江蘇省農業種質資源平臺辦公室信息管理系統的設計研究

楊欣等

摘要：為實現平臺辦公室信息管理的自動化，提高管理人員的工作效率，采用ASP.NET和SQL Server數據庫技術設計“江蘇省農業種質資源平臺辦公室信息管理系統”，用以輔助存儲、管理平臺辦公室信息資源。主要介紹該系統的架構、功能設計等內容，并詳細描述信息管理系統的工作流程。

關鍵詞：信息管理系統；文檔管理；資源；SQL Server；平臺

中圖分類號： S126；TP393.027+.3文獻標志碼： A文章編號：1002-1302（2015）09-0461-03

通信作者：顏偉，碩士，研究員。E-mail：yanw9@hotmail.com。江蘇省農業種質資源保護與利用平臺是經江蘇省科學技術廳批準成立，依托江蘇省農業科學院、江蘇省林業科學研究院、江蘇省淡水水產研究所共同參與組建的一個非獨立法人的種質資源共享服務機構，主要從事農業種質資源的收集、保存、評價和創新研究，同時開展優異資源、信息的共享服務，為我省農業生產、科研提供基礎支撐，是我省首批重點建設的七大科技基礎條件平臺之一。

平臺辦公室自成立以來，逐漸積累了數量龐大、電子形式與實物形式并存的文件資料[1]。由于文件數量大、種類多，對保護好一些重要文件極為不便，一旦出現文件管理人員的流動，文件查找與重新整理需要浪費大量的人力、物力[2]。面對文件信息逐年急劇增長，平臺辦公室對于文件存儲的要求也越來越高，如何有效地存儲、獲取文件信息，已成為當前實際工作亟需解決的問題[3]。本研究旨在設計一套基于ASP.NET技術B/S模式的文件信息管理系統，以輔助存儲、管理平臺辦公室信息資源，有效地為領導決策提供完整的材料和數據信息，實現平臺辦公室信息管理的自動化，減輕管理人員的工作量。

1系統架構

本系統采用B/S（Browser/Server）3層體系結構，包括表示層、功能層和數據服務層（圖1）[4]。采用靈活的設計方式、流行的瀏覽器方式，所有用戶不需安裝額外軟件，只需和上網一樣打開瀏覽器即可方便地查詢、借閱檔案文件，便于操作和維護[2]。

2系統功能設計

江蘇省農業種質資源平臺辦公室信息管理系統主要包括

文檔管理、固定資產管理、人員管理和系統管理4大模塊（圖2）。

2.1文檔管理

文檔管理模塊主要負責管理江蘇省農業種質資源平臺辦公室日常工作中的所有文檔資料信息，實現各種實物文檔、電子文檔的錄入、編輯、檢索、借閱等功能。文檔管理模塊是本系統的核心模塊，其中可以劃分為分類管理、文檔錄入、文檔編輯、文檔組織、文檔檢索和文檔借閱等子功能模塊。

2.1.1分類管理分類管理模塊負責管理文檔的類別如文本文檔、聲像文檔等，系統支持根據平臺辦公室的工作要求創建新的文檔類別或者修改已有文檔類別。

2.1.2文檔錄入文檔錄入模塊主要用來將實物文檔和電子文檔相關信息錄入到本系統中，從而實現文檔內容的信息化管理。種質資源平臺辦公室日常工作中涉及到的相關實物文檔保存在各辦公室文件柜中，通常包括文件、通知、票據等紙質文檔及光盤等，系統中可錄入文件名稱、時間、文檔分類、發文單位、文件存放位置、管理人員等基本信息，方便后續檢索和借閱。對于重要或者常用的紙質實物文檔，可以掃描上傳，并可進行OCR識別轉換為可編輯的電子文檔，同時在系統中可保存實物文檔和對應電子文檔的關聯關系，在后續查詢某實物文檔時，既可以獲得文檔存放位置的信息，也可以下載掃描的電子文檔或OCR識別后的可編輯文檔。對于純電子文檔，錄入時填寫名稱、日期、文檔分類、發文單位、摘要等基本信息，并上傳所有相關的文件附件。

2.1.3文檔編輯文檔編輯模塊實現對已錄入文檔進行修改、刪除等操作，支持修改文檔的基本信息，添加文檔新版本，

修改和重新上傳文檔，刪除無用的文檔等。

2.1.4文檔組織文檔組織功能實現按項目或任務方式來組織文檔信息，針對日常工作中的某一項目、會議等，在系統中建立一個專題，專題內可以關聯各種電子文檔、實物文檔，將系統中各類文檔信息有效地聚合和關聯起來，提升文檔的組織管理效率。

2.1.5文檔檢索文檔檢索模塊主要用于管理員或普通用戶輸入各種組合查詢條件來檢索所需要的文檔，系統支持根據關鍵詞、文檔類型、發文時間、發文單位等字段進行單項檢索和組合檢索，支持對文件的基本信息和附件進行全面的搜索。例如，檢索“平臺2013—2014年度種質資源庫（圃）績效考核結果的報告”電子文檔，可輸入關鍵詞“平臺庫（圃）績效考核”、文檔類型為“電子文檔”進行檢索。系統支持對檢索到的電子文檔可瀏覽其基本信息，并支持對文檔附件的在線預覽。

2.1.6文檔借閱該模塊用來實現辦公室文檔的借閱功能，包括實物文檔和電子文檔的借閱。普通用戶可使用文檔檢索模塊查詢所需要的文檔并提交借閱申請。管理員可登錄到系統中處理審批申請，審批通過后，用戶可至平臺辦公室領取相應的實物文檔，或者通過本系統在線瀏覽和下載相應的電子文檔。系統中能記錄并管理文檔的借閱狀態和相關借閱歷史記錄。實物文檔使用完畢，用戶將所借文檔歸還至平臺辦公室，管理員在系統中結束借閱流程。

