基于Access和Excel的工程材料管理解決方案

沈　彬，陳中海，徐欣港，楊有為（.海洋石油工程（青島）有限公司，青島6650；.溫州科技職業學院，溫州5006；.大慶油田有限責任公司第二采油廠，大慶644）

基于Access和Excel的工程材料管理解決方案

沈彬1，陳中海2，徐欣港1，楊有為3
（1.海洋石油工程（青島）有限公司，青島266520；2.溫州科技職業學院，溫州325006；3.大慶油田有限責任公司第二采油廠，大慶1634143）

基于小型工程企業需求，探討以Access數據庫和Excel電子表格為工具，采用Access數據庫與Excel電子表格建立動態鏈接的方法，在公司Intranet網實現材料管理數據共享和分析。探討各崗位工程師Excel數據表結構的設計，以及在Access數據庫中建立查詢分析表的方法和種類。該解決方案簡單實用，并可以很好地提高各崗位工程師的工作效率，提高管理的敏捷性和準確性。

Access；Excel；材料管理

0　引言

對于一個石化工程項目，材料管理與控制至關重要，因為它貫穿于設計、采購、催交、驗貨、領用、施工等環節，涉及業主、設計單位、采購單位、供應商、建造單位等各個市場主體。在國內外都有大量的材料管理軟件系統，引進管理軟件并使軟件本地化存在費用高、部署時間長等問題。但對于中小型工程企業，通過使用Access數據庫和Excel電子表格，結合公司內網就可以搭建起一套簡易但高效的材料管理解決方案。

1　系統設計與實現方案

1.1系統整體架構

一般情況下，企業會建立Intranet網，以實現企業內部溝通、文件傳輸、資源共享等，因此分布在各個部門完成不同崗位功能的人員可以通過Intranet網將各自的勞動成果與大家分享。例如一個石油平臺的建造項目：在設計部門有各個崗位工程師，他們負責提交材料采辦料單和施工料單，在工程師的電腦里一般會使用Excel電子表格對其所提交的采辦料單和施工料單進行跟蹤和匯總，以進行方便自查，核對是否有漏采辦材料、漏開施工料單等情況；建造項目組的材料工程師會依據設計工程師開具的料單開展采辦申請、下發施工用料等工作，項目工程師和專業工程師會從各自的角度關注材料的采辦、到貨和領用情況，在項目組的工程師的電腦里一般也會使用Excel電子表格存儲其關注的材料信息；最后在倉儲部的庫管員的電腦里也自然會用Excel電子表格存儲著一份材料接收發放動態表。因此，不難看到這些不同崗位的人員在一個項目里都完成了特定的材料管理工作，他們都有自己的Excel表，存儲自己所需要登記、更新和分析的材料信息。這樣項目管理團隊可以使用Access軟件建立數據庫，將分散于各個崗位電腦里的材料數據表聯系起來，通過在Access數據庫中建立各種查詢報表，以實現各個崗位對材料信息查詢、分析和校對等需求。系統整體架構如圖1所示。

1.2數據表文件設計

一般情況下使用Excel電子表格進行材料管理時，對于表格的列標題名稱、數據格式都比較隨意。但是如果要將Excel電子表格作為外部鏈接數據表與Access建立數據庫，那么就要對它的列標題名稱(等同于數據庫表的字段名稱)、數據格式進行定義，因為它其實已經成為了一個數據庫文件，不同的是Access數據庫僅有讀權限，沒有寫權限。

另外，Access數據庫也許僅僅是使用Excel模板文件中的特定的幾列數據，這些列的列標題名稱和數據格式是不允許修改的。當然該數據表的所有者可以添加其他列，以便記錄其他詳細信息，方便自己辨識和管理，這樣做不會影響系統的正常使用。

圖1　基于Access和Excel工程材料管理解決系統軟/硬件架構

（1）設計部材料管理表設計

設計工程師材料管理的主要任務是維護設計物料碼表、提交材料采辦料單和下發施工料單，所以設計工程師應該建立物料碼跟蹤表、采辦物料跟蹤表和施工物料跟蹤表。

物料碼跟蹤表應該包含：物料碼、物料類別、物料長描述、若干物料屬性。物料碼維護和管理是實現科學物料管理的基礎，該表記錄了所有已經應用于指定項目的物料碼清單、類別和長描述，該表將在后面的查詢表設計里被廣泛應用。采辦物料跟蹤表應該包含：物料碼、若干物料屬性、采辦料單號、采辦料單名稱、采辦數量、單位、采辦依據和采辦日期等字段。在采辦物料跟蹤表中，物料碼、物料長描述、采辦料單號、采辦數量、單位共5個字段是外部數據庫字段，必須保持列名稱和數據格式；若干物料屬性、采辦料單名稱、采辦依據和采辦日期等是內部輔助性字段，方便設計工程師自己查詢、添加、更新時使用。施工物料跟蹤表應該包含：物料碼、若干物料屬性、施工料單號、施工料單名稱、施工數量、單位（與采辦物料跟蹤表中的單位保持一致）、對應采辦料單號和開料日期等字段，其中物料碼、施工料單號、施工數量、對應采辦料單號和開料日期是外部數據庫字段，其余是內部輔助性字段。

