境外EPC項目的采購管理

閆婷婷(中國天辰工程有限公司采購部,天津 300400)

1 概述

近年來，隨著國際工程承包市場的發展，EPC（Engineering Procurement Construction）承包模式越來越得以廣泛應用。我公司是一家國內化學和化工行業知名的工程公司，伴隨著我公司國際化進程的加快，境外EPC 項目在我公司所占權重日益加大。對于境外EPC工程項目，采購是項目實施期間的一個核心環節，是實現工程設計的意圖、順利實施工程項目的重要保證。由此可見，境外EPC的采購管理為項目的順利實施提供強有力保障。

2 境外EPC項目的采購管理

2.1 采購供貨商的選擇

采購供貨商的選擇，在項目執行過程中起著至關重要的作用。尤其是境外EPC 項目，由于地域等各方面的原因，產品的質量及其性能的可靠性至關重要。EPC項目中，合同中一般都有約定的供貨商短名單，承包商在項目執行過程中，需要執行EPC項目合同中供貨商短名單的約定。而在境外EPC項目中，業主合同中約定的供貨商中，有很多供貨商并未與我公司有過合作，由于雙方了解程度不夠、相互的信任程度不夠，并且由于地域、語言、文化等的差異，增加了雙方的交流及合作難度。并且很多境外EPC項目合同中約定，業主對選擇供貨商的資質要審核。如我公司執行的土耳其一個儲氣庫項目，業主對供貨商的生產能力非常關注。在供貨商資質報審文件中，要求提供供貨商的公司簡介，從中能夠體現供貨商的生產能力、生產裝備、檢測設備等；其次，還需提供供貨商的產品認證證書，如：ISO、API、CE 等；再者，還需要提供供貨商的同工況的業績，這也是最能夠體現供貨商生產能力的強有力證明文件。在供貨商資質文件報送中，我們也出現資質造假的現象，為避免此類事件發生，我們對相關的資質文件都進行網上驗證。還有國外業主，如我公司的沙特項目，業主除了對供貨商的生產能力、生產資質關注外，對貨物的原產地也很關注，給業主的報審文件中，還需要明確產品的原產地，業主也會在最終的貨物出廠時跟蹤檢查。由此可見，只有把供貨商選擇這個源頭把控好，產品質量才能有可靠的保障。

2.2 項目所在地供貨商資源的調研和開發

在我公司目前執行的境外EPC項目中，主要產品的供貨商來自中國國內，但項目所在地供貨商資源的開發也是非常有必要的。首先，工程項目在設備安裝后期，經常出現緊急采購的情況，如若緊急采購期間，貨物從中國國內采購即不能滿足項目進度的要求，也有可能發生高額的空運費。其次，對于項目中有一些特殊的設備/材料，如污水處理裝置、消防設施等，國外項目的合同中有一些當地的技術要求，中國國內的供貨商無法滿足這些要求。第三，對于一些低附加值的產品，綜合考慮貨物成本、物流成本、供貨期等因素，項目所在地的供貨商的價格和交貨期等都具有一定的競爭力。還有一些清關復雜困難的設備/材料，如化學藥劑種類繁多，報關清關手續復雜；危險品的包裝等有嚴格的要求，從當地采購，極大節省人力。第四貿易壁壘是國際采購需考慮的重要因素之一，如土耳其對從中國進口的24英寸以下的管件征收反傾銷稅。還有一些國家對進入其國的貨物有一些特殊認證要求，如土耳其政府要求進入土耳其市場的特定設備/材料在清關時候需要CE 認證，沙特政府要求進口貨物有SASO認證等。

對于境外項目所在地供貨商資源，可通過多種渠道進行收集和整理，如：業主推薦、分包商介紹推薦、利用網絡資源、工業區考察、貿易展銷會、產品發布會、政府組織的各類商品訂貨會、國家或城市企業黃頁、貿易雜志、行業協會發布的會員名錄、產品公報。總之通過多種渠道擴大收集范圍，為項目儲備更多的供貨商資源。

對于境外項目所在地供貨商，由于前期合作較少，相互了解不夠，對其資質的審核尤為重要。審查的重點內容包括：供貨商企業注冊狀況、質量保證體系、所必需的產品認證證書、同類產品的相關業績，以及企業的財務狀況。除此之外，對工廠的實地考察也非常重要。供貨商的工廠實地考察主要需關注供貨商的生產能力、產品范圍及生產速度、工廠的檢測、檢驗手段等；另外，供貨商的管理水平也是需考察的要點之一。

