內部管理結構視角下企業督查督辦工作機制的探索與研究

摘 要：文章從內部治理結構的視角對督查督辦工作機制進行研究，重新審視新時期下的企業管理方式、管理效率，對已有的督查督辦工作研究成果作一番梳理，從新的角度對督查督辦工作進行思考和探索，提出督查督辦工作的管理設想及其實現服務和管理互動功能的實踐途徑。

關鍵詞：企業管理；內部治理；督查督辦

督查督辦機制是企業內部治理結構中的重要一環，能起到推動工作、督促落實、促進改革的重要作用。但在長期實踐中，督查督辦工作在企業內部治理結構中比較缺失，沒有得到應有的重視或者實現高效運轉。隨著互聯網時代的到來，隨著改革的不斷深入，改革企業內部治理結構，進一步推進企業權力分配改革，受到越來越多的關注。通過對督查督辦工作進行系統性、理論性的功能研究和實踐探索，有利于進一步做好企業督查督辦工作，推進企業內部治理結構調整，推動企業完成相應的改革轉型。

一、治理結構概述

“治理”概念的提出來自企業問題的研究，目前“治理”方面的研究已經深入到國家、企業等各種組織中，相關的研究角度大致從以下幾個方面來進行：一是從管理理念創新的角度進行研究；二是從運行機制現狀來展開研究。一般認為要用制度創新和機制創新設計理論來探索現代組織結構，并進行創新和實現高效機制。

治理結構實際上是組織內各種權力的組織、分配和運行，是一個組織中相關利益群體的互相作用和聯系，它通過配置和運作權力和來達到組織內的關系平衡，以有效保障組織的穩定運行和持續發展。同時，治理結構既包括外部的治理結構，也包括內部的治理結構，因此要通過制度的設計和實施，通過優化內部各種相關權力，積極與外部的社會、政府、市場等各種影響因素進行整合，最終實現的良好治理。

因此，治理結構是企業達到管理目標的手段，是用以協調企業各階層相關利益方關系，確保企業的持續、穩定的發展。所以，從企業內部治理結構的視角對督查督辦工作進行研究，是在新時期下對企業管理方式、管理效率的重新審視，既可以對已有的督查督辦工作研究成果作一番梳理，又可以從新的角度對督查督辦工作進行思考和探索，對于進一步做好企業督查督辦工作，推進內部治理結構調整，具有一定的理論和現實意義。

二、督查督辦工作要點分析

督查督辦是企業管理的重要一環，在企業運行過程中經常發揮關鍵性作用，它是貫徹企業決策層精神，保證企業戰略有序實施，穩步推動工作落實的重要途徑，同時，也是企業加強管理、監督各部門執行力的有效手段。督查督辦工作的核心是協助、協調相關部門按時保質完成企業相關決策和規劃。

督查督辦的內容非常廣泛，大體可分為兩類：一是決策層部署的工作和企業的重點工作；二是企業統一部署的階段性重點工作；督查督辦工作的流程一般有立項、承辦、催辦和辦結反饋四個環節，；督查督辦工作的方法一般有專項督查、跟蹤督查、聯合督查和現場督查四種形式；督查督辦工作的原則應該遵循“突出重點、積極主動、嚴格時限和注重實效”四個原則。督查督辦工作要科學運用各種管理手段，創新工作方法，全面提升企業協調、溝通能力，保障決策和相關戰略的實施，推動企業持續發展。因此，如何結合新的時代要求，創新督查督辦工作，應該成為當前的一個研究方向。

三、辦公室應成為督查督辦工作的運轉機構

從企業組織機構的職能職責劃分上來看，督查督辦工作應放在企業承上啟下、指揮協調的辦公室，督查督辦工作應成為辦公室的職能之一。

從目前督查督辦的內容來看，涵蓋了企業決策層決議、年度工作重點、各階段戰略規劃的貫徹實施、階段性工作重點以及突發性大事項的推進，涉及到企業管理工作的各個方面，并且隨著企業發展的加快督查督辦事項數量快速增多。然而，國內多數企業只在督辦事項發生時臨時組建工作小組進行處理，并沒有將督查督辦工作常態化。這種臨時的工作小組難以適應當前背景下企業快速發展的需要，暴露出多方面的問題：

首先，此種情況下的督查督辦工作小組由于是因事臨時組建，因此各人員間需要一定的磨合，導致組織松散，工作推動上權威性不夠。在推進企業重大決策和重點工作時，需要調配、協調企業內各方資源，甚至需要溝通、聯絡企業外各相關組織進行協助、共同攻關。而臨時工作小組將直接導致在督查督辦過程中各人員缺少相關工作經驗，協調能力不夠，工作流程粗糙，進而影響督查督辦的效率，有時會引起各部門間的沖突和矛盾，最終導致工作進展和質量都無法保證，延誤督查督辦事項的進展。

其次，由于臨時組建的督查督辦小組只是由具體事項而組建，缺乏對企業長期戰略和重點工作的跟蹤督辦過程，對企業整體規劃認知不夠，因此，對各項督查督辦事項的聯系性缺少認識，缺少有效的工作預案，導致效率降低；而在督辦事項完成之后，也缺乏必要的歸檔總結，對事項反饋無法及時整理進企業制度和工作流程，對督辦事項中相關人員發揮的作用和責任無法明確確定和系統評價，導致工作短期化，效果大大減弱，對企業長期發展缺少促進。

