職能，也稱為Evaluation（評估），Review（審查），Selection（選擇），Selection retention（選留）。”InterPARRES項目術語數據庫中指出“鑒定”是“分析文件的價值以判定文件的保管期限和保存條件的過程。”美國檔案工作者協會認為“鑒定”是“判斷材料是否具有長遠價值，能否被檔案館接收的過程，依據法律規定，文件的現行價值和長遠價值來判定文件的保管期限的過程。”澳大利亞檔案館認為“鑒定”是“判定哪些文件能作為檔案保存，哪些文件需要保存一段時間以及哪些文件將被銷毀的過程。”杜蘭蒂指出“鑒定”不同于價值概念，是指公正不偏不倚的挑選和收集，這是基于檔案自然性、公正性、客觀性和獨特性的本質屬性［1］。《中華人民共和國檔案行業標準檔案工作基本術語》中對“檔案鑒定”詞條的表述是：“判斷檔案真偽和價值的過程。”縱觀學界關于“鑒定”概念的定義，狹義上的“鑒定”僅僅指價值鑒定，對價值進行判斷、判定、甄別、評價和預測，而廣義上的“鑒定”概念則包括價值鑒定、真偽鑒定、等級鑒定、開放鑒定等，不僅包括鑒別，還包括處置。在傳統鑒定概念的基礎上，電子文件技術上的特殊性使得鑒定的內容、時間、程序、手段都發生了變化，電子文件鑒定的概念需要有所修正。馮惠玲認為對于電子文件來說主要是價值鑒定，即根據一定的方法和原則，在合理判斷歷史與現實價值的基礎上確定電子文件的保管期限；復查超過保存期限的電子文件，并根據結果決定銷毀或繼續保存的過程［2］（P36）。金波、丁華東認為電子文件鑒定是指依據相關規定，對電子文件的檔案價值進行綜合鑒別，明確保管期限，刪除、銷毀已積累但無保存價值的電子文件［3］（P66）。可見，對于電子文件鑒定的概念，目前學界尚未形成確切統一的認識，提出明確的概念定義，仍然側重于傳統的狹義的價值鑒定，同時也強調技術鑒定的真實性、完整性和可讀性，如馮惠玲提出電子文件保存價值有2個支點，要進行文件所含信息和技術狀況的雙重鑒定［4］。

（二）電子文件鑒定的方法

“為誰鑒定”“由誰鑒定”和“如何鑒定”貫穿著鑒定工作的始終。在這3個環節中，“如何鑒定”即鑒定方法是研究的重點所在。當前學界對于電子文件鑒定方法主要有以下幾種代表性的觀點。一是認為傳統鑒定方法不適用，強調宏觀職能鑒定法。漢斯·布姆斯認為，文件形成單位的工作職能是鑒定工作的關鍵所在，鑒定部門應該于此來進行有效的判斷和分析［5］。漢斯·霍夫曼提出檔案鑒定領域中的首要問題就是向職能鑒定方法轉移。彼得·豪斯曼認為，某項職能的影響力大小是其形成文件有否保存價值的關鍵因素。斯蒂芬·愛麗絲和斯蒂夫·斯塔基指出，鑒定對象不僅包含政府活動過程中形成的文件，也包含著與之相關的文件以及文件保管系統［6］。特里·庫克也提出電子文件鑒定應采取宏觀鑒定，在文件產生的職能、業務和風險方面有所側重［7］（P38-70）。二是堅持傳統鑒定方法，反對職能鑒定法。琳達·亨利認為無論在理論上，還是在實踐上，傳統鑒定方法都是切實可行的，相對于職能鑒定法，易于理解和執行［8］。比爾曼·海德斯托姆認為，鑒于檔案工作者知識面的約束，熟練掌握組織結構和職能知識是不可能的，因此，鑒定工作的重點對象應是有保存價值、應當歸檔的文件，不是什么機構職能［4］。三是強調來源的重要性，提出新來源觀。“來源力量”是戴維·比爾曼提出來的，它是大數據中電子文件鑒定的關鍵因素，也是搶救電子文件記憶的有效手段［9］。安杰利卡·門內哈里茨認為，來源原則是一種有效的手段和工具，共同的職能來源是分析和反映主要社會活動的重要基礎［10］。特里·庫克指出，在電子文件時代，傳統檔案來源的概念已不適合形勢的發展，需要重新界定，應該涵括更為宏觀的情況，包括形成機關、目的、過程、處理程序和職能范圍等［11］。四是主張傳統鑒定法和宏觀職能鑒定法相結合，不同階段側重使用不同的鑒定方法。劉越男認為傳統的內容鑒定法和職能鑒定法并不是水火不容、截然對立的，職能鑒定法是基礎，內容鑒定法是補充［12］。特里·庫克也指出宏觀鑒定戰略不能忽視微觀鑒定和媒體介質的鑒定，不過僅僅將它們放在更抽象宏觀的層次［13］。琳達·亨利指出，直接鑒定法是職能鑒定法的有效補充，彌補了職能鑒定中只看職能不看文件內容的缺陷［14］。麻新純指出在電子文件生命周期的不同階段采用不同的價值鑒定方法，在概念階段實施鑒定前端控制，生成階段采用職能鑒定法，檔案室維護階段采用雙重鑒定法，檔案館維護和提供利用階段實行宏觀鑒定戰略［15］。張銜否認了以宏觀職能為基礎的職能鑒定法將取代直接鑒定法，因為直接鑒定法在電子文件多次鑒定中仍至關重要，特別是在技術鑒定時，需要全面檢查每份電子文件［16］。吳雙英認為作為粗放式的職能鑒定方法，不適合具體電子文件的審查，需要內容鑒定法為補充［17］。

