高校學生檔案管理與大學生就業的相關性

武潔

摘 要：高校學生檔案是大學生在校期間所有活動的總和，包括學習、生活和各種社會實踐，是大學生求職的重要憑證，也是用人單位對該學生進行全面了解的重要途徑。因此，在現今就業壓力日益增長的年代，做好高校學生檔案的管理工作對促進大學生就業具有重要的作用。本文以大學生檔案管理在大學生就業中的作用為基礎，對加強大學生檔案管理的途徑進行了有效的探討。

關鍵詞：高校學生檔案管理；大學生就業；相關性

大學生檔案是大學生生涯的全記錄，是伴隨大學生一生的重要原始材料，也是用人單位選拔人才、考核人才的重要依據，對大學生的職業生涯具有重要的意義。近年來，隨著大學生畢業生人數的逐步增加，大學生就業壓力也日益增大，大學生提升自身競爭優勢的關鍵途徑之一就是通過自己的校園活動優化自己的檔案。因此，高校學生檔案對促進大學生就業來說具有重要的意義。

1 大學生檔案管理在大學生就業中的作用

（一）為畢業生和用人單位提供檔案查閱服務

用人單位在選拔人才時更注重的是人才的能力，通過單位考核，學生的各種能力得不到全面的體現，因此，用人單位就需要借助一定的工具對所需人才進行了解，這個工具就是學生檔案。大學生在校期間所有的活動均會容納到檔案中，包括：學習檔案材料（能全面反映學生在校學習情況）、社會活動表現（全面反應學生的綜合素質）、黨員材料（反映學生的思想政治素質）、體檢表（反映學生的身體狀況）[1]。用人單位以此為標準能夠對學生進行全面的了解，能夠對學生的實際情況進行綜合評價，因此，大學生檔案能夠為用人單位提供有效的檔案查詢服務。

（二）做好畢業生檔案的轉遞工作

大學生檔案管理的重要內容之一就是檔案轉遞。在大學生畢業確定工作單位之后，學校就要將大學生的檔案轉發給大學生的工作單位予以保存，以為學生的職業生涯服務，為學生參加社會保險提供重要的依據。同時，如果大學生在畢業之后沒有找到合適的工作，學校就要將大學生的檔案轉到相關的人力資源管理中心進行保管。大學生檔案對于大學生來說至關重要，學校做好畢業生檔案管理工作，能夠有效的保證檔案轉遞的完整性和安全性，能夠避免檔案在轉遞過程中發生遺失，對檔案轉遞工作的有序開展具有重要的意義。

2 加強大學生檔案管理，促進大學生就業

（一）轉變觀念，加強學生檔案材料的收集工作

大學生檔案是聯系高中升學考試檔案和干部人事檔案的橋梁，具有明顯的兩個特點，分別是相對穩定性和定期轉移的流動性[2]。加強大學生的檔案材料管理，必須先轉變思想觀念，提高對學生檔案管理工作重要性的認識，并加強對學生檔案材料的收集，這作為學生檔案管理的重點和難點，需要采取措施不斷完善。關于檔案的收集，主要應該包括以下幾個方面：學業狀況、行為表現、身體素質、技能水平、社會活動成果以及信用狀況[3]。在學生檔案的收集中，應將其作為重點內容，完善大學生的檔案內容，并在計算機輔助管理系統的幫助下，實現檔案管理的規范化、科學化和合理化。為了加強對學生檔案材料的收集，應該不斷完善輔導員評語量化制度，加強學生平時表現和能力等各方面材料的收集力度，建立跟蹤式全過程動態管理模式，并將各項指標不斷量化，規范大學生檔案的整理過程。

