解難提效 讓Office 2016更順當

王志軍

很多朋友已開始使用Office 2016。雖然新版與2013版相比界面上差距不大，但使用中仍可能遇到些問題。如打開工作簿自動開啟空白窗口、郵件不能正常預覽Excel附件、找不到聯動頁面設置等。解決了這些問題，才能讓新版Office使用更順當。

1. 拒絕自動加載空白窗口

在使用Excel 2016打開工作簿文件時，除了打開指定的工作簿之外，有時還會同時打開一個空白窗口，關閉時需要一同關閉這個無用的窗口，令人不厭其煩。出現這個問題的根源是Backstage視圖與Excel 2016存在兼容性方面的問題。打開“Excel選項”對話框，切換到“保存”面板（圖1），在右側窗格取消“打開或保存文件時不顯示Backstage”復選框，確認之后關閉對話框。重新打開Excel工作簿，此時就不會再同時打開空白窗口了。此時可以再次打開“Excel選項”對話框，重新啟用“打開或保存文件時不顯示Backstage”復選框。

2. 郵件不能預覽Excel附件

職場用戶一般使用Outlook處理郵件，但遺憾的是Outlook 2016不能正常預覽Excel格式的附件，鼠標點擊時會顯示不能預覽的信息。而Word、PowerPoint、PDF等附件卻可以正常預覽。起初以為是信任中心設置的問題，打開“Outlook選項”對話框，切換到“信任中心”面板，在右側窗格點擊“信任中心設置”按鈕，打開“信任中心”對話框，切換到“附件處理”面板，在右側窗格點擊“附件和文檔預覽器”按鈕，在這里可以看到所有已經啟用的預覽器（圖2），“Microsoft Excel預覽器”赫然在目。難道每次需要打開Excel附件才能閱讀嗎？

用修改注冊表的辦法可解決這一難題。依次跳轉到“HKEY_LOCAL_MACHINE＼SOFTWARE＼Microsoft＼Office＼ClickToRun＼REGISTRY＼MACHINE＼Software＼Microsoft＼Windows＼CurrentVersion＼PreviewHandlers”，這里是Office所有組件的預覽器設置的位置。首先右擊選擇“導出”進行備份，接下來在右側窗格對各個字符串的鍵值數據進行修改：

項目： {21E17C2F-AD3A-4b89-841F-09CFE02D16B7}

數值： Microsoft Visio previewer

項目： {65235197-874B-4A07-BDC5-E65EA825B718}

數值： Microsoft PowerPoint previewer

項目： {84F66100-FF7C-4fb4-B0C0-02CD7FB668FE}

數值： Microsoft Word previewer

項目： {00020827-0000-0000-C000-000000000046}

數值：Microsoft Excel Previewer

重新打開Outlook 2016，現在就可以正常預覽Excel格式的附件。

3. Word無法設置聯動頁碼

此前，我們常為Word文檔設置“第幾頁共幾頁”的效果，但在Word 2016中已經找不到直接插入“第幾頁共幾頁”的選項，我們可以采取下面的方法。

雙擊頁腳區域，進入頁腳編輯界面，或者直接切換到“插入”選項卡，在“頁眉和頁腳”功能組選擇“頁腳”，向下拖拽滑塊（圖3），在這里選擇“網格”或“信號燈”的樣式，隨后可以在頁腳插入“1|1”或“1/1”的效果，接下來只需要手工添加“第”、“頁”、“共”、“頁”就可以了。

4. 提取信息效率低下

以往我們提取表格中的純中文字符效率比較低，如圖中的“半叉”、“大底”、“后跟”、“掛鉤”等（圖5），由于字符長度不一，無論分列或是使用公式，效果都不是很理想。如果在Excel 2016中依然用老辦法，工作效率還是難以提高。

其實在Excel 2016有更高效的錄入方法。首先在C列的C2、C3單元格分別手工錄入半叉、大底，注意必須是純手工錄入，接下來當在C4單元格錄入“后跟”的“后”字之后，后面的“跟”以及B4：B16的所有內容都已經出現在提示屏幕，單擊回車鍵，所有數據都會自動錄入。如果沒有發現這些提示內容，請打開“Excel選項”對話框，切換到“高級”面板，在右側窗格勾選“自動快速填充”復選框。

如果需要提取04、32A這樣的英文字符，也可以采取上述類似步驟。