（三）電子文件鑒定的內容

在電子文件鑒定內容的研究上，國內外學者趨于一致，認為電子文件的鑒定包括2個支點，即內容鑒定和技術鑒定。1984年，哈羅爾德·瑙格勒撰寫的研究報告——《機讀文件的鑒定》對電子文件與紙質文件的鑒定工作差異性進行了深入的分析，提出并系統闡述了“雙重鑒定”理論，指出機讀文件的鑒定包括文件信息和文件技術的鑒定，相比之下，技術鑒定比內容鑒定顯得更為重要［18］。傅榮校指出，在一定程度上，電子文件的技術鑒定的重要性超過了內容鑒定［19］。馮惠玲強調，“在雙重鑒定的標準中，不能忽視技術鑒定，電子文件的價值要同檔案保管機構是否有足夠的資金和技術力量來支持電子文件的技術要求放在一起權衡。”［4］然而，對于過分注重電子文件技術鑒定的現象，也有學者表示了擔憂。傅榮校指出，過度注重技術鑒定必將會受制于保管費用支出情況，容易步入實用主義的軌道，這對保存反映人類活動真實的歷史記錄的電子文件來說，未來的影響無法評估［20］。有些學者認為內容鑒定和技術鑒定二者同等并重。吳雙英認為電子文件的鑒定是內容與技術并重的“雙重鑒定”，內容是核心，技術是保障［17］。劉家真提出在鑒定電子文件時，除文件的檔案價值屬性，還須對其存取性、處理性以及是否在文件保存系統中形成等因素進行綜合考慮［21］。此外，還有學者提出除了“雙重鑒定”之外，效益鑒定也是電子文件鑒定的一個重要方面。張平恒認為，電子文件應該從內容、技術和效益方面進行三維鑒定，所謂效益鑒定，即需要均衡考慮電子文件保存費用與價值［22］。

（四）電子文件鑒定的時間

電子文件相對于紙質文件具有易逝性、易更改等特性，因此，其鑒定工作時間的向前推移已成為學術界的共識。國際檔案理事會電子委員會指出，設計階段是評估電子文件最合適的階段，因為這個階段提供了從評估的決策是繼評估結果之后實際得以實行的最佳時機［23］（P254-256）。格里·奧謝依認為，電子文件的管理應延伸到系統開發階段，檔案工作者在此階段也應該發揮主觀能動性，積極的介入［6］。凱瑟琳·貝利指出，從文件生命周期理論來看，電子文件發展進程中容易被忽視的是現行、半現行階段的檔案價值，這就決定了檔案工作人員要及早的介入電子文件的鑒定［24］。西班牙的阿諾斯提出將鑒定注入電子文件生命周期的設計階段［25］。馮惠玲認為，最恰當的鑒定時機是在文件管理系統的設計階段，在此階段可以制定相關規定來將鑒定工作模式化，篩選出有保存價值的文件，剔除無保存價值的電子文件。［4］吳雙英提出應該采用前端控制手段將電子文件的鑒定提前至形成階段，甚至各類管理系統的設計階段［17］。劉越男認為，文件產生之時甚至產生之前就是鑒定的有效時間，在電子文件產生時，系統自帶的相關程序，如電子文件保管期限表和專家系統，可以對電子文件的價值做一個初步判斷［12］。也有學者指出在文件形成之前加以鑒定并不是電子文件時代的創新做法，在傳統檔案鑒定理論中早有所體現。琳達·亨利認為，1940年，菲力普·布魯克斯就提出了文件形成之前完成鑒定工作的想法，因此，現在學者們提出這個觀點不是理論的創新，同時也忽視了電子文件的實踐［26］。此外，業界學者普遍認為電子文件鑒定應該周期性地實施。杜蘭蒂指出每當技術過時問題發生時，需要對電子文件進行遷移，就需要實施一次新的鑒定［27］。