在與供貨商合作完成后，供貨商的后評價也是一個重要內容。尤其是境外EPC 項目，項目所在地的供貨商資源很寶貴，如果管理得當，能為同一國家的其他項目提供有力的支持。供貨商的后評價從幾個方面考慮，如質量、價格、交貨期、技術、信用度、配合度。通過項目執行過程中的積累和完善，我們與優質供貨商建立了互相信任的關系，盡量開展長期穩定的合作；但同時需引入競爭淘汰機制，對于表現越來越差，包括價格越來越高，響應速度越來越慢的供貨商也需及時淘汰，并補充發展新的供貨商。

2.3 采買的過程控制

對于境外EPC 項目，在采買實施過程中，與國內常規的EPC 項目有所不同。首先，工作習慣、時差、交流等，都是影響供貨商報價的因素；一個詢價包的報價時間，比國內項目致使多2-3周的時間。另外，在合同談判中，也與國內的供貨商有所不同，除了價格和交貨期，國外的供貨商更多關注的是合同的一般條款，如合同懸置、合同終止、仲裁地、仲裁條款等。隨著境外EPC 項目的實施，也要求采買工程師擴充其他專業的知識，如FIDIC 條款、《2000 年國際貿易術語解釋通則（INCOTERMS 2000）》、《跟單信用證統一慣例（UCP600）》等。第三，對于很多的國外供貨商，由于相互不了解，在付款方面，一般均按照LC（Letter of Credit）付款的方式。這種LC 的付款方式，只要單證符合，供貨商即可通過銀行取得貨款，這對供貨商有一定的保護，但對我方對項目的執行不是很有利，如若供貨商遲交貨，則很難執行遲交貨罰款，這種現象在我們目前執行的土耳其一個儲氣庫項目出現過，就供貨商的違約責任只能通過雙方再次談判來解決。

境外EPC項目，采買工程師對項目所在地的相關標準和規范，以及從第三國采購所需要的認證了解也是至關重要的，比如，對于CE 認證、ATEX 認證、IEC 認證等。一般在項目實施初期，各采買工程師根據項目報價期間的設備/材料表，通過HS CODE，在相關網站查找項目所在地海關對貨物的認證要求，在供貨商資質審核時作為審查要點。

由于貨物采購的質量、交貨期、價格對項目的成敗與否起著關鍵的作用，對項目是否盈利、是否能如期交付起著重要的作用。因此，采買的過程控制至關重要。

2.4 設備/材料制造的過程控制

設備/材料的制造過程控制包括貨物催交工作和貨物的質量控制。

在項目合同簽訂后，根據項目總體計劃及采購計劃的要求，并依據設備/材料的重要性，確定催交等級。對于境外項目，由于運輸等條件的限制，貨物的催交工作尤為重要。尤其是一些處在關鍵路徑上的長周期設備/材料的進度控制，過程控制必不可少。如我公司實施的土耳其一個天然氣儲庫項目，項目的設備類別較多，廠家分布范圍廣泛，分布于中國、土耳其、歐洲、美洲、亞洲等地。對于國外生產的長周期設備/材料，由于考慮國內派駐催交人員較困難，項目借助第三方檢驗公司的力量，加以控制。

首先供貨商需按照合同約定提供ITP（Inspection Test Plan）、QCP(Quality Control Plan)；檢驗工程師及催交工程師根據設備/材料的重要性，確定質量控制的“關鍵點”，如原材料復驗、材料的理化性能、無損檢測、水壓試驗等、性能測試；將這些“關鍵點”設置為“W(Witness)”點；

其次，供貨商需提供詳細的進度計劃；

碳信息披露項目（Carbon Disclosure Project,簡稱CDP）是一個非盈利組織，成立于2000年，通過讓大型企業參與碳披露問卷調查，整理歸納問卷內容，從而衡量、披露溫室氣體排放信息及有關氣候變化的戰略目標，為投資者、非政府組織以及政策制定者提供決策支持。CDP的碳信息披露框架主要包括低碳風險管理、碳減排核算、碳減排管理和全球氣候治理4個方面。國外企業披露的碳信息，都將經過CDP的整理和搜集，并得出結論，從中找出問題，提出解決方案[2]。通過企業信息與外部組織配合達到減排目標。

第三，供貨商每月月初需提供生產進度；催交工程師審核是否有偏差，如有進度偏差及時分析原因并寫出詳細的報告報項目組；

第四，對ITP、QCP約定的“W”點進行嚴格控制。

對于這些境外EPC項目的國外供貨商，由于地域、人力、成本等方面的因素，我公司的人員無法做到全部到廠檢驗和催交。為了彌補這些不足，我們還引入第三方檢驗公司，為產品質量把關，并適時到廠關注進度，以確定供貨商能按時交付合格的產品。