2.2固定資產管理

固定資產管理模塊主要實現平臺重要固定資產的信息管理，包括類別管理、固定資產錄入和編輯、固定資產檢索等功能。

2.2.1固定資產類別管理固定資產主要分為辦公家具、實驗家具、儀器設備等類別，支持在系統中維護固定資產類別，新增或者修改類別信息。

2.2.2固定資產錄入和編輯系統支持對固定資產進行信息錄入，包括固定資產名稱、資產編號、購買日期、資產類別、規格型號、配置說明、使用人、存放地點、資產狀態等信息。系統支持編輯已有資產的相關信息，修改資產狀態等，并保存相關歷史記錄。endprint

2.2.3固定資產檢索系統支持對固定資產按照各種查詢條件進行單項或者組合檢索，支持按資產名稱、資產編號、使用人、資產狀態、關鍵詞進行搜索，并瀏覽查詢結果。

2.3人員管理

人員管理模塊主要包括人員類別、人員檔案、聘用合同和人才培養管理等功能，實現平臺辦公室相關工作人員的信息管理。系統支持配置人員類別，如在編人員、人事代理人員、臨時人員等，各類人員中又可細分為科研、管理等子類別。支持錄入各類工作人員的檔案信息、聘用合同信息和人才培養信息，并可按關鍵詞、姓名、年份等字段實現信息檢索。

2.4系統管理

系統管理模塊主要包括用戶管理、角色和權限管理、系統幫助、系統日志等功能。用戶管理模塊支持創建管理員和普通用戶賬號，供平臺相關人員登錄和使用本系統。權限和角色管理模塊支持設定用戶角色和對應的權限，管理員具有文檔錄入、借閱審批等高級權限，一般普通用戶只有文檔檢索和瀏覽公開文檔的權限。系統幫助模塊包含本系統的相關操作說明。系統日志模塊記錄系統中所有關鍵性的歷史操作日志。

3系統業務流程

3.1文檔錄入流程

文檔錄入是實現文檔信息化管理的前提條件，本系統中管理員錄入文檔流程見圖3。

3.1.1電子文檔的錄入管理員進入文檔管理中的文檔錄入模塊，選擇“新建電子文檔”，輸入電子文檔的各項字段信息，包括文檔名稱、文檔類別、發文單位、發文日期、作者姓名、文件保密狀態等基礎信息；錄入完成基本信息后，可通過瀏覽

器上傳所有相關附件；錄入完成保存，系統能自動生成相應的文檔編號，實現完整的電子文檔錄入流程。

3.1.2實物文檔的錄入管理員選擇“新建實物文檔”，輸入實物文檔的各項信息，除名稱、類別、發文單位、保密狀態等基本信息字段外，還需要輸入實物文檔的保存位置和保管人。管理員可根據具體文檔的需要決定是否要關聯錄入電子文檔，如果需要可掃描生成相應的電子文檔，并可選擇進行OCR識別；相應工作完成，可在系統中新建對應的電子文檔記錄，保存實物文檔和電子文檔之間的關聯關系，方便后續進行關聯檢索。

3.2文檔檢索和借閱流程

文檔檢索和借閱是系統中最常見的應用場景，隨著種質資源平臺辦公室工作的開展，日常相關的文檔越來越多，也就會經常檢索或查找資料。本系統對文檔建立了強大的信息管理功能，給文檔檢索和借閱瀏覽帶來非常大的便利（圖4）。

3.2.1實物文檔的檢索、借閱、審批、領用和歸還用戶在系統中輸入各種組合查詢條件進行文檔檢索，找到所需的實物文檔。如果文檔當前未被其他用戶借閱，用戶可在系統中提交借閱申請并等待審批結果。管理員用戶查看系統中的所有借閱申請并進行審批，審批通過，用戶可查看到具體的審批結果，如果審批不通過，可看到拒絕原因；如果審批通過，則可看到文檔位置并找管理員獲取指定的實物文檔。用戶使用完畢歸還實物文檔，管理員記錄歸還信息，結束借閱流程。

3.2.2電子文檔的檢索、借閱、審批對于公開的電子文檔，用戶檢索后可直接在線瀏覽或下載；對于保密的電子文檔，用戶檢索后需要提交借閱申請并等待審批結果，管理員審批通

過后用戶即可在系統中查看電子文檔的完整信息，可在線瀏覽或者下載所有文檔附件。對于實物文檔和電子文檔，系統中能保存所有相關的借閱、查看和下載歷史記錄。

4總結

江蘇省農業種質資源平臺辦公室信息管理系統的建設可以實現平臺辦公室信息資源的有序化，其強大的文檔檢索功能可解決紙質文檔查找難、利用率低等問題，使信息文檔得以科學、規范的管理，極大地提高平臺辦公室的管理工作效率。同時，本研究對于其他農業辦公信息化管理也具有較高的參考和應用推廣價值。

參考文獻：

[1]王成義.基于B/S結構的檔案管理系統的設計與實現[D]. 哈爾濱：東北大學，2006.

[2]楊興強.檔案管理系統的設計與實現[D]. 濟南：山東大學，2007.

[3]張蕾.基于.NET的檔案管理系統的開發與研究[D]. 天津：天津大學，2007.

[4]楊欣，張勇，林靜，等. 江蘇農業種質資源信息服務系統的設計與構建[J]. 農業網絡信息，2008（6）：27-30.

[5]楊欣，蔡士賓，張勇，等. 江蘇農業種質資源中期庫信息管理系統的初步設計[J]. 江蘇農業科學，2009（5）：291-294.endprint