網絡信息時代中學會計檔案管理工作的注意事項

張娜

摘 要：會計檔案管理是財會工作的最后一個環節，隨著網絡信息時代的來臨，當前中學會計檔案工作實現了電子化管理，同時也帶來了檔案管理工作在存儲介質、存儲環境、管理內容和人員素質的新變化，所以需要會計檔案管理人員注意檔案管理工作中的一些事項，保證檔案管理工作的順利進行。

關鍵詞：網絡信息時代；會計檔案管理；注意事項

20世紀中期以來，信息技術得到突飛猛進的發展，特別是互聯網及電子商務的廣泛應用，人類已進入了網絡信息時代。信息網絡技術的發展帶來管理的現代化，要求財務管理人員不僅要具備現代財務管理的理論和方法，還應具備計算機軟件的應用技能，建立各種分析決策模型，達到合理利用核算信息、外部信息，提高財務水平的目的。在中學的財務管理工作中，會計電算化已得到普及，而且會計檔案管理工作包括檔案管理（電子檔案和紙質檔案）、會計數據、程序文件和其他會計核算資料。本文主要就信息時代下中學會計檔案管理工作中的注意事項展開論述。

1 網絡信息時代中學會計檔案管理工作的新變化

1.1 存儲介質的變化

傳統的會計檔案主要依靠紙質文本來存儲和處理日常業務，而網絡信息時代，會計檔案管理轉為依靠計算機和其他磁性介質進行。

1.2 管理內容的變化

會計檔案存儲形式的變化，出現了紙質與電子文檔并存的管理模式，所以相對于傳統會計檔案管理，網絡信息時代會計檔案管理變得更加復雜。隨著計算機相關技術與軟件的不斷升級更新，人工操作工程逐漸被智能化管理所取代，而且紙質與電子文檔共存的管理模式同其他系統之間的聯系更密切。

1.3 人員素質的變化

傳統的會計檔案比較直觀，而網絡信息時代的會計檔案主要存儲于計算機和其他磁性介質中，所以管理人員必須懂得使用計算機軟件和其他介質的方法，并不斷學習跟上軟件的更新速度。

1.4 檔案保存環境的變化

由于存儲介質的變化，使得會計檔案的保存環境發生變化，不再限于傳統檔案管理的防火、防潮工作，而且要注意存放環境、存儲信息的有效期限、保存介質質量等因素，磁性介質中的數據易受損壞難恢復，所以管理人員要時刻關注檔案的安全性、系統性、專業性和完整性。

2 網絡信息時代中學會計檔案管理工作的注意要點

2.1 重視會計檔案管理工作

網絡信息時代，一些中學對會計檔案管理工作不夠重視，無視對電子會計檔案的管理，導致這項工作缺乏集中的統一管理，會計檔案保管不符合要求。有些學校疏于對會計檔案的管理，沒有配備專業管理人員，結合本校的檔案管理制度也沒有制定，如遇上級檢查也只能突擊一下，平時的檔案管理工作不到位。

一個單位的會計檔案水平可以反映出其會計工作的水平，因此，中學各級負責人，尤其是主管會計檔案管理工作的財會部門負責人，應提高對會計檔案管理工作的重視，要帶領部門工作人員學習貫徹檔案管理的法律法規，提高工作能力，同時自己要有會計檔案管理和對檔案管理工作負責的意識。

2.2 提高檔案管理人員的素質

中學財會人員崗位流動比較頻繁，電子檔案管理人員的素質參差不齊，有些人員不能適應工作的需要，使檔案管理工作面臨較大的困難。在這種情況下，應提高會計檔案管理人員的素質，以適應工作的要求，重視對電算化會計檔案的管理。認真學習、掌握會計檔案管理的具體要求和辦法，嚴格按照會計檔案管理辦法來收集、組卷，做到檔案目錄清晰、案卷標題詳實、保管檔案規范，方便檔案的查找和利用。同時，要定期打印輸出會計數據，對會計電算化系統的軟件程序和文檔資料進行保管，及時向檔案室歸還有關電算化軟件的磁盤、光盤，以免丟失。

規范中學檔案管理工作，根據檔案工作業務量的增加，加大對檔案管理工作的投入，學校相關部門要在學校財務預算中安排專項資金，用于購置會計檔案所需的設備和資料，比如檔案盒、檔案柜、計算機、光盤刻錄機及掃描儀等，改善會計檔案管理工作的環境及條件。重視對會計檔案管理人員的業務培訓，學習《檔案法》、《會計檔案管理辦法》和檔案管理的基本知識，熟練運用與會計檔案管理有關的計算機和財務軟件。增強會計檔案管理人員的責任心和自覺性，按照規范工作提高檔案管理質量。

2.3 軟件和硬件的升級要與時俱進

電子會計檔案的使用依賴于計算機的硬件和軟件系統。在科技進步的同時，信息技術的更新升級速度非常快，包括計算機財務軟件的升級、硬盤存儲量的加大、新編碼方式的出現，導致文件格式由于老化，無法在新編碼方案下讀取，所以，在中學會計檔案管理工作中應該及時的更新升級信息技術，做到與時俱進的升級軟件和硬件系統。

2.4 實現電子檔案多備份管理

網絡信息時代，保證會計數據真實、準確、安全的重要措施就是電子會計檔案的備份和恢復。電子檔案管理人員要養成數據備份的習慣，同時為防止磁性介質磁性損壞導致數據丟失，要根據會計數據的業務量定期對檔案進行檢查和拷貝。會計檔案管理人員應該定時對電子檔案進行雙備份或多備份，將備份的數據與原數據分別放在不同地點的兩個會計電子檔案保管室，實現電子檔案備份的制度化及規范化。

2.5 注意保密工作，保護數據安全

會計檔案管理工作主要是監督和保證按照學校要求生成各種檔案，同時保證檔案的安全保密及合理利用，學校財務會計部門應制定針對本校檔案的管理制度、安全保密措施。對于具有磁性的磁盤、微縮膠片等會計檔案，應當定期檢查和復制，防止磁性介質中檔案的丟失，有條件的學校針對檔案或者會計資料可選用光盤進行復制或保存。對磁性介質檔案的借閱手續進行嚴格管理，未經相關領導批準，不得外借，對于借閱歸還的介質檔案進行認真檢查，防止病毒感染和數據的損壞更改。

3 總結

隨著網絡信息系統、電算化系統在中學財務工作中的應用，尤其是在會計檔案管理中的運用，一方面給會計檔案管理人員的日常工作帶來了便利，另一方面也對會計檔案管理人員提出了更高的要求，分析了解網絡信息時代中學會計檔案管理工作的注意事項，為今后的檔案管理工作提供理論依據和借鑒方法，實現中學會計檔案管理工作的專業化、安全化、系統化、專業化和完整化發展。

參考文獻

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