OA系統在保健院管理中的應用與設計

張娣 齊慶青* 武明輝 王朝 賈朝霞 賈晨

【摘 要】隨著信息化的發展，辦公自動化逐漸成為趨勢。利用辦公自動化系統實現無紙化辦公模式，優化辦公流程，用于保健院的公文管理、業務申請管理、物品領用管理、請假申請管理等方面，從而提升保健院的管理能力及辦公效率。本文從北京婦幼保健院OA系統應用與設計原理、系統功能、管理流程等方面，闡述保健院OA系統應用與設計。

【關鍵詞】OA系統 辦公自動化 辦公室管理 應用 設計

OA系統是辦公自動化系統（Office Automation System）的簡稱，是指將現代化辦公方式和計算機技術相結合的一種新型的辦公方式，是面向組織的日常運作和管理，工作人員及管理者同時使用的應用辦公系統。隨著信息化的不斷發展，使得數據庫、網絡、計算機等信息技術廣泛地應用在各個單位中。目前計算機技術已作為各單位辦公的主要載體，同時利用網絡技術，讓辦公的總體活動以計算機和網絡設備作為主要的渠道[1]，在以網絡技術、管理科學等一系列科技突出的現代化技術為支撐的基礎上，設計OA系統，實現一種無紙化辦公模式。

1 OA系統應用與設計原則

（1）充分認識OA系統在落實醫院管理理念、提高辦事效率、固化辦公流程方面的重要性。

（2）確保數據安全和系統良好運行，讓工作人員在權限范圍內進行編輯與查詢。

（3）流程設計和管理盡量做到詳盡和人性化。

2 OA系統的功能

2.1 公文管理

公文管理的主要內容包括收文管理、發文管理、傳閱管理以及簽報管理等功能。

2.2 事務管理

事務管理及時管理保健院的日常事務，包括申請管理、固定資產管理、考勤管理、請假管理、物品領用管理、院章申請管理等事務。

2.3 輔助辦公

根據保健院實際工作需要設置用戶角色管理、實現各類表單查詢與統計分析等輔助辦公功能。

3 業務流程設計

3.1 涉及的業務表單

本次涉及的業務表單共計14張，分別為《收文批辦單》、《業務工作申請單》、《固定資產報廢申請單》、《考勤情況月報表》、《請假單》、《中層干部請假單》、《中層干部周工作計劃表》、《物品領用申請單》、《院章申請單》、《檔案移交登記簿》、《計算機維護報修表》、《輪轉醫生登記表》、《通訊稿》、《醫師輪轉出科考核評分表》。

3.2 各業務表單流程設計

保健院的辦公室是北京婦幼保健院的行政事務管理部門，負責北京婦幼保健院的日常行政管理，承擔北京婦幼保健院行政管理、各科室相關計劃管理、對內對外事務處理等相關職能。保健部是婦幼保健院的業務指導和業務協調部門，負責婦幼保健院的業務特色建設，承擔婦幼保健院業務管理、科研教學管理、人才培養管理、對內對外業務交流、各科室相關業務協調職能。設計保健院OA系統是為了提高行政管理效率，有效的解決和處理行政管理中各種事務性問題。OA系統中各業務表單具體流程如下。

（1）收文批辦單（如圖1）。

圖1 《收文批辦單》業務流程

（2） 業務工作申請單（如圖2）。

圖2 《業務工作申請單》業務流程

（3）固定資產報廢申請單（如圖3）。

圖3 《固定資產報廢申請單》業務流程

（4）請假單（如圖4）。

圖4 《請假單》業務流程

（5）物品領用申請單（如圖5）。

圖5 《物品領用申請單》業務流程

（6）院章申請單（如圖6）。

圖6 《院章申請單》業務流程

（7） 其他業務表單（略）。

4 結語

OA 系統針對保健院管理需求提供統一的軟件系統和網絡支持環境，計劃應用OA系統實現保健院大多數日常辦公的功能需求，滿足保健院在實際管理中的需要[2]。應用OA系統能在一定程度上提高公文管理的辦公效率[3]。0A系統的應用，全部的辦公流程都是通過網絡來實現，也就是只需要進人OA系統，找到相關的功能鍵，就可以快速實現公文處理。另外0A系統在公文管理中的應用實現了公文處理流程的規范化。同時實現了資源的有效共享，大大減少了人力成本與時間成本的浪費。設計OA系統實現辦公自動化的根本目的是提高工作效率、提高保健院的管理水平和工作質量，為不同管理層級之間信息的上傳下達提供便利[4]，也可以使保健院辦公管理逐步走向規范化、制度化、信息化和現代化。

參考文獻：

[1] 葉蕾.OA系統在公文管理中的應用與設計[J].計算機光盤軟件與應用，2014（1）：43-45.

[2] 宋杰，韓媛媛，吳家鋒.醫院管理中OA 系統的應用與設計[J].中國病案，2013，14（3）：25-27.

[3] 許曉冰.OA系統在辦公室管理中的應用[J].讀寫算（教育教學研究），2014（16）：398.

[4] 耶航.OA系統在企業信息管理中的應用與實現[J].新材料新裝飾，2014（10）：155.158.

*通訊作者：齊慶青。