基層婦幼保健檔案的建立與管理

楊東

摘要：檔案信息是婦幼保健衛生管理的重要手段以及重要工具，不斷提高基層婦幼保健檔案管理的水平，有助于實現基層婦幼保健衛生資源的合理配置。基于此，筆者結合自身工作經驗，重點論述了基層婦幼保健檔案的建立以及管理。

關鍵詞：基層婦幼；保健檔案；建立；管理

1婦幼保健檔案的重要作用

1.1 有助于加強衛生管理，提高科學決策的水平

眾所周知，婦幼保健工作是一項綜合性極強的科學實踐活動，要想確保婦幼保健工作的正確和科學決策，必須依據準確且可靠的信息資料作為前提。當前隨著社會的不斷發展進步，醫學的模式也得以轉變，因此婦幼保健工作的形式和內容也相應的發生了一些轉變。這就需要通過建立強有力的情報信息系統，充分利用現有的生命統計以及疾病監測信息，提高決策的準確性和科學性。要想建立健全情報信息系統，全面且有效的檔案建立工作是前提。通過科學的婦幼檔案建立，能夠將日常工作中產生的相關信息進行合理有序的組合，有利于傳遞、儲存以及查閱的方便，進而全面提升日常衛生管理工作，并有效提高決策的科學性。

1.2 有助于落實“預防為主”的方針政策

婦幼保健工作是一項技術性高、綜合性強、工作量大且社會性強的工作內容。例如一個普通的縣級的婦幼保健機構，需要承擔對全縣幾十萬婦女以及兒童的保健服務。所以通過婦幼保健檔案，對各條線的業務情況建立一本系統而清晰的“帳”，確保各項工作有序的開展。例如針對兒童ARI監測等，只有通過全面建立轄區內所有兒童健康狀況的信息，才能有效貫徹和落實ARI標準管理方案，實現“預防為主”的方針政策。

2 基層婦幼保健檔案的建立

2.1遵循統一管理的建立原則

基層婦幼保健機構要采用統一管理的原則，對過去和現在各項活動形成不同文件資料進行詳細的搜集、鑒定、統計、整理、編目、檢索、保管以及編輯歸檔，進而可以對歷史原貌進行真實的記載和呈現，其中各類文件資料主要包括文字、圖片、聲像資料、實物資料和表格等。同時，要將檔案建立水平作為基層婦幼保健機構管理水平的重要考核標準。

2.2基層婦幼保健檔案涉及的范圍

基層婦幼保健檔案主要是指日常工作和活動中產生的具有參考、保存和利用作用的各類材料和文件，具體是指黨組織、行政組織、工會組織、共青團組織、婦女保健組織和兒童保健組織工作中產生的文件，還有財務部門、統計部門、人事部門和基建設備機構在工作中形成的文件資料。

2.3基層婦幼保健檔案歸檔類別

第一類，黨群工作類，主要包括省市黨委、工會和團委下達的各種文件，婦幼保健機構的工作總結、報告、工作計劃、工作記要、機構設置和民主管理等文件資料，還包括工會和黨務機關的工作記錄、培訓記錄和檢查考核；第二類，行政工作類，主要是指行政部門下達的工作安排、信息簡報、信息通知、會議決議和情況反映，同時還有基層婦幼保健機構自身的工作安排、信息簡報、信息通知、會議決議；第三類，人事資料類，主要包括在職人員和退休人員的個人與技術檔案、專業技術任職資格的批復信息和干部任免的批復信息；第四類，專業工作類，具體是指基層婦幼保健工作中的各種專業工作制度、日常工作操作規程、技術操作流程和質量標準的資料信息、業務論文和調查報告等；第五類，財會工作類，主要是指會計工作中產生的各類憑證、賬單和報表；第六類，儀器設備類，具體是指各種醫療器械的說明書、合格證、使用圖冊，以及保健機構的固定資產資料；第七類，聲像資料類，主要是指與健康教育相關的幻燈片信息、圖片信息和影視資料；第八類，其他資料類，具體是指保衛工作資料、基建項目的設計圖、竣工圖等等。