2.5 物流管理

境外的EPC項目，物流工作在整個采購工作中所占的比重較多。按照我公司目前的合同操作模式，一般情況，對于從中國國內生產的貨物，工廠的貨物送到指定港口后供貨商即完成交貨，其余的工作均需我公司的物流工程師協調完成，因此貨物能否順利、安全抵達現場，物流的工作至關重要。物流的過程控制包括以下幾點：

首先，對于重要貨物、大件貨物等，需要在貨物出廠前對包裝進行檢查。雖然在合同約定中，我們對貨物的包裝有約定，但也經常出現因供貨商不嚴格按照合同的約定進行包裝，在物流環節出現因貨物的包裝不滿足要求致使以后在裝卸、起吊或海運過程中出現貨損，這方面的教訓也不少。

其次，在境外EPC 項目中，我公司與業主的合同付款方式一般也是LC（Letter of Credit），LC中有許多的交單文件，如若這些交單文件不能及時提供給銀行，貨物在目的港則不能順利清關，就會產生許多的滯箱費和倉儲費。因此，這些和清關相關的單據、文件等要及時跟進；還可以通過合同談判爭取更長的免箱期等方式降低滯箱費和倉儲費。

第三，需對物流公司進行有效地管理。物流服務協議相關條款中應明確界定物流公司的責任和義務，要求物流公司嚴格執行倉儲、裝卸等操作程序，避免和減少貨損貨失。

2.6 備品備件的管理

2.7 采購文件管理

采購的過程文件包括幾部分：采購專業與業主之間的往來文件記錄、采購專業與公司內部專業的過程文件記錄、采購專業與供貨商之間的文件記錄。為了做到事事都有記錄、有據可依，采購的文件管理是采購管理工作的重要環節之一。

一個公司的管理水平，很大程度上可以從文件的管理上體現出來。尤其是境外EPC項目，為了能夠給業主提供良好的服務，我們在項目實施過程中，進行了有效地文件管理。

首先，把與業主的往來文件進行分類管理，并建立了臺賬，每一項工作都逐一跟蹤。

其次，采購專業與公司內部專業的過程也需要詳細記錄。這部分文件比較多，如采購專業接收的公司內部設計專業簽發的請購文件、各種評審文件、項目供貨商名單審批表等。

第三：采購專業與供貨商之間的文件往來也需要詳細記錄。一般情況，采購合同簽訂后，供貨商需要提供詳細的終版條件圖，這部分文件對后續的設計工作影響比較大，也是采購工作需要關注的地方。另外，供貨商按合同約定需提供的其他文件，如ITP、QCP、保函、增值稅發票等也需要詳細記錄。

經過我公司多個境外EPC項目的實施，文件管理水平的提高在一定程度上也可以提高總包方的核心競爭力。

2.8 供貨商現場服務管理

境外EPC 項目，供貨商的現場服務是一個不容忽略的問題，如果供貨商現場服務控制不好，將會產生很多額外的現場服務費，這影響合同的執行費用。為了減少項目的成本，節約成本，我們在供貨商的現場服務方面進行了有效控制。

對于境外EPC項目，由于需要辦理護照、路途遠、項目現場信息傳遞不及時等原因，供貨商現場服務的協調顯得尤為重要。在現場提出供貨商現場服務需求時，需要預留一定的準備時間。供貨商接到現場服務安排時，需或對現場提出工具要求，以及現場需要的水、電、氣的要求；我公司的采購人員也需審核供貨商現場服務人員的資質，要求供貨商安排有新建工廠現場經驗的現場服務工程師，并要求供貨商提供現場服務計劃供我方審核；另外要求供貨商的服務人員購買足夠的保險，對服務人員進行足夠的安全教育，并確保服務人員有足夠的能力遵守服務所在地國家和所經國家的法律、風俗，以及確保服務人員能夠對其自身的人身和財產安全負責。并明確，由于供貨商服務人員無意、失誤或過錯造成的任何人身傷害、財產損失、違反當地法律和風俗習慣而造成的人身限制及責任/糾紛等后果和損失應由供貨商承擔，我方不承擔任何責任。對于供貨商現場服務人員抵達現場后，需要接受我方安全教育并簽署安全聲明，并接收我方現場經理的指揮，供貨商現場服務人員的工作量也需我方確認。

3 結語

在境外EPC 項目的采購工作中，只有加強采購管理，對采購的各階段的關鍵點進行控制，才能降低采購風險，提高采購效率。只有采購過程中的各個環節控制好，才能使所采購貨物的質量得到控制，從而為境外EPC項目順利實施提供強有力的保障。

[1]《建筑項目工程總承包管理規范》GB/T 50358-2005.

[2]《建筑項目項目管理規范》GB/T 50326-2006.

[3]《菲迪克（FIDIC）合同指南》.

[4]《2000年國際貿易術語解釋通則（INCOTERMS 2000）》.

[5]《跟單信用證統一慣例（UCP600）》.