推動公安檔案管理工作創新的實踐策略探究

文/梁光俏，中山市公安局

1 公安檔案管理工作中存在的問題

1.1 隊伍保障機制欠缺

檔案民警有別于警（探）長、法制和科管員等，崗位缺乏吸引力，缺少激勵機制，警力的不足造成了檔案民警的配制偏少。近年來，由于提拔、調任等因素，專業人員及檔案人才離任較多。上半年符合省廳抽考條件的檔案民警僅12人；個別單位只有管理民警，沒有實際操作民警，具體工作均由輔助人員開展，并且檔案人員隊伍老化問題嚴重，缺乏檔案專業管理人才。由于檔案工作見效慢，成效不明顯，部分領導缺乏檔案意識，對檔案管理工作重要性的認識不夠，檔案管理工作存在上級部門檢查時應付一下，以及“三年不歸，一歸三年”的現象。

1.2 忽視學習培訓，管理能力欠缺

受警力、精力的限制，目前公安機關基層檔案工作基本由內勤民警兼管。由于內勤人員承擔的工作任務不僅重而且雜，往往忽視對檔案知識的學習，對檔案整理、管理等業務知識一知半解，因此整理出來的檔案很難保證科學性、規范性。與此同時，由于檔案工作不斷推陳出新，而基層檔案管理人員業務水平還停留在過去，不能及時學習新的檔案業務知識與電腦業務技能，致使檔案管理人員思想觀念跟不上形勢發展的需要，缺乏積極進取、開拓創新精神，造成一些基層公安機關檔案人員不能適應檔案工作現代化管理的需要。加之基層公安機關長期不重視檔案干部的培養和使用，一些單位檔案干部（內勤）更換和調動頻繁，檔案干部隊伍缺乏穩定性，導致了檔案管理人員能力欠缺，與實際工作需要相“脫節”的現象。

1.3 公安領導對檔案管理工作重視度不夠，檔案管理人員的業務素質偏低

目前，檔案管理人員的管理意識淡薄，不積極、不善于對檔案進行充分利用是公安各個部門普遍出現的問題，其主要原因在于個別領導對檔案管理工作重視程度不夠，以為檔案管理部門就是養老的職位，檔案管理員是“倉庫管理員”，即使檔案管理人員的工作再努力，也不能和業務人員相比，而這都會在一定程度上打擊檔案管理工作人員的積極性，使其出現消極情緒，對檔案管理工作的進行也非常不利。

2 有效提升公安檔案管理工作的措施分析

2.1 強化公安檔案管理隊伍的建設

強化公安機關檔案管理隊伍的建設是做好檔案管理工作的重要前提。首先，公安領導層要具備較高的綜合素質，公安領導要從思想方面重視公安檔案管理工作，要具備歸檔意識，意識到公安檔案工作在公安機關中的重要作用。其次，還需要增加經費投入，改建檔案室的基礎設施建設，改善檔案部門的物質條件和保管環境，配置網絡、計算機等現代化設施，大力鼓舞檔案管理人員主動、積極地參與業務培訓，調動他們的工作積極性。此外，檔案管理人員還需要提升自身的綜合素質，愛崗敬業，轉變傳統的觀念，重視更新知識，以適應現代信息化時代需求。

2.2 創新檔案管理的模式

檔案管理的模式要與時代發展相適應。雖然我國公安機關在長期的檔案管理實踐中已經形成了一套完整的管理的模式，隨著信息技術在社會生產當中的普遍應用，以往的管理模式在檔案信息的收集整理和保存利用方面存在明顯的不足，遠遠不能滿足信息化和數字化的管理需求。因此，檔案管理當中要積極的運用數字化技術進行管理，這是檔案管理發展的必然趨勢。檔案管理人員要不斷強化信息化技術的應用能力，與時俱進的創新管理模式，以此來促進公安檔案在公安工作充分發揮其作用。比如：將原有的實體形式的文件、檔案等進行數字化，通過現代化信息技術手段進行有序地組織和精加工，對檔案材料進行處理，使檔案信息資源轉化成有關聯的、整體的、有效的的知識，從而促進知識創新，實現檔案管理模式的現代化。

2.3 制定行之有效的監督措施

在檔案利用中，要根據不同利用對象的不同目的，掌握其心理和思想動機，加強重點監護。有條件的檔案館室還可以安裝攝像監視器。對某些為獲取憑證而來查閱檔案的利用者，要防止偷撕或涂改檔案；對一些平時養成看書劃線或翻書沾口水之類習慣的利用者，要及時提醒。做好利用監督，還要做到三勤：一是嘴勤，勤宣傳利用檔案的制度與規定，勤與利用者交談，掌握其利用目的與動機；二是眼勤，勤觀察動態，置每個利用者于視覺之中；三是手勤腦勤，勤分析利用者的情況和利用效果，勤檢查被利用的案卷，勤督促利用登記制度的落實。要在利用者離去之前，仔細檢查翻閱被利用過的案卷和文件，發現問題及時查處，并在利用登記簿上備注說明。對于損毀檔案較為嚴重的違法行為，應及時報告有關領導，以便及時查處，挽回損失。

2.4 規范績效考核，推進檔案工作標準化

要完善各項檔案管理制度，從制度上對檔案工作進行保障。建立檔案工作質態檢查制度，進一步落實工作責任，實行責任倒查，做到誰指導、誰負責，誰接收、誰負責，聯系民警負全責，分管領導負總責，將檔案質態與部門、個人工作績效掛鉤；將檔案安全列入考核，對檔案室發生火災、滲水等事故造成檔案嚴重損毀的，檔案遺失、泄密造成嚴重后果的，沒有開展年度歸檔工作的，檔案保管存在重大安全隱患沒有得到整改的，視為檔案工作不合格，對檢查中發現的嚴重違反檔案法律法規的行為，要依法追究相關人員的責任。借鑒檔案業務考核競賽的相關做法，每年組織開展一次檔案工作質態檢查，評估年度工作，通報檢查情況，推動和促進檔案工作各項目標任務落實到位。積極爭取將檔案工作納入全局工作績效考評，提高制度規范的執行力。

3 結語

綜上所述，在當前大數據時代下，信息技術發展日新月異，公安機關檔案管理也應順應這一發展趨勢，不斷完善和創新管理機制，使檔案管理工作實現網絡化信息化，通過有效的措施促進公安檔案管理理念的創新，注重在管理當中引進新技術與新科技，不斷優化和創新公安機關的檔案管理，保證檔案在會發展提供當中發揮最大的價值，推動公安機關檔案管理工作的健康有效的發展。