流動人員人事檔案管理也要步入新常態

袁麗紅

人事檔案是個人經歷和實踐的歷史記錄，是個人思想品德、業務能力、工作表現和成長過程的真實寫照，也是歷史地了解個人的重要依據，在社會發展的不同階段，人事檔案都發揮了無可替代的作用。隨著市場經濟的發展和人事制度改革步伐的加快，勞動者就業的觀念和形式發生了很大的變化，社會就業方式和就業渠道日益多元化，人員流動的形式也呈現多樣化。合理的人才流動推動了人力資源在更加廣闊的范圍內優化組合，也體現了個人價值，但是對流動人員人事檔案管理帶來了新挑戰。如何管理好各類流動人員的人事檔案，促進人才合理流動，成為人力資源管理部門為社會主義市場經濟服務的一項重要課題。為適應市場經濟發展的需要，傳統的流動人事檔案管理工作必須進行改革和完善。

一、流動人員人事檔案管理存在的主要問題

（一）管理方法“老”。有的檔案管理部門工作手段落后，沒有相應的硬件設備，檔案的庫房設施配備達不到標準，防護設施不齊全，一些單位還停留在手工操作的階段，仍沿用過去的老方法，滿足于裝好袋子、鎖好柜子的低水平。

（二）轉遞流程“亂”。部分單位終止或解除與員工的勞動關系后，沒有按規定將人事檔案轉交人才服務機構管理;有的單位以聘用制、合同制或其他形式自行招聘人員，對其中的專業技術人員或管理人員，沒有按規定到人才服務機構辦理鑒證及人事勞動代理手續;有的單位違反政策規定將檔案直接交給員工本人保管、轉遞，或不通過正常的機要轉遞，在郵寄轉遞過程中丟失、損壞;有的流動人員特別是大中專畢業生在求職過程中，私自攜帶檔案，有的認為檔案無用甚至將檔案遺棄，造成檔案違規拆封、失真、丟失等等現象。

（三）檔案材料“舊”。有些單位新接受的人員檔案中只有姓名、性別、民族、參加工作時間、入黨入團時間、文化程度、本人經歷等簡單材料，而反映本人動態業績的材料不夠，如缺乏經常性工作實績以及專業技術等方面的考察和記載，不能客觀全面地反映本人的情況。用人單位最想從人事檔案中了解到的是員工在以往學習工作中的學習培訓經歷、績效考核情況、個人的能力水平及誠信記錄等方面的信息。目前流動人員人事檔案的主要內容是各種大同小異，形式單調重復的履歷表格，千篇一律的評語以及調進、調出證明等，反映本人工作實績、能力和特長等方面的記載比較少。用人單位很難從這種檔案記錄中“觀其卷，知其人”，難以從檔案中得出對當事人全面、完整、客觀的評價。

二、把握六要素，創造流動人員人事檔案管理新常態

去年，習總書記提出，積極發展要步入新常態。所謂新常態，就是正常狀態，也就是經過一段不正常狀態后重新恢復正常狀態。流動人員檔案管理也要創造新常態，這種新常態，就是對以往的檔案管理較為混亂的糾偏。創造檔案管理新常態，必須結合各地實際，突出主要問題，有的放矢的加以解決，使之更好地為經濟社會發展服務。面對流動人員人事檔案管理中存在的問題，創造流動人員人事檔案管理的新常態，尤其要把握五方面要素：

（一）宣傳工作常態化。事業興衰，關鍵在人。群眾檔案意識的高低直接關系到流動人員人事檔案能否得到妥善保護與管理，更關系到流動人員人事檔案工作能否在社會全面推進和發展的工作大局。人事檔案服務機構應通過多種渠道、多種形式，向社會進行廣泛細致的宣傳和引導，進一步提高檔案工作的透明度，增強整個社會的檔案意識。宣傳工作要做到有的放矢，對流動人員宣傳應側重于人事檔案材料形成、人事檔案在其求學、應聘、繳納社會保險、評定職稱等社會活動中的重要性等，讓人們清楚地認識到人事檔案的作用。對用人單位的宣傳應側重于檔案材料的分類、日常積累、審核把關等標準和及時送達以及人事檔案的有效利用方面的知識。同時積極宣傳《檔案法》、《流動人員人事檔案管理暫行規定》及其相關法律法規，提高貫徹執行黨和國家人事政策和檔案法規的自覺性。

（二）管理主體明晰化。去年，中共中央組織部、人力資源社會保障部等五部門下發了《關于進一步加強流動人員人事檔案管理服務工作的通知》。明確規定，流動人員人事檔案管理實行集中統一、歸口管理的管理體制，主管部門為政府人力資源社會保障部門，接受同級黨委組織部門的監督和指導。流動人員人事檔案具體由縣級以上（含縣級）公共就業和人才服務機構以及經人力資源社會保障部門授權的單位管理，其他單位未經授權不得管理流動人員人事檔案。嚴禁個人保管本人或他人檔案。跨地區流動人員的人事檔案，可由其戶籍所在地或現工作單位所在地的公共就業和人才服務機構管理。對不具備檔案管理資格的單位要采取行政命令與經濟手段相結合的方法進行清理，有效地解決流動人員人事檔案管理存在的有令不行、有禁不止的現象。各地的縣級以上公共就業和人才服務機構以及經人力資源社會保障部門要切實履行職責，對被授權的檔案管理對象確定硬杠杠，并定期考核，采取得力措施，加強對流動人員人事檔案的監督和控制，制定相應的制度，理順關系，依法管理;對不具備檔案管理資格的中介機構民營集體、個體私營企業等單位進行清理，徹底解決流動人員人事檔案管理秩序混亂的現象。

