醫院圖書檔案規范化管理建設探討

王許明

【摘要】作為一項理論與實踐相結合的單位，醫院必須有大量的圖書；又因為醫院接待的病人較多，這些病人以往的病例往往會對今后的診斷和治療產生巨大的作用，所以醫院必須有大量的檔案。這種情況下，醫院的圖書檔案管理就顯得尤為重要，對其管理進行規范化的要求，有利于醫院的長遠發展，有利于保障病人的切實利益，有利于我國醫療衛生事業的未來發展，任重道遠。本文就醫院圖書檔案規范化管理的重要性引出話題，分析當前醫院圖書檔案規范化管理過程中存在的問題，探討未來的一些改進措施。

【關鍵詞】醫院；圖書檔案；規范化管理

在當前醫療衛生改革的大背景下，醫院開始進行較為科學和現代的管理，其中，圖書檔案管理是醫院科學管理重要的組成部分，可以說是醫院所有工作中起基礎性作用的工作。特別是隨著當前社會人口越來越多，人們對于自身健康也越來越重視，醫院的規模也越來越大，醫院自身既需要通過科研提升醫院的醫療水平，也需要對病人資料進行妥善的處理，圖書檔案管理工作更為重要。所以醫院應當充分認識到圖書檔案規范化管理的重要性，合理地、科學地進行建檔工作，為醫院未來的發展奠定堅實的基礎。

一、醫院圖書檔案規范化管理的重要性

首先我們來看圖書規范化管理的重要性。醫院固然是以醫療衛生活動為主的場所，但是它需要醫生、護士乃至管理人員具備較強的理論知識。醫學不斷在發展，人們不斷探索出新的技術，不斷豐富著當前的醫學理論體系。誠然，當前計算機技術和網絡技術的發達，很多資料都能夠從計算機上直觀地進行了解，但是醫生不可能隨時翻看計算機進行查看，并且電子設備在醫院很多區域會對醫院的醫療設備產生影響，所以圖書是必不可少的。另外，醫院還保存著過去大量的書籍，這些書籍絕大多數至今仍然能夠使用，并且某些書籍上還有珍貴的筆記，對于醫生進行醫學研究有巨大的助益。由此我們看出對醫院圖書進行規范化管理很有必要。

其次我們分析檔案規范化管理的重要性。前文所述，圖書的管理重要性就在于它是醫院進行創新和向前發展重要條件，而檔案則是醫院的基礎。檔案資料分兩種，一種是人事檔案，一種是醫學檔案。人事檔案關乎醫院工作人員的職業發展，重要性自不必說。醫學檔案則是在醫院的各種智能活動中形成的，這些檔案具有真實性、準確性、指導性等特點。例如，醫生對疑難雜癥進行開會研討并進行臨床試驗記錄的檔案，就對醫生掌握新的治療方法很有幫助；而舊的患者的資料則對患者病患復發時診治活動提供了依據，使醫生的治療更為科學。

二、醫院圖書檔案規范化管理的制約因素

首先是醫院管理者和檔案管理者對于圖書檔案管理的不重視。當前絕大多數醫院只看眼前，以看病救人為主，這本沒有問題，但是醫院往往僅僅看中看病救人，而忽視內部的管理和對資料的整合與總結，眼下對于醫院的發展沒有明顯的影響，對醫院的未來發展是極為不利的。醫院本身的不重視也就導致了圖書和檔案的管理者對此也不重視，這些部門的人往往沒有將這項工作當做重要的事情來做，有需要時，才會花費大力氣尋找相關資料，浪費的大量的人力、物力，也浪費了寶貴的時間。

其次是檔案管理人員的素質問題。檔案管理人員的素質偏低，其根本原因還是在于醫院對圖書和檔案的管理工作并不重視，不會專門引進具有先進管理常識和檔案管理專業知識的工作人員，而僅僅是從其他部門轉崗過來。這樣以來，檔案的管理人員不論是工作積極性還是文化水平和專業知識都有所欠缺，并且絕大多數的檔案管理工作交給年紀較大的不適宜在其他崗位工作的人員，這些人員無論在知識架構還是接受新鮮事物的程度上都遠遠不夠，給醫院圖書檔案的規范化管理敲響了警鐘。

