高校基建檔案管理存在的問題及應對改進措施

■楊小江 ■首都體育學院，北京 100088

高校基建檔案管理不僅記錄和反映了學校的基本建設情況和不同時期的發(fā)展規(guī)劃、辦學理念和發(fā)展規(guī)模，而且是高校維修、擴建和改造的依據，是高校日后建設發(fā)展的基礎，其重要性不言而喻。但是就目前實際情況而言，高校基建檔案管理仍然是我國高校檔案管理中的一個相對薄弱的環(huán)節(jié)，無論從重視程度、人員配備還是資金投入，相比其他類型的檔案管理均明顯匱乏，嚴重影響了高校的日常基建工作和長遠的發(fā)展。

1 高校基建檔案的重要性和管理特點

1.1 高校基礎實施管理檔案是高校發(fā)展和建設的歷史印跡

高校基建檔案是高校在建設過程中收集和整理的文字、圖紙和圖表材料，反映了一定歷史條件下學校的基本建設情況，如實地記錄了學校內每一棟建筑物、構筑物及其他公共設施的位置、基本參數和建設信息，高水平的基建檔案管理可以讓高校后來的管理人員如實準確地了解學校每一棟建筑物的基本建設參數和學校的基建發(fā)展歷史，而且可以從基建檔案中反映出學校在不同時期的發(fā)展規(guī)模、發(fā)展規(guī)劃和辦學理念，為高校基礎建設的連續(xù)發(fā)展和高校的整體發(fā)展奠定了堅實的基礎。

1.2 高校基建檔案是高校未來續(xù)建、改建及擴建活動的依據

完整系統(tǒng)的基建檔案歸檔和管理是后來建設管理人員快速獲取歷史建設資料的前提，通過對歷史建設信息的了解和掌握，可以幫助在續(xù)建、改建及擴建的各項管理工作中，提高決策和管理的效率。除此之外，由于高校校內建筑物的功能的統(tǒng)一和相似性，部分建筑物的設計理念和施工管理方法對后來的工程建設往往具有指導意義，通過對以往基建檔案的查詢獲取相關有用信息，可以避免少走彎路，節(jié)省決策時間，大大提高工程管理效率。

1.3 高校基建檔案管理具有專業(yè)性、系統(tǒng)性及專業(yè)交叉性等特點

由于基礎工程建設的復雜性，導致建設項目本身包含一個或幾個單位和單項工程，其本身又涉及不同的專業(yè)，必然導致基建檔案收集和管理的專業(yè)性;基建檔案的管理是對基建工程全周期的系統(tǒng)資料管理，既包括前期立項、方案設計資料檔案的收集整理，又包括中期的招投標、施工以及后期竣工等階段的檔案資料的歸檔管理，所以基建檔案管理具有工程項目全壽命全周期的系統(tǒng)管理特點;由于一個基建項目往往是一個單位或單項工程，而不同的單項工程又各自包含不同的分部分項工程，實際施工管理中牽扯不同專業(yè)的交叉作業(yè)，從而導致基建檔案管理過程中不同專業(yè)的檔案資料管理人員交叉管理。以上基建檔案管理的特點也就導致了高校基建檔案管理的獨特性和復雜性，給高校的基建檔案管理帶來一定難度，也制約了基建檔案管理水平的提升。

2 目前高校基建檔案管理存在的問題和原因分析

2.1 高校各級領導及管理人員對基建檔案管理工作不夠重視

由于我國高等教育長期受計劃經濟管理思想影響，高校管理和發(fā)展的自主性和積極性不高，長期以來我國高校各級領導及建設管理人員對工程建設檔案管理的重要性認識不夠，“重建設，輕檔案”的意識需要進一步改變，尤其是基建管理人員將工作重心全部放在工程建設上，對于基建資料的日常收集和整理往往流于形式，導致其基建檔案管理的水平普遍不高。所以主管領導意識問題，尤其是基層檔案管理人員對檔案工作的重要性認識需要進一步加強，才能使高校基建檔案管理水平有進一步提升的可能性。

2.2 高校基建檔案管理的專業(yè)性水平不高。

基礎建設檔案歸檔管理工作是工程管理的一個重要分支，也是高校檔案管理的一個重要組成部分。對于高校教學檔案、學生檔案及科研檔案等高校科技檔案的管理，從學校領導到管理人員和學生本身都十分重視此部分檔案的管理工作。但是對于基建檔案的管理，國內一般高校均未配備專職的基建檔案歸檔管理人員，一般情況下均為基建工程管理人員兼職此部分工作，由于工作重心和精力的分散，所以基建檔案管理工作的專業(yè)性水平就可想而知。所以人員的限制，很多高校的基建檔案管理還停留在將工程資料和檔案消極的保存在檔案柜中，隨著管理人員的流動而致使資料和檔案遺失的情況，根本談不上基建檔案資料的一個收集、歸納、整理及歸檔的一個系統(tǒng)過程，所以基建檔案管理是一個非常專業(yè)的系統(tǒng)工作，專業(yè)管理人員的不足必然導致基建檔案管理水平的停止不前。

