信息化時代檔案管理的重要性

高明

（重慶市秀山縣國土房管局　重慶秀山　409900）

信息化時代檔案管理的重要性

高明

（重慶市秀山縣國土房管局重慶秀山409900）

隨著社會的不斷進步，互聯網技術也在不斷的發展，這使得當今社會逐漸進入信息化時代，而在此背景下，各行各業都在積極的開展信息化的建設。檔案作為一種工作歷史記錄，其代表特殊的文化資源，同時還是一種重要的記錄形式以及載體。基于此，本文就檔案信息化管理的重要性進行分析，并提出信息化時代檔案管理的建議。

信息化時代；檔案管理；重要性

引言

隨著科學技術的不斷進步，信息化技術也在快速發展，這使得企業檔案管理工作面臨越來越嚴峻的挑戰。目前，傳統檔案管理模式也無法適應現代社會發展的需求，同時也無法與先進的科學管理方案接軌。因此，企業必須尋找全新的、符合社會發展的管理模式，推動企業檔案管理工作的順利發展。

1　信息化時代檔案管理的內容

一般情況下，企業檔案管理包括檔案的收集、整理、保管、編目、檢索與統計等。在信息時代，檔案管理工作的內容發生了很大的變化。特別是在計算機技術加入之后，使得檔案管理由傳統的、簡單的紙介保管向現代化、數字化改變。通過利用計算機信息技術，可以對企業檔案的編次、分類進行統一的管理。當有需要提取檔案時，可利用計算機技術進行篩選與查找，進而快速高效地提取所需要的文件，提高工作效率。信息時代檔案管理工作的主要內容包括：檔案管理設備建設、檔案信息資源建設、檔案信息化和規范化管理、檔案信息化網絡建設、信息化檔案管理人才的培養等內容。

2　信息化時代檔案管理的重要性

2.1可以提高檔案管理工作的效率

為了能夠提高企業檔案管理的工作效率，必須將檔案管理工作與信息化結合，進而使企業的檔案管理工作逐漸從封閉化轉向開放化，并實現對檔案資源的合理配置，最終為社會以及相關機構提供更好的服務。此外，因為企業或機構的決策均取決于檔案，所以企業的檔案必須具有合理性、準確性以及可靠性等特征。同時，實現企業檔案管理工作的信息化，還可以節約工作人員的時間，進而使企業工作人員在最短的時間內就可以查閱到其所需要的檔案與信息，最終達到提高檔案管理工作效率的目的。

2.2可以避免檔案的遺失

到目前為止，許多單位和機構幾乎都遇到了此類問題，就是重要的檔案因存放方式的不恰當，或是存放時間過長而導致檔案出現被損壞或遺失的情況。但實現檔案管理工作信息化則可以很好的避免這一問題的發生，因為檔案管理信息化是將檔案存入計算機，而計算機的實際容量是非常大的，所以可以存放很多的檔案，同時還能實現自動檢閱與自動搜索，進而避免紙質檔案容易受潮、容易遺失的現象發生。

2.3能夠實現資源的共享

檔案從實質上來說也是屬于資源的，所以只有井然有序的進行企業檔案的管理工作，才能確保機構、企業的正常運行。實現檔案的信息管理，可以保存大量的歷史資料，且這些歷史資料還是社會各界人士對政策的形成、工作考察以及學術研究等進行深入了解的重要依據，同時還能使人們有案可查、有據可依。除此之外，這些檔案信息在社會各行各業、各個領域的發展過程中，具有非常強的利用價值，有些甚至還與民眾的日常生活息息相關。

2.4在現代化的經濟決策中能起到重要作用

隨著社會經濟的快速發展，行業競爭越來越激烈。所以如果企業決策出現不合理的地方，就會對企業自身的發展造成不良的影響。而如果要實現正確的、合理的決策，就必須依據過去的檔案與資料進行。例如，企業如果想要制定正確的生產工藝與經營決策，必須對企業自身過去的生產信息進行全面的了解，或是掌握其他企業的生產檔案，但同行對檔案信息都必須是保密的，一條檔案信息，有時甚至會決定企業的生存和發展。