再次是醫院圖書檔案管理結構混亂，使用率低、投入低。圖書資源還好說，醫院往往會統一進行管理，但是對于各種醫療資料來說，醫院一般都各自保存在各個部門與科室，沒有進行統一的管理，這樣以來，在醫院內部，形成了重復管理的局面，并且部門之間的資料互通產生障礙，不利于醫學資源的交流和促進。正是因為這種情況的存在，導致醫院對檔案的使用率很低，檔案僅僅起到了記載的作用，沒有發揮其真正核心的作用。進而來說，使用率低就導致醫院對其的投入低，進入了一個惡性循環，嚴重影響醫院圖書檔案治療規范化管理。

最后是與現今較為先進的科學技術對接不暢，不能充分發揮科學技術對于檔案管理的存進作用。當前計算機技術和網絡技術的發達和廣泛應用，使各個領域的管理和工作效率有了極大的提升，但是當前醫院的圖書檔案管理還沒有進行科學的編排、檢索和管理。

三、醫院圖書檔案規范化管理有效措施探討

首先，實現醫院圖書和檔案管理規范化的前提條件是要對其重視。我們上文中所分析的各種原因，歸根究底還是醫院的管理者對這方面的不重視。對著科學技術的發展和人們對健康越來越高的要求，醫院的圖書和檔案只會越來越多，如果不對其進行規范化管理，遲早有一天會產生極為嚴重的后果，圖書和檔案也會完全無法發揮自身的作用。醫院的管理者應當充分注意到醫院圖書檔案管理的重要性，將其視為醫院正常工作中的重要組成部分來開展工作。

其次，應當適當地加強相關的軟硬件的更新。先進的圖書和檔案管理需要依托于先進的技術和先進的硬件，需要改變以前無序的管理手段，購置先進的管理器械，并進行分類、檢索、借閱和歸還登記等軟件的設置。另外，要開辟專門的空間進行圖書和檔案的管理，存放圖書檔案的房間應當做到干燥防潮、放火防水、防盜等工作較為完備，為圖書檔案的規范化管理提供必要的場所。要實行現代化的管理，充分發揮計算機在檔案管理工作中起到的作用，利用計算機收集和傳遞信息、數據計算較為嚴謹和迅速的特點，節省大量的人力物力，配合掃描系統，將檔案管理人員從大量的人工錄入工作中解放出來，投入到現代化的管理工作中去。

再次，應當建立健全相關的管理制度和體系。醫院作為行使公共服務職能的事業單位，要明確檔案管理工作的重要性和目標，必須將檔案的管理工作看做是自身的職責之一，嚴格按照《檔案法》的規定和上級部門的要求做好檔案分類歸檔工作；另外，醫院要根據自身的情況建立健全一系列的管理制度和實施細則，明確分管的部分以及其職能范圍，對圖書和檔案進行統一的管理并進行必要的監督，是整個圖書檔案的規范化管理有章可循。

然后要對相關的檔案管理人員進行必要的培訓。因為管理人員是直接的圖書檔案規范化管理的實施者和操作者，是整個工作的核心。應當對管理人員進行培訓，全面提升其綜合素質，要求圖書檔案的管理人員必須具備最基本的醫學常識和扎實的檔案管理知識，在檔案的保存管理上能夠做到井井有條，在檔案的調取和歸還上能夠做到清清楚楚，并且要讓這些圖書檔案的管理者意識到自己工作的重要性，提升其工作積極性，開發這項工作的社會效益和經濟效益。

四、結語

圖書和檔案的管理已經成為當前醫院可持續發展和健康發展的重要管理手段，尤其是當前全面建成小康社會的關鍵時期，醫院的長久發展需要堅實的圖書檔案治療作為基礎和憑據。在新時期，醫院的管理者應當充分注意到圖書檔案資料管理的重要性，及時更新觀念，改善傳統的管理模式，建立健全較為規范的圖書檔案管理體系，以適應當前社會發展的需要和人民群眾的需求。

參考文獻

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