設計工程師在其工作過程中跟蹤好物料碼跟蹤表、采辦物料跟蹤表和施工物料跟蹤表非常重要，因為設計階段所犯下的錯誤，都會影響到后續的采辦、領料和施工階段。但是如何幫助設計工程師少犯錯誤呢？除了其他板塊的同事反饋問題之外，最重要的是設計工程師要建立自查分析表。設計工程師可以通過公用的Access數據庫檢查如下問題：①所有的已采辦物料碼是否都已在物料碼跟蹤表中登記？②物料碼跟蹤表中是否存在物料碼系統錯誤？例如一碼對應多個物料或多碼對應一物料等問題。③施工料單總數量是否已經超過了采辦料單總數量？即需要檢查是哪個環節存在統計錯誤，發現錯誤后需立即開展補采工作。④材料到貨數量是多少？設計工程師在開施工料單時可能需要先關注一下該施工料單的物料到貨情況。因此為了回答上述四個問題，應該在Access數據庫中建立對應的四個查詢報表，根據設計工程師的查詢需求返回匯總分析后的數據結果，以便滿足其自檢、分析、統計和分發等需求。

（2）項目組材料管理表設計

四是具有監測控制功能。現階段，幾乎所有的電氣自動控制系統均配置了監測控制功能，其目的就在于更好的監管生產過程。當系統在工作時段出現異常時，檢測系統便會對外發出警報，提醒現場作業人員及時撤離，以保障工人的生命安全。

項目組的材料管理任務主要是由各專業材料工程師和各專業現場協調完成，材料工程師的主要任務是：辦理采購申請、材料催交、組織材料驗貨、跟蹤材料到貨和驗貨結果等，專業現場協調的主要材料管理任務是：檢查已下發施工料單中的材料領取情況、檢查新下發施工料單中的材料到貨情況及到貨計劃、分析材料是否影響現場施工等問題。

因此項目組的材料工程師應該建立并跟蹤好一張歸屬于他的跟蹤表，即材料到貨、驗貨、合格材料數量跟蹤表。該跟蹤表應該包含：物料碼、物料類別、若干物料屬性、采辦料單號、采辦料單名稱、采辦數量、單位、要求到貨日期、實際到貨日期、到貨數量、合格數量、未到數量等字段。其中物料碼、采辦料單號、采辦數量、單位、到貨數量、合格數量是外部數據庫字段，其余是內部輔助字段。對于專業現場協調需要建立一張歸屬于他的表，即施工料單領料優先順序表，該表表明了領取施工料單中的材料的先后順序，以指導倉儲發料和現場領料工作，也便于系統分析出每個施工料單的缺料情況，便于開展有目標性的材料催交工作。該表包含：施工料單號、施工料單名稱、下發時間、領料優先級等信息。其中施工料單號和領料優先級是外部數據庫字段，其他是內部輔助字段。

另外，項目組的項目工程師對于材料的管理應該更加具有前瞻性，項目工程師應該考慮按照四級計劃何時應該收到詳細設計文件，并安排加設工程師開展材料采辦工作，以及確定相關材料采辦策略等問題。

（3）采辦部材料管理表設計

采辦部的采辦工程師的主要工作是跟蹤收到的每一個采辦料單的過程狀態，包括收到采辦料單日期、定標日期、要求到貨日期，廠家回復到貨日期，實際到貨日期等信息。因此采辦工程師應該建立一張歸屬于他的跟蹤表，該跟蹤表應該包含：物料碼、物料類別、若干物料屬性、采辦料單號、采辦料單名稱、采辦數量、單位、要求到貨日期、廠家回復到貨日期、實際到貨日期。另外，采辦工程師還需要跟蹤每一個采辦訂單的跟蹤表，將描述訂單號與采辦料單號的關系，以及訂單的具體狀態。

（4）倉儲部材料管理表設計

材料發放與登記是倉儲部庫管員的工作，庫管員需要對每個施工料單中的材料項的發放數量、領料人、領料時間進行登記。因此該跟蹤表應該包含：物料碼、物料類別、若干物料屬性、施工料單號、施工料單名稱、領用數量、領用單位、領用人，領用日期、領用單號等字段。

