科技查新流程對查新質(zhì)量的影響

郝　慧　胡　娟

（北京工業(yè)大學(xué)圖書館，北京100124）

科技查新流程對查新質(zhì)量的影響

郝慧胡娟

（北京工業(yè)大學(xué)圖書館，北京100124）

本文首先對清華大學(xué)查新站與北京工業(yè)大學(xué)查新室的查新流程進行了對比，前者具有檢索策略制定客觀、科學(xué) ，文獻分析深入 ，報告格式有條理的優(yōu)勢，最終的查新質(zhì)量有保證，而后者具有報告周期可控以及二次審核查新報告的特點，對查新效率和查新質(zhì)量的提高很有幫助。論文另外對查新流程中檢索詞的選擇及檢索策略的制定中經(jīng)常遇到的查全率和檢索結(jié)果為零的情況進行了舉例分析，認為檢索式的制定要根據(jù)不同檢索詞及其邏輯關(guān)系進行適當調(diào)整和取舍 ，防止得出片面的查新結(jié)論，造成新穎性誤判。

科技查新 ；查新流程 ；文獻檢索 ；檢索詞 ；檢索式

一般來講，科技查新的流程包括：接待用戶、專家組進行分析或工作組分析、文獻檢索、文獻整理、撰寫查新報告、專家組審核、登記、存檔、建庫［1］。而在這些步驟中，查新點確定、檢索策略制定、文獻檢索、文獻對比分析等流程尤為重要，如果采用的查新手段不得當，就會影響查新結(jié)論，進而影響查新質(zhì)量 ，使最終的報告失去科學(xué)性和客觀性。

委托人在進行科技查新之前，要先根據(jù)課題內(nèi)容總結(jié)出待委托項目的科學(xué)技術(shù)要點和查新點，之后向查新機構(gòu)提出申請。科學(xué)技術(shù)要點和查新點介紹了科技查新項目的背景、研究內(nèi)容及其新穎之處，是查新人員理解查新項目內(nèi)容的重要途徑。另外，委托單中列出的檢索詞也是查新人員進行文獻檢索的重要參考依據(jù)。

制定檢索策略是科技查新工作的基礎(chǔ)和重點，檢索詞的提取和檢索式的擬定是對查新人員查新技能的考驗，好的檢索策略會提高文獻的查全率和查準率，得到的查新結(jié)論更加客觀、準確。檢索策略事關(guān)查新結(jié)論，不同查新人員制定的檢索策略存在差異 ，有的認為制定檢索式宜遵循從窄到寬的原則，先制定較為嚴格的檢索式，若沒檢索到文獻或文獻很少，再適當放寬檢索式 ，有的則先適當放寬檢索詞 ，若檢索到的文獻過于寬泛，再用下位詞逐步嘗試。總之，檢索策略的制定要保證查全率，側(cè)重查準率。

制定好檢索策略后 ，根據(jù)科學(xué)技術(shù)要點和查新點中覆蓋的信息點選擇合適的資源庫進行檢索。在檢索過程中，注意避免受檢索詞選擇不當或組配不正確，檢索工具確定不適當及檢索途徑單一等因素的影響［2］。文獻檢索步驟完成后，對文獻的取舍也很重要，查新員除了需要和委托人進行前期溝通外，也要通過自己掌握的知識，結(jié)合文獻預(yù)檢手段深入了解查新點，吃透課題內(nèi)容，做到查找高效、取舍得當。

文獻對比分析要求查新員對檢索到的文獻有很好地理解和把握，用詞要恰當、合理，對文獻的描述要準確，不能夸大和縮小原文意思。

最后完成查新報告的撰寫。

本文對比了兩個查新機構(gòu)的查新流程，另外對查新流程中檢索策略制定容易遇到的問題進行了分析。

1　不同查新機構(gòu)查新流程對查新質(zhì)量的影響

不同的查新機構(gòu)因為自身特點以及對查新工作的認識不同，制訂不同的查新流程，因此，最終的查新質(zhì)量也會有差異。清華大學(xué)查新工作站與北京工業(yè)大學(xué)查新站 （籌建）均是國家教委認定的部委級科技查新認證機構(gòu)，筆者就自己在這兩個機構(gòu)的查新經(jīng)歷，對二者的查新工作特點作一介紹。

