制作傻瓜化智能表格

馬震安

讓Excel表格填寫更加智能化，這無疑會大大提高表格使用者的工作效率。數據到期自動提醒、單元格輸入自動簡化，這些都是我們希望實現的自動化效果。

日期到期前自動提醒

某公司是做租賃服務的，對于設備租金有欠款的客戶都要到期提前提醒，但是由于租賃的訂單量很多，人工查閱提醒信息很費力，所以希望設計到期自動提醒功能，可以根據租賃日期，提前幾天用顏色提醒，距離收款日期小于或等于7天的單元格變成黃色，距離收款日期小于或等于5天的單元格變成紅色，過期的單元格變成綠色（圖1）。

選中需要提醒的列（G列），選擇“條件格式→管理規則”，在彈出的窗口中點擊“新建規則”，在新彈出的窗口中選擇“使用公式確定要設置格式的單元格”，輸入公式“=AND（G1<>""，DAYS（$G1，TODAY（））<=5）”，點擊“格式”按鈕設置單元格的填充色為紅色，其他條件的設置與之類似。

單元格輸入自動替換

在向Excel表中輸入數據時，有些文本項目數據需要重復輸入（例如教師登記表中的職稱一項），按部就班地輸入比較麻煩，如果只輸入1個數字或字母就能自動代替所需文本項目，就會給工作帶來更大的方便。如果在職稱列單元格中輸入“0”后自動替換為“中學高級”， 輸入“1”后自動替換為“中學一級”，輸入其他數字后自動替換為“中學二級”，這樣輸入效率就飛速提升。

選中職稱列后，選擇“格式→設置單元格格式”，選擇“數字”選項卡中分類下的“自定義”，輸入“[=0]中學高級；[=1]中學一級；中學二級”。這樣，當在這列中輸入相應數字并回車后，就變成了相應的文本（圖2）。

或在Excel 2013中選擇“文件→選項”，在彈出的窗口中點擊“校對”中的“自動更正”，“替換”處輸入“0”，“為”處輸入“中學高級”，點擊“添加”；在“替換”處輸入“1”，“為”處輸入“中學一級”……這樣，當在單元格中輸入相應數字時，就會變成相應的文本了（圖3）。