（三）檔案管理信息化。信息化管理已是社會發展的大趨勢，人事檔案管理也應順應潮流，推行流動人員人事檔案管理信息系統，建立電子檔案，達到管理自動化，傳輸網絡化，服務在線化，信息共享化。對流動人員個人取得的業績、成果以文本、聲音、影像等各種新載體形式產生，這些動態的多媒體信息，可以利用微縮技術、聲像技術、光學技術、自動化技術、通訊技術等現代化手段及時補充進人事檔案，擴充人事檔案信息量，提高人事檔案利用價值，使流動人員個人，可以通過網絡查詢檔案管理的情況，并可以根據工作和生活的變動隨時向檔案中心提請修改個人住址、聯系方式等等情況。對用人單位，可以通過網絡接入檔案中心數據庫，查閱個人人事檔案和本單位人員檔案中的有關信息，并將個人在企業中的情況及時提交檔案中心，對個人檔案進行充實。

（四）檔案內容臺賬化。優化檔案內容構成，不僅要繼續保留傳統和共性的反映個人年齡、經歷、社會關系等基本信息內容，更要突出創建反映個人專長、知識水平、業務能力、職業道德等個性化的內容。還要及時將流動人員的個人文化程度、專業水平、繼續教育情況，以及參加各種資格考試、注冊考試等反映個人才能的資料存入檔案;要將流動人員的工作情況、工作業績和在重大活動、重點工作中的表現及完成任務等情況存入檔案，要將流動人員自身誠信狀況、政法自律、專業技術水平以及個人公共道德與行為方面的信用資料存入檔案。這樣，才能使流動人員人事檔案的利用價值得以提升。

（五）檔案收集制度化。檔案材料必須真實可靠、完整齊全、文字清楚、對象明確、手續完備。為此，要采取一系列切實可行的措施，從人事檔案收集環節本身進行規范化管理，在工作實踐中，可從以下幾方面著手。一是建立健全流動人員檔案材料收集途徑，根據材料形成的規律和特點采取定時收集、定向收集、跟蹤收集、補充收集等方法。二是與流動人員或用人單位簽訂檔案管理合同，嚴格執行確保形成的材料及時歸檔。三是流出或接收的檔案必須完整、齊全，任何單位或個人不得以任何理由扣留檔案材料或分批轉出檔案。接收人員在驗收時，如發現材料不齊或丟失，要設法查找或索取必要的組織證明確保檔案材料齊全、完整。同時，開展流動人員檔案收集保管的新模式。如有些人才流動服務機構創建的“人事立戶”的存檔模式，即流動人員人事檔案的存放是以用人單位集體委托的方式進行的，主要是用人單位通過與人才流動服務機構合作來管理檔案，流動人員的年終考核材料、聘干表、檔案工資表和出國、獎懲等檔案材料的收集和整理先由用人單位完成，在制成正式材料一個月內送交人才市場，并由其根據國家有關流動人員人事檔案管理的規定進行審核歸檔。

（六）轉遞手續規范化。人事檔案的轉遞有相關的規定與政策，關鍵問題就在于如何使檔案轉遞更為規范，實踐中，應該重點把握三個方面：一是轉遞有期限，人才流動服務機構憑符合國家有關政策規定的人員流動的有效文書，向流動人員原單位開具調檔函，原單位接到調檔函15天內，將流動人員人事檔案隨檔案轉遞通知單轉交人才流動服務機構。二是材料要齊全，轉遞的流動人員人事檔案必須完整齊全，不得扣留材料或分批轉出。人才流動服務機構經審核無誤后，及時將檔案轉遞通知單回執退回原單位。人才流動服務機構接管流動人員人事檔案，須由流動人員或其現所在單位辦理委托存檔手續。人才流動服務機構應與流動人員或其現所在單位簽訂檔案管理合同書，合同書須明確雙方的權利、義務等內容。三是途徑有保障，檔案的轉遞應通過機要交通或派專人送取，不得郵寄或交流動人員本人自帶。應當交接的檔案一定要盡快移交，人員流動后留下的檔案，流出單位應盡快將其檔案轉遞到人才市場或新用人單位，收到的檔案經核對無誤后，立即做好入庫登記。在檔案管理過程中，堅持管人與管檔并存的原則，即人在檔案在，人走檔案走，檔案與人不能脫節。

（作者單位：邯鄲市總工會第二工人文化宮）