1.1清華大學(xué)查新站查新流程及特點

1.1.1查新步驟

查新項目從查新站收到委托合同之日起被正式受理，查新員根據(jù)委托人提交的科學(xué)技術(shù)要點和查新點進行預(yù)檢，之后再與委托人當面溝通，確定檢索策略及適合文獻，待格式整理完成后由委托人按密切相關(guān)文獻、主要相關(guān)文獻、相關(guān)文獻及無關(guān)文獻四類分別進行對比分析，之后負責(zé)課題的查新員結(jié)合自己的分析，完成查新報告。其中，查新報告的附件中要列出依據(jù)檢索式檢出的所有文獻。最后，報告送交審核。具體步驟為：登錄清華大學(xué)圖書館主頁；索取委托合同；填寫合同并發(fā)送查新機構(gòu)；歸納形成技術(shù)要點與查新點；合同確認、確定檢索策略及檢索范圍 （審核員技術(shù)支持）；檢索 （期間據(jù)情況變更檢索策略修改、擴大檢索）；整理附件、獲取文摘及必要的原文；對比分析相關(guān)文獻、撰寫查新報告 （專家技術(shù)支持）；審核員審核；出具查新報告［3］。

1.1.2主要特點

（1）查新委托人在查新過程中參與比重大：查新委托人對查新項目內(nèi)容的了解要比查新員透徹許多，對其中涉及的檢索詞，尤其是關(guān)鍵檢索詞的提取更加準確和高效，委托人和查新員共同進行檢索式的制訂和文獻檢索 ，可以減少檢索詞漏檢的可能性，提高檢索效率；委托人直接參與文獻篩選，可以減少后期文獻整理時不必要的時間浪費 ，同時也最大限度地避免了誤刪和漏檢的失誤；委托人參與文獻分析，對文獻的對比更準確和到位，重點突出；而查新人員有熟練應(yīng)用文獻檢索工具的優(yōu)勢，二者配合，保障了文獻的查全率。提高了查新質(zhì)量和效率，做到文獻查找準確、快速 ，文獻分析精準、厚重。

（2）文獻分類羅列：按照文獻重要程度進行分列，主要相關(guān)文獻和無關(guān)文獻在查新報告中一目了然 ；檢出的文獻忠于檢索式，全部在附件中列出，便于在出現(xiàn)報告結(jié)論錯誤時追根溯源，及時發(fā)現(xiàn)問題。

（3）文獻按同機構(gòu)進行對比分析：檢出的文獻按機構(gòu)進行分列，如果同一機構(gòu) （如院系、課題組等）中的多篇文獻已將查新項目的查新點覆蓋掉 ，該課題新穎性要重新制訂或被否定。

1.2北京工業(yè)大學(xué)查新工作站（籌建）的查新流程及特點

1.2.1查新流程

收受查新委托單，了解查新項目并對課題進行預(yù)檢，同時與委托人溝通以正式確定查新點。查新員根據(jù)查新點及預(yù)檢結(jié)果提煉檢索詞、制定檢索式、檢索相關(guān)文獻并對其作對比分析，完成的報告先由查新委托人檢查報告中的檢索條件是否恰當，文獻分析的表述是否準確，經(jīng)過溝通和修改后確定報告內(nèi)容 ，查新報告附件中列出與查新點相關(guān)的文獻，報告完成后先進行初次審核，最后進行報告最終審核。具體步驟為：委托人提出查新要求；填寫查新委托單 ，提交相關(guān)材料；訂立查新合同；檢索準備；選擇檢索工具，制定檢索策略；查找相關(guān)文獻 ；完成查新檢索；閱讀檢索結(jié)果；對比分析；草擬查新報告；查新審核、簽字、蓋章；形成正式報告；整理附件；正式查新報告復(fù)印，原件提交委托人；將查新報告復(fù)印件及所有紙質(zhì)文本歸檔，電子文本備份［4］。

1.2.2北京工業(yè)大學(xué)查新工作站 （籌建）的查新流程特點

（1）查新過程主要由查新員完成：查新員深入了解委托項目的內(nèi)容后結(jié)合文獻預(yù)檢，再與委托人就課題內(nèi)容進行溝通，確定真正的查新點，制定合適的檢索式并進行全面的文獻檢索。文獻對比分析由查新員完成，查新報告初稿完成后交于委托人審驗報告內(nèi)容。

（2）報告中列出的文獻按照文獻本身與查新點的相關(guān)程度進行排列。

（3）查新報告進行二次審核。

1.3兩個查新流程的對比分析及其對查新質(zhì)量的影響

以上兩個查新流程中，清華大學(xué)的查新流程更加偏重委托人的參與，在文獻的處理上也很有條理；而北京工業(yè)大學(xué)的查新流程更加強調(diào)查新員自身的實際工作，而且審核嚴格。