2.3 高校基建檔案管理缺乏有效的考核指標和約束機制。

目前由于國內大部分高校的基建檔案管理沒有具體檢查和考核指標，工作重心往往是工程建設按期完工，只有等到學校下一步建設涉及到原有工程資料檔案時才對原有基建檔案進行查詢，所以沒有長效的約束機制，基建檔案管理人員常常會消極應付，導致基建檔案不能保持其及時性、準確性和系統(tǒng)性，嚴重影響基建檔案管理工作的質量水平，為將來的基建建設發(fā)展埋下隱患。

3 提高高校基建檔案管理水平的應對措施和檔案管理數字化探析

3.1 加強對基建檔案管理工作重要性的認識，增強基建檔案管理部門和人員的責任感

要提高包括學校各級領導和基建檔案管理工作者對檔案管理工作重要性的認識，通過各方面的大力宣傳，讓基建檔案管理的重要性深入人心，并且讓檔案管理人員感受到學校基建檔案管理的傳承性和使命感。通過不同途徑的校園媒體、教育及座談會等的形式對基建檔案管理相關部門人員進行主題宣傳，為高校基建檔案管理工作創(chuàng)造一個積極、完善的環(huán)境。除此之外。搞好基建檔案管理工作，要依靠上級領導實實在在的人力、物力及資源的各方面支持和配合，才能為基建檔案管理工作的順利開展打下基礎，將檔案管理提升到一個重要的學校日常管理工作，這樣才能使基建檔案管理納入學校系統(tǒng)化、規(guī)范化的的管理中來。

3.2 引入專業(yè)的基建檔案管理人才，以提高檔案管理的專業(yè)化水平

隨著經濟社會的發(fā)展，各行各業(yè)分工日益精細化和專業(yè)化。現階段我國的高等院校基建部門和專業(yè)的基建檔案管理人員配備嚴重不足，基建檔案的管理一般由基建部門的工程管理人員兼任，由于工程管理人員主要的工作重心在工程過程管理，再加上對基建檔案的收集管理經驗不足，所以檔案管理水平不高就不難理解。所以，要提檔案管理水平，很關鍵的一個要素就是要引進專業(yè)的基建檔案管理人才，或者從基建工程管理隊伍中抽調人員作為專職的檔案管理員，這樣才能做到責任落實到人，術業(yè)有專攻，才能提升基建檔案的歸檔管理水平。但是，對于部分規(guī)模較小的高等院校，或者工程規(guī)模較小數量較少的高校，配備專職的基建檔案管理人員出現的工作量不飽滿的問題，可以通過定期聘請社會上的專業(yè)工程咨詢服務公司的專職檔案管理人才得到解決。

3.3 建立和完善高校基建檔案管理制度，制定明確的約束檢查考核機制，為基建檔案管理工作的順利開展保駕護航

首先，要建立和完善基建檔案管理基本流程和制度，明確檔案管理的崗位職責，除了在學校層面有管理機構和人員，學校的紀律檢查部門也要針對檔案管理工作制定專項的監(jiān)督管理措施。其次，要制度明確和可操作的檢查考核機制，對檔案管理部門的檔案管理工作定期檢查考評，責任落實到人，對于發(fā)現的檔案歸檔、整理滯后、遺漏等問題及時發(fā)出預警和處理措施，以提高檔案管理部門和人員的積極性，基建檔案管理水平才能在制度制約和督促下大幅度提升。

4 結語

高校基建檔案數字化是指利用計算機技術，掃描、數字攝影、數據庫、多媒體及儲存技術等把各種載體的基建檔案轉化為數字化的檔案信息，并以數字化的形式儲存，網絡化的形式利用，利用計算機進行科學管理，并實現資源共享的一種基建檔案管理方式。傳統(tǒng)的基建檔案管理方式難以實現數字化管理方式，隨著現代社會信息科學技術的發(fā)展，這種傳統(tǒng)的管理方式難以新時代高校建設管理的需求，基建檔案信息的資源價值難以體現。所以基建檔案數字化管理也是今后高校基建管理下一步重點研究的課題。