淺談新時期如何做好農業科研院所檔案管理工作
——以中國熱帶農業科學院熱帶作物品種資源研究所為例

蓋江濤 盧紅霞 劉倩 丁書仙 劉少姍 雷照鳴

（中國熱帶農業科學院熱帶作物品種資源研究所，海南儋州 571737）

淺談新時期如何做好農業科研院所檔案管理工作
——以中國熱帶農業科學院熱帶作物品種資源研究所為例

蓋江濤 盧紅霞 劉倩 丁書仙 劉少姍 雷照鳴

（中國熱帶農業科學院熱帶作物品種資源研究所，海南儋州 571737）

檔案管理工作是農業科研院所重要的基礎性和服務性工作。本文結合中國熱帶農業科學院熱帶作物品種資源研究所檔案管理工作的現狀，分析了科技院所檔案管理工作中存在的問題，并提出了改進工作的建議，旨在完善檔案管理體系，提高檔案管理工作的科學性與規范性。

農業科研院所 檔案管理 問題 建議

農業科研院所檔案是對科研單位各方面工作的真實記錄，它記載、反映了科研院所各項工作的主要內容和成果。本文以中國熱帶農業科學院熱帶作物品種資源研究所（簡稱“品資所”）為例，闡述了農業科研院所檔案管理的類別、現狀、存在問題及改善措施。目前，品資所的檔案主要有三類：文書檔案、人事檔案、農業科技檔案。文書檔案由綜合辦公室管理，人事檔案由人事辦公室管理，科技檔案由科研辦公室管理。

文書檔案又稱為管理性檔案，其內容主要涉及黨群管理、行政管理、人事管理、財務管理、科研管理、條件建設管理、科技產品開發管理、科研基地管理等方面的文件［1］。文書檔案通常是由法定機關、團體發布的文件形成，文書檔案管理工作的主要任務是整理、分類、編號、歸檔等。文書檔案是記錄單位各部門工作情況的重要文件，它是確保各項工作可持續性發展的依據。

人事檔案的內容主要是職工個人信息、簡歷，記錄了職工出生以來的重要經歷、活動，包括成長過程、政治思想、學識水平、德才表現、工作業績等，是不可復制的原始材料，是人才信息的主要載體，是選拔人才的重要工具，肩負著單位知人用人、人才開發重要依據的責任，是科研院所人事工作的重要組成部分。

農業科技檔案記錄了農業科研院所的主體活動內容。農業科技檔案主要是指在農業科研項目中從申請立項、執行、總結、結題、鑒定、成果申報及示范推廣活動中形成的具有保存價值的文字、聲像、圖表、圖片和數據等各種形式的文件材料。主要包括研究課題審批文件、可行性研究報告、項目建議書、課題立項申報書、計劃任務書、委托書、協議書、技術合同書、專利證書、項目執行情況報告、論文、專著、課題驗收評估、科技成果鑒定證書、科技成果獲獎憑證、品種審定證書、推廣應用證明等文件。農業科技檔案是科研院所重要的支撐。

1　現階段科研院所檔案管理狀況

目前，科研院所的檔案存放形式是紙質檔案與電子檔案并存，以紙質檔案為主。紙質檔案的保存需要設置檔案庫房和檔案柜，占用大量的人力、物力和財力，還要防鼠、防蟲。以品資所為例，建立了檔案保管室，配備了統一標準的密度集架，確立了專項柜用以單獨保存，明確具體檔案的基本樣式與規格，統一專盒儲放，并有檔案管理員監管。

電子檔案是具有原始記錄性和保存價值的圖像文字等電子文件資料，是通過計算機的磁盤和硬盤等設備進行存儲的數字化信息。電子檔案管理是利用計算機技術和現代網絡技術對電子檔案信息進行收集、管理，并通過電子和網絡系統提供“借閱”和使用［1］。電子檔案與紙質檔案相比，它具有非人工識讀性，存儲便捷，存儲量大，節省空間，可以復制，實現文件的共享，保存簡單，查閱、傳遞快捷。2014年4月起，品資所在郵箱傳遞文件的基礎上，開始使用OA系統（辦公信息化系統），實現了文件辦理更加及時快捷。

2　檔案管理工作中存在的問題

2.1歸檔不及時

《中華人民共和國檔案法》第十條規定：“對國家規定的應當立卷歸檔的材料，必須按照規定，定期向本單位檔案機構或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據為己有?！钡蒲性核毡閷n案管理工作視為輔助性工作，各個辦公室檔案管理人員將更多精力放在日常管理工作上，習慣以領導交辦的工作任務為主，對檔案管理關注不夠，文件歸檔存在拖延，檔案整理應付于上級部門的檢查。另外，農業科技檔案主要由研究室的兼職檔案員收集、整理，交由科研辦公室的管理人員歸檔。研究室的兼職檔案員多是農業科技人員，他們檔案管理專業知識欠缺，歸檔意識不強，將更多的精力放在日?？蒲泄ぷ魃?，有的科技人員擔心科研成果被泄密而推延歸檔，有的課題驗收后，成果鑒定、申報評獎等周期長，造成歸檔不及時。