（1）從Excel數據表動態鏈接到Access數據庫

在各個崗位人員按照規定模板建立好各自的材料管理跟蹤表并填寫好最新的信息后，就可以通過在Access數據庫中建立動態鏈接表的形式將Excel數據表中的數據自動讀取到Access數據庫中，以便在Access數據庫中建立各種查詢表，統計分析出各種材料狀況結果。

（2）設計工程師查詢表設計

屬于設計工程師的數據表有三個：物料碼跟蹤表、采辦物料跟蹤表和施工物料跟蹤表。首先設計工程師要保證物料碼體系的完整性，即物料碼跟蹤表里的物料碼應該包含所有的采辦物料跟蹤表里的物料碼，采辦物料跟蹤表里的物料碼應該包含所有的施工料單跟蹤表里的物料碼，因此需要建立相應查詢表反饋物料碼體系不完整的地方；其次設計工程師需要查詢是否有漏采辦物料的情況，即該物料在施工物料跟蹤表里的總和已經超過了采辦物料跟蹤表里的總和。

（3）材料工程師查詢表設計

材料工程師的查詢表設計可以更加多樣性，可以通過Access軟件根據自己的需要設計查詢表。可以設計用于匯報的匯總報表，例如匯總出采辦管線總長、已到貨管線總長、已驗貨管線總長和已合格管線總長；也可以設計查詢某一類管件的到貨情況，顯示該類管件在每一個批次采辦料單中的到貨情況；還可以根據目前施工料單缺料的情況，反推出所缺物料是在哪個批次的采辦料單里采辦的，形成缺料物料催交信息表，可以將該催交信息表發給相關采辦工程師，以便其依據采辦料單號和訂單號催交材料。

（4）采辦工程師查詢表設計

采辦工程師的查詢表設計主要是方便采辦工程師查詢采辦料單與訂單號之間的對應關系，以及每個訂單對應材料的到貨情況；也可以通過訂單號，查詢出其對應的采辦料單號集合，以及每一項材料的要求到貨日期、目前采辦狀態等信息；最后也同樣可以匯總出采辦物資的匯總信息報表。

（5）項目材料狀況分析表設計

對于項目經理、項目工程師和項目協調等，可能需要查詢某一物料的采辦料單發出日期、到貨日期、驗貨日期、到貨數量、合格數量、領用數量、庫存剩余數量等綜合信息時，可以建立對于某一物料的狀態分析報表，用于具體的分析工作。另外，也可以編制匯總報表，統計出整個項目采辦總量、到貨總量、驗貨總量、合格總量、領用總量和剩余總量，用于對項目的材料狀況進行宏觀分析。

2　結語

基于企業Intranet網，采用Access數據庫與Excel電子表格建立動態鏈接的方法，實現各崗位數據相互讀取，并用Access數據庫中的查詢表建立各種分析和匯總數據表，提高各崗位工程師的工作效率，提高管理的敏捷性和準確性。

[1]王開華，湯自輝，臧柏齊，孫廣偉，錢伏華，朱國棟.核電建造管理信息系統MISNPC的創新與應用.核科學與工程,2009，06(2)

[2]管延敏，周洋.基于VB.NET的船舶建造管理信息系統設計.船舶工程,2012,12(12)

[3]秦亮.基于信息技術的橋梁建造管理系統的實現.信息通信,2014,02(3)

Access;Excel;Material Management

Solution of MaterialManagement Based on Access and Excel

SHEN Bin1，CHEN Zhong-hai2，XU Xin-gang1，YANG You-wei3
（1.Offshore Oil Engineering(Qingdao)Co.,Ltd.,Qingdao 266520；2.Wenzhou Vocational College of Science and Technology,Wenzhou 325006 3.Oil Recovery Plant No.2,Daqing Oilfield Co.,Ltd.,Daqing 163414；）

Considering the small company's need,uses themethod of dynamic link between Access database and Excel data file,analyses and manage thematerial requisition,procurement and issue activity.Discusses the designmethod of the columns of Excel date files,and designs the query table of Access database.The solution is simple but useful,and it can promote the efficiency of engineer's work and accuracy ofmanagement.

1007-1423（2015）15-0053-04

10.3969/j.issn.1007-1423.2015.15.014

沈彬（1983-），男，浙江金華人，碩士，中級工程師，從事領域為海洋石油工程建造管理

陳中海（1980-），男，浙江溫州人，碩士，講師，研究方向為自動化控制

徐欣港（1983-），男，山東萊州人，本科，研究方向為海洋石油工程建造項目計劃控制

楊有為（1983-），男，黑龍江大慶人，本科，中級工程師

2015-04-07

2015-05-04