相比之下，清華大學(xué)的查新流程中委托人密集參與的方式在很大程度上保證了查新報告的質(zhì)量，但由于查新委托人的文獻對比分析時間無法控制，如果出現(xiàn)與委托人溝通不暢的情況下，查新周期需要較長。此外，受到現(xiàn)場溝通的限制，外地的查新委托無法受理。

而北工大的查新服務(wù)的優(yōu)勢在于，整個流程中以查新員自身參與為主，配合二次審核來完成報告。在保證查新質(zhì)量的前提下，完成報告的時間較易掌控，查新效率會有所提高。對于外地的查新委托，盡可能通過電話溝通來完成，這樣就提高了查新報告的收受范圍。其缺點在于查新員對課題的了解通過電話或其他方式不如當面溝通直接和有效，為了防止由于查新員在查新項目的理解上出現(xiàn)偏差 ，要執(zhí)行嚴格的查新步驟和加強審核。

清華大學(xué)查新站對查新報告的檢索策略制定更加客觀、科學(xué)，文獻分析內(nèi)容深入 ，報告格式有條理，這些特點很好地把握了查新報告的基礎(chǔ) （檢索策略的制定）、核心 （文獻分析）及成文 （報告格式），使最終的查新質(zhì)量有所保證。不足在于完成報告周期不可控和附件文獻多，這兩點對于查新的效率會有所影響，此外還有服務(wù)外地用戶不方便的缺點。北京工業(yè)大學(xué)查新站的報告完成周期可控，可接受外地查新項目以及二次審核提高查新質(zhì)量，其中對報告周期的可控性提高了查新效率，而對報告進行二次審核在很大程度上可以降低報告中的偏差，提高查新質(zhì)量。相對來講，北工大查新員的工作量繁重，這一點不利于查新效率的提高。另外，在制定檢索策略和文獻篩選時更多帶有主觀性，以及文獻對比分析的深度不夠等缺點，可能會影響查新報告的質(zhì)量。

2　查新流程中檢索策略制定對查新質(zhì)量的影響

科技查新過程的關(guān)鍵是制定檢索策略，利用各種檢索手段，檢索到查新項目全部相關(guān)信息和文獻。在檢索手段、檢索系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫等的選擇都比較合理的基礎(chǔ)上，查全率和查準率兼顧的同時，查全率尤其應(yīng)得到保證［5］。檢索策略直接關(guān)系到查新項目相關(guān)文獻的查全率和查準率 ，最終影響到對查新項目做出新穎性評價。檢索詞是指表征查新項目主題內(nèi)容的、具有實質(zhì)意義的詞語，是揭示和描述查新項目主題內(nèi)容的關(guān)鍵詞語。因此，檢索詞的選取要以查新項目的基本內(nèi)容為基礎(chǔ)，盡量使用規(guī)范詞、常用詞，少用或不用查新項目的特色檢索詞，同時應(yīng)注意同一檢索詞的不同表達方法，才可保證查全率［6］。同樣，在制定檢索策略時需要經(jīng)過反復(fù)嘗試，調(diào)整用詞和邏輯關(guān)系，制定比較合適的式子。筆者通過幾年的查新經(jīng)驗，從增加查全率和避免檢索結(jié)果為零兩個常見問題出發(fā)對檢索式的制定進行了分析 （所有例子均通過CNKI知網(wǎng)中主題條件檢索進行說明）。

2.1查全率

2.1.1上位詞的使用

查新點的描述往往要求非常準確，以此突出委托項目的特點 ，避免與相關(guān)研究的文獻描述發(fā)生沖突。因此，在查新點中可能只使用下位詞 ，為了避免遺漏有該下位詞的同位詞出現(xiàn)的密切相關(guān)文獻 ，在制定檢索式時，經(jīng)常需要加入該下位詞的上位詞一同進行檢索，以增加文獻的查全率。例如，有查新點 “通過構(gòu)建由沉水植物、貝類、魚類的不同種類和密度搭配的生態(tài)系統(tǒng) ，模擬調(diào)水工程引起水質(zhì)變化后 ，該系統(tǒng)對于水質(zhì)、浮游藻類、浮游動物以及微生物的影響 ，建立保障**水庫受水區(qū)水質(zhì)安全的生態(tài)系統(tǒng)構(gòu)建原則和技術(shù)方法”，查新點中的重要下位詞有：沉水植物、貝類、魚類、浮游藻類、浮游動物，編寫成的檢索式為 “（沉水植物OR貝類OR魚類）AND生態(tài)系統(tǒng)AND（水質(zhì)OR浮游藻類OR浮游動物OR微生物OR浮流生物）AND（種類OR密度）”，在主題條件下得到檢索結(jié)果58條文獻記錄 ，而在檢索式中加入上位詞：水生動物、水生植物和水生動植物，擴展檢索式為 “（沉水植物OR貝類OR魚類OR水生動物OR水生植物OR水生動植物）AND生態(tài)系統(tǒng)AND（水質(zhì)OR浮游藻類OR浮游動物OR微生物OR浮流生物）AND（種類OR密度）”，得到檢索結(jié)果為79條文獻，其中的新檢出記錄中有比較密切文獻6條。