3 提高基層婦幼保健檔案管理的主要措施

3.1提高對基層婦幼保健檔案管理的重要性認識

婦幼保健工作關系到全社會的方方面面，各級婦幼保健機構承擔著保護和促進婦女、兒童健康的使命。檔案管理工作是發展婦幼保健事業的重要組成部分，必須提高對婦幼保健檔案管理工作重要性的認識。一是認真學習，廣泛宣傳。要從發展婦幼保健事業的高度，準確把握婦幼保健工作的性質，特點，以及婦幼保健檔案在服務社會中的重要作用，切實從思想上提高對婦幼保健檔案管理工作重要性的認識。二是堅持把檔案管理與婦幼保健日常工作相結合。把檔案管理工作納入婦幼保健衛生工作任務之中和各級領導的職責范圍，常抓不懈，確保婦幼保健檔案管理工作穩步發展，服務功能不斷完善。三是加大力度、加大投入。在人力、物力和財力上多多給予關注和支持，為婦幼保健檔案工作的發展注入生機和活力，創造好的外部工作環境。四是注重規范婦幼保健檔案管理工作流程，有計劃、有部署地定期進行檢查和監督。

3.2提高基層婦幼保健檔案管理人員綜合素質

檔案管理工作不僅是一項服務管理性工作，還是一項對業務要求較高的工作，因此對檔案管理工作人員提出了較高要求，需要檔案管理人員既要具備管理能力，又要具備服務意識。可見，只有不斷提高檔案管理人員的綜合素質，才能適應當下基層婦幼保健檔案管理工作新形勢。第一，檔案管理人員要加強對檔案管理主體知識的學習，熟練掌握相關專業知識，實現自身業務能力的不斷提升；第二，對現代檔案管理知識的學習與掌握。檔案管理人員要加強對現代化檔案管理知識的鉆研與學習，提升自身信息化管理的水平和技能，適應現代化信息的建設需求。

3.3完善基層婦幼保健檔案管理制度

科學健全的檔案管理機制和規章制度，是促進檔案管理工作順利發展的關

鍵。為此，有必要加強檔案管理工作的制度化建設。第一，實行各級領導崗位責任制，對基層婦幼保健檔案管理工作進行整體規劃。通過對職能、責任的層層規劃和監督，保證檔案管理共組落到實處；第二，對檔案管理工作的職責范圍進行明確，對檔案管理工作制度進行完善，最終實現基層婦幼保健檔案管理工作的制度化和規范化。

3.4加強婦幼保健檔案信息化建設

檔案信息化是信息社會對檔案管理工作的客觀要求，是信息時代賦予檔案管理工作的歷史使命。隨著婦幼保健事業的日益發展，對檔案信息的管理也提出了更高的要求。計算機技術和網絡技術的全面普及和廣泛應用，利用數據庫技術、信息化方式進行檔案資料的存儲、處理和檢索等，實現了信息檔案電子化，數字化已成為檔案管理中必不可少的服務手段。它不僅大大提高了工作效率，同時也為婦幼保健等事業發展提供了優質的服務。因此，各級婦幼保健機構要加強檔案信息化建設和檔案管理數據庫建設工作，增加檔案信息科技含量。注意培養檔案信息化的人才，不斷完善檔案管理軟件和硬件設施，充分利用檔案信息化管理系統高效、快速、及時地提供婦幼保健工作所需信息，把檔案信息資源轉化為更大的業務效益和經濟效益。

綜上所述，隨著社會的不斷進步和發展，基層婦幼保健機構的工作形式和內容也隨之發生了相應的改變。在基層婦幼保健事業快速發展的同時，婦幼保健檔案的建立和管理顯得尤為重要。我們應不斷提高對檔案工作的思想意識，提高檔案工作人員的綜合素質和專業技能，同時綜合運用信息化技術，全面建立信息化檔案管理模式，從而不斷提高基層婦幼保健檔案工作水平，最終提高基層婦幼保健機構的衛生管理水平。

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