（五）電子文件鑒定的程序

文件生命周期理論在一定程度上指導著實現工作中的鑒定工作。在程序步驟方面，學者們普遍認為應該分階段進行，不同階段有著不同的鑒定內容，要實施不同的鑒定方法。凱瑟琳·貝利將電子文件鑒定程序設計為3個步驟，一是產生之初的內容為主的早期鑒定，二是以技術與內容結合的中期鑒定，三是進入館內的電子文件鑒定［28］。馮惠玲也提出分階段鑒定電子文件的觀點，首先在系統設計階段進行鑒定，確定需要歸檔的電子文件，并劃分相應的保管期限。其次，機關檔案室對接受的電子文件進行內容和技術的全面鑒定。最后是進館之前再進行一次鑒定，機關檔案室對定期保存期滿的檔案進行鑒定，無保存價值的需要銷毀，檔案館對進館的電子文件進行審查，只留存具有永久保存價值的檔案［4］。任海英認為電子文件鑒定總共可以分為4次，首次鑒定應放在電子文件生命周期的概念階段，二次鑒定在文件的形成階段，主要是內容和技術為主的鑒定，第三、四次鑒定是在檔案部門維護電子文件時進行，這個階段以內容鑒定為主［29］。王華指出電子文件的鑒定可分為前期鑒定模式和后期鑒定模式。前期鑒定要求在檔案工作者提前介入，與系統設計人員充分溝通，將鑒定標準和要求寫入程序，以便后期系統對電子文件進行自動分類和處理，保存有價值的文件；后期鑒定模式是存入資料庫中的電子文件按照相應的規則再進行一次鑒定［30］。

（六）電子文件鑒定的標準、組織

鑒于紙質文件和電子文件的區別，在考慮電子文件特殊性的基礎上，學者們認為不能原封不動地照搬紙質文件保管期限表，而是需要制定新的、符合電子文件實際的保管期限表。馮惠玲提出電子文件無論是介質，還是保存環境都與傳統文件有著很大的區別，應該在實踐操作中積累經驗，從而編制專門的保管期限表，符合文件內容和信息技術雙重鑒定的要求［4］。劉越男認為，考慮到鑒定工作自動化的需要，國家各級部門都應制定相應的保管期限表，在制定的時候，也要注重規定的細節，便于實際操作［12］。也有學者指出制定電子文件保管期限表可以依據紙質文件的保管期限表。吳雙英認為首先要明確本單位電子文件的種類和歸檔范圍，在此基礎上，可以依據紙質文件的相關標準，制定本單位的電子文件保管期限表［17］。與美國制定了兩個通用的電子文件保管期限表，澳大利亞新南威爾州檔案館制訂了DIRKS手冊相比，我國則顯得相對落后，沒有制定相關標準，只能參照傳統文件歸檔和保管的標準。有些學者認為可以采用拿來主義，參照國外的電子文件保管期限表。于慧敏指出，在鑒定工作中，系統的自行鑒定需要具體、操作性強的保管期限表作為技術支持，在國內無相關標準的情況下，可以采取拿來主義，參考國外的先進做法［31］。

由于電子文件的技術特性，單獨依靠檔案人員開展鑒定工作已很艱難，學者們強調引入計算機專業技術人員等多方參與。劉越男認為不同類型的檔案機構可根據實際情況來選擇人員的組合形式［12］；吳雙英指出文件形成單位、檔案部門和信息技術支持部門的合作在電子文件的鑒定中應充分體現，鑒定工作不是哪個部門能單獨完成的［32］。在美國，電子文件中心負責電子文件的鑒定工作。還有學者提出加強檔案人員素質能力的培養和提升以適應電子文件鑒定的新要求。王大青、王娟認為人才隊伍的建設是電子文件鑒定的重要環節，培養專門的人才是急迫需求，檔案部門應進行相關的針對性培訓［33］。

三、結語及研究展望

國外自20世紀60年代已開展電子文件鑒定研究，關于電子文件鑒定的方法、內容、時間、程序、標準、組織都展開了深入的探究，不過至今也尚未形成共識，很多觀點還存在爭議。我國起步相對較晚，20世紀末才開始展開研究，無論是在理論和實踐上都還不成熟，關于電子文件鑒定的方法、內容、時間、程序、標準、組織等方面的內容多是學習借鑒國外的做法。電子文件鑒定研究隨著電子文件鑒定實踐的深入開展將會愈加完善。應對電子文件的技術特殊性，檔案領域會更加積極思考傳統經典的檔案鑒定方法在電子時代的適用性以及電子文件鑒定的新方法和新變革。我國將會在學習國際先進做法的基礎上，結合自身國情，吸收內化，加強國際化和本土化的接軌，構建出適合我國的電子文件鑒定體系。同時，檔案學界會進一步加強理論與實踐的互動，在實踐、認識、再實踐、再認識的循環中不斷推進電子文件鑒定研究與實踐的深入和完善。

綜上所述，鑒定一直是檔案管理中的關鍵一環。電子文件的涌現，將鑒定推至業務工作的前沿。電子文件的特殊屬性要求電子文件鑒定的概念、方法、內容、時間、程序、標準和組織都需要加以變革和修正，國內外檔案學領域正在極力探索尋找適用于電子文件的鑒定方法體系。隨著理論研究和實踐探索的不斷推進，相信在不久的將來會誕生出一整套成熟的電子文件鑒定方法體系，保證電子文件管理流程更加高效順暢。

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