2.1.2同義或近義詞的使用

例如，有查新點 “用電子順磁共振和紫外分光光度計的方法評價修飾后的***類化合物對DPPH的清除能力”，如果只將DPPH及其同義詞2，2－聯(lián)苯基－1－苦基肼基加入檢索式 “（電子順磁共振OR紫外分光光度）AND（清除率OR IC50）AND（DPPH OR 2，2－聯(lián)苯基 －1－苦基肼基）”，檢索結(jié)果有19條記錄。如果將 “抗氧化”同時作為檢索詞 “（電子順磁共振OR紫外分光光度）AND（清除率OR IC50 OR抗氧化）AND（DPPH OR 2，2－聯(lián)苯基 －1－苦基肼基）”，檢索結(jié)果中包含DPPH的相關(guān)文獻為30條記錄 ，新檢出的11條記錄中有比較密切文獻4條。

因此 ，在檢索詞的選擇及檢索式的編寫過程中，與委托人的溝通或查新員查找相關(guān)背景資料時，要注意搜集可能的上位詞、下位詞、同位詞或近義詞，加入檢索式中反復(fù)嘗試，避免漏檢。

2.2檢索結(jié)果為零

有查新點 “通過改變反應(yīng)條件研究厭氧氨氧化包埋顆粒和反硝化包埋顆粒同時存在時反應(yīng)器的脫氮性能”，采用檢索式 “（厭氧氨氧化包埋顆粒OR反硝化包埋顆粒）AND反應(yīng)器”，檢索結(jié)果為零。通過修改，將 “厭氧氨氧化包埋顆粒”和 “反硝化包埋顆粒”中有重要意義的詞分別作為獨立檢索詞檢索，制定檢索式 “（厭氧氨氧化OR反硝化OR包埋顆粒）AND反應(yīng)器”或 “（厭氧氨氧化OR反硝化）AND反應(yīng)器”，檢索結(jié)果分別為1 808條和1 798條，可以認定為無效檢索。根據(jù)委托項目的內(nèi)容 “包埋固定化技術(shù)的研究與應(yīng)用”將檢索式調(diào)整為 “（厭氧氨氧化OR反硝化）AND（包埋OR固定）”，得到檢索結(jié)果為246條，將檢索式按題名條件進行檢索，得到檢索結(jié)果37條，基本滿足了需要的相關(guān)文獻數(shù)量。

2.2.2按照檢索詞的邏輯關(guān)系組合檢索

2.2.3檢索詞的取舍

2.3科技查新檢索與查新質(zhì)量的關(guān)系

檢索式的制定及文獻檢索和篩選往往是查新過程中最繁重的工作，這就容易造成查新員思想上的疏忽，憑借主觀臆斷來選擇檢索詞和確定檢索策略，結(jié)果也將直接導(dǎo)致相關(guān)檢索詞遺漏、檢索結(jié)果偏頗甚至遇到檢索結(jié)果為零的情況，影響查新質(zhì)量。以上介紹的關(guān)于查全率及避免檢索結(jié)果為零的情形中，如果僅僅使用查新點字面中提取的，或是用戶提供的具有實際意義的詞，也可以檢索到相關(guān)文獻，完成查新報告，但是更多與查新點有密切關(guān)系的文獻會被遺漏。另外 ，在很多情況下，如果沒有適當調(diào)整檢索詞的邏輯關(guān)系或?qū)﹃P(guān)鍵詞進行取舍，也會導(dǎo)致檢索到的文獻量偏低。由此會出現(xiàn)查新員基于部分而非全部密切相關(guān)文獻對查新點的新穎性作出判斷，繼而得出片面的結(jié)論甚至誤判查新項目的新穎性 ，影響查新質(zhì)量。

3　總 結(jié)