在辦公信息化過程中，雖然使用了OA系統，但是辦公自動化未能形成體系，達不到檔案信息的資源化要求，檔案的管理和存儲并沒有與辦公系統實現連接。電子文檔要經過不同部門審批才歸檔，造成電子文檔的歸檔重復或者歸檔延遲的情況時有發生。

2.2檔案法律 、法規等落實不到位

《中華人民共和國檔案法》第十條只是規定了應該定期歸檔，但對不歸檔者沒有相應的約束辦法。制度不完善，缺乏系統、完整的制度保證。

2.3檔案不易查找

檔案信息化程度不高，公開文件存檔不完善，不易查找；便捷的網絡傳輸也給電子檔案保存帶來了安全隱患，計算機容易遭到黑客攻擊或者被感染病毒，這些都會給電子檔案的保存帶來威脅，需要強化硬件設施與軟件設備的有力搭建。

3　改善檔案管理工作的措施

3.1強化歸檔意識，做好檔案收集工作

首先，領導重視，采取有效措施，強化檔案管理意識。要組織檔案管理人員認真學習《檔案法》和《科技檔案管理辦法》，提高檔案管理人員對檔案重要性的認識和和執行意識，養成隨時收集和跟蹤收集的習慣。

其次，不定期舉辦檔案管理人員、兼職檔案員培訓會和業務學習活動，加強檔案歸檔范圍、歸檔流程、文件電子化處理、整理原則和方法等方面的業務培訓，實現檔案的科學化、規范化管理，有利發揮檔案的作用，體現檔案所具有的價值。

3.2建立優良的檔案管理隊伍

加強對檔案管理人員綜合素質的培訓，配合引進專業人才。努力打造一支政治素質高、業務能力強、職業素養全面的高素質檔案管理隊伍；要鼓勵、支持埋頭苦干、勤勉務實、有能力的同志為檔案事業提供有力的人才支撐；盡量減少檔案管理人員的變動，保持檔案管理隊伍的穩定，檔案員換崗前做好業務交接工作。同時，檔案管理也涉及到保密工作，檔案管理員也需要增強保密意識，遵守保密管理制度。因此，需要配備業務技能突出、責任意識強、細致認真的工作人員對檔案進行專人專管。

3.3健全檔案管理制度

建立完善的檔案管理體系。切實制定《檔案管理制度》、《OA 辦3.4提高自身素養，政治覺悟

公自動化系統管理辦法（試行）》、《電子檔案管理辦法》等制度，分清和落實檔案管理部門、檔案管理員的檔案職責，細化檔案責任，將檔案材料的形成、積累、整理和歸檔納入有關部門和有關人員的職責范圍，納入管理人員的年度考核、評優、職稱評定、職務出任的考察范圍內，制訂檔案管理分類方案，將有保存價值的檔案材料進行科學的、系統的、有規律的保管。嚴格依照制度管理檔案。做到依法管理、有章可循、有法必依，使之逐步變成自覺行動，確保歸檔質量，依托制度實現檔案收集工作規范化。

提高自身素養、增強工作能力、提高業務水平、改進工作方法、加強硬件設施建設等，促進檔案管理工作順利進展，是保障單位整體工作的重要保障。開展在文件材料收集整理評選活動，鼓勵優秀、傳播經驗、促進交流學習，一方面提高檔案管理隊伍的業務素質，另一方面激發專、兼職檔案員的工作熱情。

3.5檔案信息化建設

建立完善檔案信息資源數據庫［2］。同時，在信息化管理的工作中，應該注意一些問題，如訪問控制，對用戶進行文件和數據操作權的限制；網絡安全監控與入侵檢測；漏洞掃描與風險評估；病毒防治、預防、檢測和查殺；執行安全審計，提早發現可能的破壞性行為；主要設備、軟件、數據等應有備份［3，4］。

4　結語

檔案的管理是一項政治性、專業性、機密性、服務性、實踐性很強的工作，檔案管理人員需德才兼備，始終以淡泊名利的心態，樂于奉獻的精神，不事張揚，不尚空談，高標準地做好文書檔案工作。按規定及時接收各門類的檔案，做到“分散整理、集中管理”。同時，需定期對檔案室進行檢查，檔案無霉變、蟲蛀等不良現象，無泄密事件發生，做到檔案管理工作規范化、科學化。

［1］劉小瑾.試論事業單位文書檔案管理中存在的問題與對策［J］.華章，2012，22：230.

［2］吳桂榮，林淑芳，翟季，尚麗霞.淺析農業科技檔案工作問題與對策.農業科技管理，2008，27（2）：65-67.

［3］王富有，王相東，蔡東宏.歐美等國科研評估的發展歷程及其對我國的啟示.農業科技管理，2011，30（4）：27-29.

［4］孫瑋.農業科研院所的信息化管理.農業科技管理，2011，30（4）：69-71.