2.5為整個管理工作奠定基礎

企業檔案的信息化管理是整個管理工作的重要基礎，且信息化管理平臺如圖1。其中，在知識管理平臺上，可將檔案全部轉化為計算機中的文字、圖像、聲音、視頻等信息，然后再對這些信息進行必要的整理、匯集與分類。這些都給企業各部門工作的實施帶來了一定的便利，進而使得各部門在其工作中可以獲得準確的、真實的資料，然后進行良好的溝通與協調。檔案信息化管理不僅大大提高了企業檔案管理的水平，還為整個管理工作奠定了堅實的基礎。

圖1　信息化管理平臺

2.6節約一定的資源

企業過去的紙質檔案不僅需要相關工作人員花費大量的時間與精力進行收集、整理與保存，同時還需要耗費大量的紙張，這是不經濟、不環保的做法，且儲存量也是有限的。此外，紙質檔案在其使用過程中極易出現受潮、被損壞的情況。而信息化檔案管理方式能夠很好的避免這一狀況的發生，其不僅不需要耗費大量的紙張，還提高了檔案的存儲量，更不會被破壞。所以信息化檔案管理方式，不僅可以節約一些資源，還能降低紙張成本。

3　信息化時代檔案管理的建議

3.1科技存檔

隨著信息化的不斷推進，企業目前的檔案管理工作也應向數字化靠攏，并從實體檔案管理轉變為對信息資源的科技化管理。科技化管理檔案主要運用現代化手段對檔案信息資源進行管理，同時以基本信息為管理對象，對各個部門信息行進數字化處理。在進行電子存檔時，需做好以下幾方面的工作：①要建立相關檔案的網頁，并建立數字化視頻檔案數據庫檢索模式，以便于檔案的查找與利用。②要充分利用相關部門網站制作網頁，使檔案管理服務于系統互聯網，并形成科技化的電子檔案數據庫管理中心。③在建立電子檔案過程中，要確保檔案內容的真實性與安全性，并快速實現資源共享。④在互聯網方面，應實現檔案管理的自動化和法制化，從而真正做到檔案信息交流和利用。

3.2信息化管理

傳統的檔案管理模式一般都是以圖片、手寫信息、影像等為載體進行檔案管理工作的，而檔案管理人員也都是以手工操作的形式完成檔案的收集和整理工作的，最后再完成存檔工作。隨著信息化程度加深，特別是國外先進檔案管理技術的引進，奠定了檔案管理科技化基礎，電子化檔案管理模式使檔案從人工手寫變為計算機存檔，這是辦公手段的歷史性改變，為檔案管理提出了更高要求，使檔案管理走向現代化和科技化。此外，這也從另一個角度要求檔案工作者加強學習檔案管理技能，適應新形勢下的工作方式變更，更加快捷、準確地為社會創造更多的經濟效益。

3.3工作重心向信息偏移

在傳統檔案整理工作的實踐過程中，主要工作是檔案實體數據整理。且在實際檔案管理工作中，檔案實體管理主要是對檔案流程化進行一定的控制。隨著計算機存檔技術的不斷推廣，給傳統檔案管理模式帶來了巨大的挑戰。目前，傳統檔案管理已無法應對電子信息時代的數字化處理要求，基于此，檔案實體化管理越來越弱化。檔案管理事業的關注焦點從文件實體化轉向文件形成化發展，進而使文件整理和保管與科技有機聯系起來。

3.4培養信息化檔案管理人才

在檔案管理工作中，應重點關注現代化管理人才的引進與培養，全面提高相關工作人員的素質，積極改善檔案管理設備，提高檔案管理手段。要想實現以上目標，應做好以下方面的工作：①要努力培養檔案管理的數據庫開發人才，只有優秀的人才儲備，才能更好地服務于檔案管理工作。②企業要積極地為檔案管理人才提供提升能力的機會，設立專門的培訓機構，提高檔案管理人員的知識結構和整體水平，加強工作人員的理論研討和學術交流。③要引進了解信息化的技術人才，具有現代化管理水平的管理人員，切實提升檔案管理部門的服務質量。

4　結語

隨著信息技術的快速發展，傳統實體式檔案存檔模式已不再適用于企業的發展，這使得檔案信息處理自動化和數字化勢在必行。在此情況下，企業要積極尋找傳統檔案管理模式的缺陷，并主動應用現代化檔案管理模式，制定符合企業實際發展的方法，更好地為社會服務。

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2015-8-31