在科技查新工作中 ，不同查新機構(gòu)對委托人提交的查新項目的理解以及檢索角度不同，最終的查新結(jié)果也會存在差異，進而影響查新質(zhì)量。由于查新機構(gòu)自身特點的局限 ，在制訂工作流程時不一定按照同一個模式進行，但是，不論什么樣的工作流程或模式，都應(yīng)服務(wù)于查新工作服務(wù)質(zhì)量的提高［1］。對查新報告質(zhì)量控制的結(jié)果，最終落實到出具有文獻依據(jù)，客觀、公正的查新結(jié)論上［7］。

筆者認為，明確用戶的檢索目的、要求和檢索范圍，是檢索流程進行的前提，而查新員對查新項目深入、到位的理解是科技查新的基礎(chǔ)。

在有條件的情況下 ，查新員要就查新內(nèi)容盡可能與委托人進行深入溝通，就委托項目的有關(guān)事項詢問、告知或與其進行商討。在查新過程中經(jīng)常遇到委托人列出多條查新點 ，且大都不是從真正具有檢索意義的主題概念分析提煉出來的情況。在與委托人溝通不暢或查新員對項目涉及技術(shù)領(lǐng)域不太了解時，用委托項目的題目中有關(guān)鍵意義的詞進行初檢，可以大致掌握相關(guān)行業(yè)資料及涉及的文獻數(shù)量 ，提高檢索效率。另外，要深入了解和分析查新項目，找出真正的查新點，同時確定檢索詞的邏輯關(guān)系，為制定檢索策略提供依據(jù)，提高查新質(zhì)量。對項目的深入理解也會使后期的文獻檢索更精準 ，為文獻對比分析提供正確的思路 ，提高查新效率。當然 ，在條件允許的情況下，能夠參考委托人和咨詢專家的專業(yè)意見會使分析結(jié)論更加深刻和令人信服，但為了防止委托人為了自身利益而做出偏頗分析 ，查新員必須根據(jù)自己的理解對分析結(jié)果進行調(diào)整，對查新項目的新穎性做出正確、客觀的判斷。

［1］王林軍，孫俊彩.流程分析：提高科技查新服務(wù)質(zhì)量戰(zhàn)略［J］.現(xiàn)代情報，2005，（4）：19－20，23.

［2］曹旻.論科技查新的環(huán)節(jié)［J］.圖書館界 ，2001，（3）：31－34.

［3］清華大學(xué)圖書館：http：∥lib.tsinghua.edu.cn/dra/［EB］.

［4］北京工業(yè)大學(xué)圖書館 ：http：∥lib.bjut.edu.cn/chaxinliucheng. htm l［EB］.

［5］楊雅民 .查新檢索實踐與思考［J］.圖書情報工作 ，1997，（5）：51－52，34.

［6］王寧，王敏，顏建華，等 .再談科技查新流程的質(zhì)量控制問題［J］.中華醫(yī)學(xué)圖書情報雜志 ，2010，19（10）：70－72.

［7］劉蜀仁 ，于婷 ，錢俊雯 ，等 .查新報告質(zhì)量控制的關(guān)鍵與對策［J］.圖書情報工作 ，2006，增刊 （2）：169－171.

（本文責(zé)任編輯：孫國雷）

The Influence of General Steps on the Quality of Sci－tech Novelty Retrieval

Hao Hui Hu Juan
（Library，Beijing University of Technology，Beijing 100124，China）

Thegeneral steps of sci－tech novelty retrieval，the effectof different retrievalstepson retrieval results and the determination of retrievalstrategy are introduced.The retrievalstepsof Tsinghuanovelty agency and Beijing University of Technology novelty agency are compared.The advantages of the former aremaking retrieval strategy objectively，deep documentanalysis andwell ordered report form，which arebenefit to thebase，the core，finishmentand even thequality ofnovelty retrievalgreatly. The lightspots of the latter are controllable retrieval period，twice report audit，which are helpful to improve the efficency and quality of novelty retrieval.The problemsof increasing recall ratio and avoiding zero retrieved result are illustrated.Adjusting and choosing the keywords and their logical relations could avoid drawing a false conclusionwhenmaking retrieval strategy.

sci－tech novelty retrieval；steps of novelty search；document retrieval；search term；retrieval strategy

郝 慧 （1978－），女，館員 ，博士 ，研究方向：科技查新與信息咨詢，發(fā)表論文8篇。

10.3969/j.issn.1008－0821.2015.05.030

G252.7

B

1008－0821（2015）05－0149－04

2014－09－04