簡述檔案管理方法的現代化

王海燕

摘要：在市場經濟時代背景下，檔案管理工作必須實現現代化，其包含了檔案管理理念的現代化、組織與方法的現代化、管理設備現代化等內容。本文從檔案管理現代化的內涵入手，著重探討了檔案管理方法的現代化要點。

關鍵詞：檔案管理；信息技術；現代化；方法

改革開放以來，我國市場經濟體制的建立和成熟，為檔案事業的進步創造了良好的市場條件，也帶來了新的發展機遇，同時更是給檔案管理工作的開展提出了新要求。在這種時代背景下，作為檔案局管理人員如何適應時代發展要求，努力促進檔案工作的現代化已成為業界亟待解決的問題。這里我們也有必要對檔案管理方法的現代化進行分析和討論。

一、檔案管理現代化概述

檔案管理現代化是市場經濟時代背景下的檔案管理新模式，其工作不僅強調了檔案管理工作水平，增加了檔案信息存儲量，而且促使檔案在更多社會領域發揮出巨大作用，且具備很大的現實意義。

1、檔案管理方法的現代化內容

檔案管理現代化是一個綜合性內容，它在具體工作中包含了檔案管理方法的現代化、管理組織的現代化、管理理念的現代化以及管理設備的現代化等。在這里我們主要強調管理方法的現代化這一內容，其他幾方面暫時不談。所謂的檔案管理方法的現代化主要指的是在檔案管理工作中通過引入計算機技術、信息技術等一些先進技術來提高管理工作水平和效率的各種手段；同時，目前人們為了更好的提高檔案管理效率還采用了完善管理制度、優化管理措施以及落實管理責任等方式。

2、檔案管理方法的現代化優勢

在目前檔案管理工作中，檔案管理工作要同社會主義市場經濟體制相結合，從根本上實現為信息化時代發展服務的目標。在檔案管理方法的現代化管理工作中，具體優越性表現在以下幾點。首先，檔案管理工作中，組織與方法的現代化是利用現代科學技術的原理、方法，按照檔案管理發展的客觀規律，是以現代計劃、組織、指揮以及控制等行為協調，合理的使用檔案系統中的各項人力、物力、財力，以最小的投入實現最大社會服務功能，從而推動檔案企業的進一步發展。其次，檔案管理手段的現代化與設備的現代化是在檔案管理工作中選擇各種先進、科學的輔助設備，如計算機技術、信息技術、多媒體技術以及網絡技術等設備，從而實現檔案管理的綜合化、現代化。總之，檔案管理方法的現代化是以適應社會經濟發展為基礎的，以檔案服務為指導，以檔案管理組織為依托、以檔案管理設備現代化為核心的管理措施，從而讓整個檔案管理工作更快、更迅速發展目的，并且讓其逐漸達到當代世界先進水平。

二、檔案管理方法的現代化要點

在當今信息時代背景下，掌握更多的信息資源對于企事業單位的發展而言意義非凡，而檔案管理工作的開展重點在于更快、更多、更準確的收集各種信息資源，從而方便人們利用和保管。面對這種檔案管理方法目標，在檔案管理工作中我們必須要加強檔案管理方法的創新，科學解決各種阻礙檔案工作的，提高檔案工作效率。在檔案管理方法的現代化研究中，具體重點如下。

1、檔案管理方法現代化的內在要求

1.1、管理方法的市場化

在檔案管理方法的現代化工作中，要從充分轉變過去計劃經濟體制下的管理觀念，將現代化市場管理機制引入到檔案管理工作中，使得檔案管理工作從競爭、激勵、風險等方面發生改觀。在此同時，檔案管理工作還需要同信息技術的發展相結合，根據市場來確定檔案管理方法的價值，這樣就拜托了過去靠財政支持的消極檔案管理模式，提高檔案管理效率。

1.2.管理的科學化

在檔案管理上采取科學的方法，按照管理科學的程序，對經濟、技術、科學和管理環節中需要統一協調的事物，制定標準，并按照標準進行統一的活動，以獲得最佳秩序和最佳效果。

1.3.技術的自動化

根據我國的經濟狀況和技術實力，手工操作與自動化在一定時期內將會繼續存在。有的環節，即使自動化達到了很高的程度仍然需要手工來做輔助工作，這是由檔案管理工作的性質所決定的。

2、檔案管理現代化的幾點措施方法

2.1 注重科學管理，正確看待檔案管理工作。檔案管理作為一項信息資源管理工作，對于企業在信息時代中的發展所起到的巨大作用是不可估量的。因此單位領導必須要重視起檔案管理工作，加大對檔案管理工作的關注力度和精力投入，積極引進高素質專業人才，實施科學管理措施，提高檔案管理工作的現代化水平。

2.2 健全檔案管理制度

建立檔案工作制度必須遵循以下要求：第一，規章制度要體現合理性、科學性。建立起來的規章制度必須符合單位特點和檔案管理實際，以適應單位檔案管理的需要。第二，簡明實用。制度必須具有可操作性，其建立應以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發揮制度的指導和規范作用。第三，堅持制度約束的雙向性。既約束領導又約束職工。領導的行為和形象直接影響著制度的順利執行，而職工是單位的主要構成群體，是制度的主要約束對象和執行者。

2.3 強化計算機技術運用，實現檔案管理網絡化

網絡技術與計算機技術的飛速發展，指紋與語音識別技術的廣泛應用，密碼技術的深化發展，使檔案文件安全性得到有效的保障。同時，隨著電子文件簽署技術的發展與應用，可對檔案電子文件資料信息的真偽進行認定與識別，為保障檔案管理中電子檔案文件的真實可靠性提供了保障。

2.4 現代化人才的培養

檔案部門目前正面臨著市場經濟、信息社會、特別是知識經濟的大潮與挑戰，以及高新技術的應用與滲透。在知識經濟飛速發展的數字化時代，檔案管理工作要把重點放在數字化管理和網絡化資源建設上，要培養一批既懂專業知識，又懂信息技術的高層次的檔案信息專業人才和新型化高層次管理人才。使之不斷吸取新知識、新思想、新方法，為迎接知識經濟的到來做好充分的準備。

2.5 實現智能化的管理方法，提升其信息服務功能

隨著科學技術的更新，檔案信息資源的載體實現了多元化發展，尤其是隨著將來的語音識別技術的開發，有助于智能化的檔案管理方式的形成。這一檔案管理方法的運用，能夠使計算機自動接收所有檔案信息，并根據計算機設定與編制的程序對檔案信息進行自動分類與歸檔，克服傳統手工檔案信息收集、整理與歸檔的缺陷，利于檔案資料的價值的展現，從而全面提升檔案信息的服務功能。

三、結束語

綜上所述，傳統的檔案管理方法已不能滿足信息時代下檔案信息利用的要求，我們必須要正確對待檔案管理工作，制定科學管理制度，提高檔案管理工作的信息化水平。而作為檔案管理人員而言，要不斷提升自身的科學知識，實現從保管員到知識提供者的角色轉變，全面提升檔案管理水平，為現代化建設服務

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