（二）組建檔案管理網絡，規范大學生檔案管理工作

對于大學生檔案管理工作的規范化，需要建立一支高素質的學生檔案管理團隊，確保學生檔案的資料完整、整理規范和歸檔及時。現階段，隨著教育的大眾化，高等院校的辦學規模和辦學水平也不斷走向“高”“精”“尖”，為了與這種現狀相適應，大學生檔案管理人員也應該不斷提高自身素質，熟悉學生工作，掌握學生檔案管理的規律，加強與輔導員的聯系，確保收集和整理后的資料能夠及時歸檔，保證檔案的完整性和時效性[4]。為此，學生工作處和各學院都應該選擇思想道德素質和業務素質過硬的學生干部來協助完成學生檔案管理工作，組成以學生工作處為中心，各二級學院共同參與的學生檔案管理網絡，不斷明確高校大學生的檔案管理，促進歸檔的規范化。

（三）創新機構，實現大學生檔案管理信息化

高校學生檔案要全面反映學生在校期間的各種動向，因此，為了保證檔案的完整性和有效性，要對其進行動態化管理[5]。學生檔案的動態化管理如果僅通過手工抄寫來完成，需要耗費大量的人力和物力。因此，高校要創新機構，以計算機技術和互聯網技術為基礎，引進先進的學生檔案管理軟件，以院系、專業、班級、學號為基礎進行分類，建立電子化的檔案儲存系統，在新生入校之后將其所有的材料輸入該系統，之后對其進行追蹤，將其在校期間的所有情況反映在該系統中，以實現對學生檔案的動態化管理，以提高學生檔案的管理水平和管理效率。

實現高校大學生檔案的信息化管理，除了要引進先進的電子檔案管理軟件和系統之外，還要培養和引進相關人才。首先，高校要對檔案管理人員進行培訓，使其熟悉信息化檔案管理軟件的使用方法和使用流程，以做好電子檔案的管理工作；其次，高校要鼓勵檔案管理人員深入學習信息化檔案管理的相關知識，以完善檔案管理人員的知識系統；再次，高校還可以引進相關的信息化檔案管理人才，以保持高校檔案信息化管理的先進性，同時還可以保證信息化檔案管理的安全性，以防檔案信息發生泄露。

（四）做好管理審核工作，發揮其在畢業生擇業中的作用

高校要以學生畢業時間為準，安排統一的時間對學生的檔案進行整理。在對學生檔案進行整理的時候，要確保將由計算機管理的學籍檔案和學生在校表現的紙質檔案容納在內，在對檔案進行打印的時候要統一格式，統一紙張類型，統一字型和字號。在對檔案進行整理時，要對其進行科學的分類，一般情況下，檔案分類要以學生的基本情況、科學文化素質情況、思想道德素質情況、個人信用情況、黨團組織材料為基礎進行分類，以最終達到條理清晰、內容完整、格式整齊的目的。同時，還要加強對學生檔案材料的審核工作，審核的內容包括：學生檔案的完整性、學生檔案格式的標準性、各種材料印章的完整性，保證學生檔案的真實性、完整性和有效性，以為用人單位提供完整的、真實的學生評價材料，充分發揮其在畢業生擇業中的指導作用，增強畢業生的擇業優勢。

3 結語

高校學生檔案是大學生在校活動的總結，能夠綜合反映出大學生的思想道德水平、專業知識水平、身體健康狀況、綜合素質能力等情況，能夠為用人單位提供有效的評判標準。高校學生檔案管理工作的優化需要從轉變觀念，做好材料的收集工作；組建管理網絡，規范檔案管理工作；實現高校學生檔案管理的信息化；做好管理審核工作，充分發揮其在學生就業中的作用。

參考文獻

[1]李紅.淺談高校學生檔案管理與大學生就業[J].濰坊學院學報，2010，（1）：156-157.

[2]朱麗.加強高校學生檔案管理做好為大學生就業服務工作[J].山東檔案，2012，（6）：53-54.

[3]田妍.論高校學生檔案管理與大學生就業的關系[J].新教育時代電子雜志（教師版），2015，（3）：105+258.

[4]龐曉敏.促進大學生就業視域下的高校學生檔案管理探析[J].黑龍江檔案，2014，（2）：128.

[5]戴典芬.就業視角下的高校學生檔案管理創新研究[J].金陵科技學院學報（社會科學版），2010，（3）：86-89.