高校人事檔案信息化管理之探索

劉承剛?趙育鳳

摘 要：本文僅從高校人事檔案信息化管理的基本要求著手，就高校人事檔案的信息化管理以及發(fā)展進行初步的研究和探索。

關(guān)鍵詞：人事檔案;信息化管理;要求;探索

在高校的整體管理環(huán)節(jié)中，人事檔案管理工作是非常重要的一項工作，它負責(zé)整個高校教職員工的晉升、晉級、職稱評定與考核評定的檔案管理;這些繁雜的甄別、整理工作目前仍然由人工進行操作。隨著高校的快速發(fā)展及規(guī)模的擴大，高校人事檔案管理的工作量也大大加重;隨著計算機應(yīng)用的發(fā)展，高校人事檔案管理工作者迫切希望能夠?qū)⒋蟛糠譄┈嵉墓ぷ鹘唤o計算機去處理，實現(xiàn)信息化，以減輕人工操作的壓力并提高工作效率 。高校人事檔案管理的主要任務(wù)是為實現(xiàn)高校的整體戰(zhàn)略目標(biāo)提供合適可用的人才，為學(xué)院的發(fā)展選拔賢能創(chuàng)造一個良好的工作環(huán)境，使教職員工人盡其才、用其所長;也使教職員工無后顧之憂，充分發(fā)揮自己的潛能，提高工作激情，積極地、創(chuàng)造性地開展工作。

一、高校人事檔案信息化管理的含義

高校人事檔案的信息化管理就是在人事檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對人事檔案信息資源進行處理、管理和提供利用服務(wù)。人事檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)是通過對人事檔案信息化建設(shè)所需的計算機、網(wǎng)絡(luò)等硬件設(shè)施和相關(guān)軟件的合理配置，達到人事檔案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，實現(xiàn)人事檔案接收、傳輸、利用一體化，達到人事檔案資源共享，促進人事檔案管理事業(yè)持續(xù)健康快速發(fā)展。

信息社會人才流動越來越頻繁，人事檔案管理工作也變得越來越復(fù)雜，因此，人事檔案信息資源管理就更顯得尤為重要。如果能夠?qū)崿F(xiàn)人事檔案管理的信息化，無疑將會給高校檔案管理部門帶來很大的便利。這就需要把教職員工的人事信息實行統(tǒng)一、集中、規(guī)范的收集管理，建立分類編號管理、電腦存儲查詢等現(xiàn)代化、專業(yè)化的管理系統(tǒng)。高校人事信息管理為高校人事檔案管理和個人提供信息輸入、信息修改、信息查詢、工資調(diào)整、依據(jù)信息出具個人的基本檔案等服務(wù);為學(xué)院和個人提供檔案信息的收集、整理、保管服務(wù)。

二、高校人事檔案信息化管理的基礎(chǔ)及要求

高校人事檔案源于高校一切人事管理活動。追溯自有官吏選拔制度實施開始，人事檔案就已經(jīng)同步開始發(fā)展，經(jīng)過日積月累，其數(shù)量和種類逐步擴展，同時，高校人事檔案也在參照公務(wù)員檔案管理的基礎(chǔ)上，在領(lǐng)導(dǎo)的重視下，高校人事檔案管理也得到了較快的發(fā)展。

針對目前高校人事檔案數(shù)量大、內(nèi)容更新快、查詢頻率高、材料來源散、使用范圍廣、傳輸距離遠等一系列新情況新問題，進一步加速高校人事檔案管理工作向信息化、數(shù)字化方向轉(zhuǎn)變，利用計算機網(wǎng)絡(luò)存儲容量大、檢索速度快、傳遞方便、查詢快捷的特點，實現(xiàn)高校人事檔案管理工作的新跨越，是當(dāng)前信息化社會的必然選擇。

1.人事檔案管理信息化

目前，伴隨著計算機以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，過去傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)新形勢的需要，加速高校人事檔案管理信息化進程已經(jīng)成為共識。在高校人事檔案信息化管理中正確輸入教職員工人事檔案的相關(guān)信息是最關(guān)鍵也是最基礎(chǔ)的部分;將原有的紙質(zhì)型檔案實現(xiàn)電子型檔案的轉(zhuǎn)化，把人事檔案更多相關(guān)信息輸入到計算機中，依托電子手段構(gòu)建個人信息體系。并以此為基礎(chǔ)，建立更加準(zhǔn)確和完備的人事信息數(shù)據(jù)庫，快捷準(zhǔn)確地為相關(guān)部門提供人員基本情況及綜合信息服務(wù)，實現(xiàn)無紙檔案與原始檔案的相互協(xié)同配合，從而解決當(dāng)前人事檔案中存在的現(xiàn)實難題。