另外，臨時督辦工作小組由于是針對特定事項而成立，因此，對于常規督辦事項缺少系統性督辦，也無法應對大形勢下督辦事項分類細化、種類復雜化的需要。

由于以上各種原因，企業應有專門團隊負責日常督查督辦工作的平穩運行。而從企業的管理體系和機構設置來看，總裁辦公室或行政辦公室，是企業運行的指揮系統和協調機構，能有力推進各類督查督辦事項的協調和落實，能有力協調企業各相關部門，能有力溝通企業外相關組織進行協作。因此，督查督辦工作應成為辦公室的常規職能，要在企業督查督辦工作的開展中處于核心位置，在各項督查督辦工作中發揮應有的重要作用。

四、辦公室在企業督查督辦工作中承擔的職能

將督查督辦工作作為企業辦公室的常規工作，有利于系統性開展督查督辦工作，精細化督查督辦工作方式，加強督辦力度，變被動為主動，提升工作效率。企業辦公室督查督辦工作管理職能可以分為以下幾個部分：

1.擬辦

在企業決策層做出重要決策事項、工作部署及其他批（交）辦事項后，由辦公室根據督查督辦內容和工作分工，經辦公室主任提出擬辦意見，必要時，呈送主管領導審簽。在辦理過程中，應當著重梳理督辦事項對企業整體戰略規劃的作用，注重二者之間的聯系，予以及時協調解決，同時要能推動企業整體規劃的逐步落實。

2.交辦

辦公室將督查督辦事項通知承辦部門辦理，應明確時限、責任及要求。其中，溝通和協調是辦公室在這一階段的重要任務。尤其是跨部門聯絡、協調，需要有完整的協調機制和全面的溝通手段，要建立健全相關工作制度，為有條不紊地推進工作提供保障。

3.督辦

在督查督辦事項交辦相關部門后，辦公室應及時掌握承辦單位的落實情況，隨時就各督辦事項的落實進度對相關部門進行監督，保證督辦事項的有序推進。要發現、反映和協調解決辦理過程中出現的矛盾與問題；對不能及時完成的事項要進行催辦。

4.辦結、反饋及歸檔

督查督辦事項完成，應由承辦部門提交相關情況報告，辦公室應進行嚴格審查，狠抓落實。因特殊事由難以在規定時間內辦結的，要進一步溝通協調，決定是否準予延期或采取相應措施。辦理情況和辦理結果需向決策層反饋。辦公室應對辦結事項進行分析綜合，及時匯報落實情況，將有關材料按文書檔案管理要求立卷歸檔。此外，督查督辦工作還應承擔向決策層提供相關決策咨詢的職責，根據督查督辦過程中發現的問題和采取的措施，提出企業發展相關建議。

在督查督辦工作告一段落，辦公室應進行綜合分析，要認真分析日常工作中存在的管理漏洞，在協調、溝通過程中發現后，應整體予以整改，對相關責任人進行追責。此外，除常規工作外，針對影響重大、涉及面廣、持續時間長的復雜工作任務，也可不定期進行聯合督查。開展聯合督查應從相關職能部門抽調人員參與督查，組成臨時督查小組，按照專項督查的相關程序開展督查工作。

五、辦公室督查督辦工作流程

企業常規督查督辦主要采用電話督辦、下發督查督辦通知單和質詢單等常規手段。但在實際工作中，常規督辦閉環效率不高、職能無法充分發揮。具體表現在：一是督查督辦執行的力度不夠、效果不佳，現有督查督辦模式不能很好地適應新的管理形式。二是職能部門對職能范圍內督查督辦和相關會議精神執行落實的力度不夠，各督辦部門形成聯合督查組織較少，不能很好地發揮督查督辦合力。三是監督考核不到位，工作不閉環，運轉速度慢，執行力弱。

因此，隨著信息化時代的到來，應以信息化督辦模式來提升管理效率，推進工作開展。要充分利用計算機技術、網絡技術和辦公管理技術，基于企業管理流程，開發辦公管理軟件。實現督查督辦的自動化管理，將各類督查督辦事項全部納入信息化平臺管理，充分利用信息化手段，提高閉環管理效率，實現無紙化、自動化、現代化辦公。

企業將年度重點工作、階段性重點工作全部納入管理系統實行信息化督辦，在實際運行過程中，由辦公室發起督查督辦內容和具體要求，經相關領導審批，系統將自動發送至承辦部門和相關領導，并自動進行郵件和短信提醒，第一時間完成督辦任務的快速流轉。承辦部門根據任務要求，迅速落實并在辦結后填寫完成情況，系統將自動提交反饋至相關領導和督辦部門，大大提高了信息傳遞和管理效率。凡是在規定時限未完成的工作或未達到督辦效果的，系統自動轉入過程督辦單并記錄備案，承辦部門需在做出相應情況說明，系統將繼續進行督辦，直到工作完全辦結。

辦公室督查督辦工作職能從時間上看具有漸進性，隨著事件的發展，各項管理職能逐項發揮作用（如下圖所示）。

督查督辦工作流程圖

由以上流程圖可以看出，企業督查督辦工作的重點在于溝通、協調，這也應當成為辦公室日常工作中一項重要的常規工作。

正確認識督查督辦工作在企業內部治理結構中的地位和作用，加強和完善辦公室的督查督辦職能，能夠有效推進企業工作進展，提升工作效率，對于保障企業發展的穩定、推進企業的綜合改革能起到至關重要的作用。

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作者簡介：張毓珊（1984- ），女，吉林省吉林市人，中國人民大學商學院碩士研究生，主要研究方向：企業管理、財務金融