2.人事檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)化

整合人才信息資源是人事檔案社會化管理的目標(biāo)之一，人事檔案信息化整合的手段在于依托系統(tǒng)軟件支持，快捷方便地實現(xiàn)查詢、篩選和統(tǒng)計功能，以達到共享整合信息資源的目的。

人事檔案網(wǎng)絡(luò)化是指人事檔案電子化的基礎(chǔ)上，在遵循檔案保密規(guī)定的前提下，更好地利用網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢，全面實施人事檔案信息資源的異地共享。要有側(cè)重地加強專業(yè)人員的培訓(xùn)，使其成為既精通檔案業(yè)務(wù)，又能熟練運用相應(yīng)軟件的優(yōu)秀人才，進一步樹立創(chuàng)新觀念，不斷開拓創(chuàng)新，加速數(shù)字檔案的建立進程，加強技術(shù)處理，確保檔案保密，依托現(xiàn)代化手段為人事檔案提供更加高效的管理。

三、加強高校人事檔案信息化管理的對策

高校人事檔案信息化管理是組織系統(tǒng)信息化工作的重要組成部分，應(yīng)按照統(tǒng)籌規(guī)劃、資源共享、安全高效、分步實施、重點突破的原則，從以下幾方面入手，不斷提升信息化水平，完善信息系統(tǒng)，更好地為高校人事檔案管理工作服務(wù)。

1.完善平臺，實現(xiàn)資源共享

應(yīng)將高校人事檔案信息管理與干部選拔任用工作緊密結(jié)合，充分發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)在人事檔案管理方面的優(yōu)勢。加強網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，構(gòu)建信息平臺。以信息中心為樞紐，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理;對領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)處室進行授權(quán)開放、資源共享，實現(xiàn)信息服務(wù)的良性循環(huán)。充分利用現(xiàn)有資源推進人事管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化的進程。注重完善硬件設(shè)施，在信息收集和利用等方面加大投入，將信息技術(shù)應(yīng)用到干部選拔任用管理的全過程，以人事檔案信息化促進干部工作的民主化、科學(xué)化和規(guī)范化。

2.安全固本，加強人事檔案信息化建設(shè)

高校人事檔案信息的安全主要是檔案信息存儲安全和利用安全。要采取有效措施和技術(shù)手段，建立檔案數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)機制。在技術(shù)安全管理方面，做到檔案內(nèi)部局域網(wǎng)不連外網(wǎng)，以保證安全;要制定信息錄入、信息維護、設(shè)備管理、網(wǎng)絡(luò)維護等系列管理辦法和規(guī)定，確保系統(tǒng)的安全性、可靠性和可控性，以科學(xué)、規(guī)范、嚴密的制度來保證系統(tǒng)的可靠運行。

3.注重系統(tǒng)維護與管理，提升價值。

在日常管理維護中，本著方便、快捷、有效、實用的原則，充分發(fā)揮信息系統(tǒng)自動生成干部任免、調(diào)動審批表、干部名冊等功能，及時將教職員工的基本情況、人事變動、工作調(diào)動、獎懲情況、年度考核和到齡退休等引起的數(shù)據(jù)更新在軟件中進行改動，確保信息庫的“鮮活度”，實現(xiàn)人事信息日常管理的動態(tài)化和科學(xué)化，達到檔案信息數(shù)據(jù)新、資料全的工作標(biāo)準(zhǔn)。同時為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)了解教師隊伍現(xiàn)狀、師資隊伍發(fā)展規(guī)劃和日常管理提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)，提高工作的質(zhì)量和效率。

綜上所述，高校人事檔案的信息化管理工作應(yīng)以創(chuàng)新為核心，深化認識，開拓創(chuàng)新，進一步提高高校人事檔案信息化工作質(zhì)量和服務(wù)水平，使高校人事檔案信息化管理工作提升到一個全新的高度。我們應(yīng)該清楚地意識到，要真正實現(xiàn)人事檔案信息化管理的新發(fā)展，還必須從理論和實際方面做很多工作，新時期高校人事檔案信息化管理發(fā)展與建設(shè)需要廣大高校人事檔案工作者共同的探索與努力。