淺談社區(qū)檔案管理工作

高紅

城市社區(qū)檔案工作是社區(qū)科學(xué)執(zhí)政、民主執(zhí)政、依法執(zhí)政的基礎(chǔ)性工作，社區(qū)檔案直接服務(wù)于社區(qū)管理，并作為社區(qū)建設(shè)的歷史記錄，留下社區(qū)建設(shè)的足跡。社區(qū)檔案工作不但有助于社區(qū)管理，而且有利于各級(jí)黨和政府掌握基層情況，更深刻地了解社情、民情，不斷完善和促進(jìn)社區(qū)建設(shè)。隨著社區(qū)建設(shè)的推進(jìn)，社區(qū)承擔(dān)的職能越來越多，形成的檔案就越多。然而，在現(xiàn)實(shí)工作中，要將社區(qū)檔案收集完整、集中并規(guī)范地進(jìn)行管理難度是相當(dāng)大的。

一、社區(qū)檔案管理工作的難點(diǎn)及問題

1.檔案意識(shí)淡薄，檔案管理責(zé)任沒有落實(shí)。一些社區(qū)居委會(huì)領(lǐng)導(dǎo)因工作繁雜，主要的精力常常用來應(yīng)付考核、檢查等任務(wù)，沒有時(shí)間和精力過問檔案工作，這就造成：檔案資料在各崗位工作人員手上，為了應(yīng)付檢查，每檢查一次就準(zhǔn)備一次，將檔案資料套在活頁書夾內(nèi)，而不愿裝訂成卷，隨意處置；二是檔案工作未納入社區(qū)的達(dá)標(biāo)考核中，檔案人員的工作積極性不高，各崗位工作人員各做各的，各管各的，都覺得檔案放在自己手中用起來方便，不愿意交出來統(tǒng)一進(jìn)行整理和管理。

2.檔案基礎(chǔ)建設(shè)薄弱，“缺檔斷檔”嚴(yán)重。由于受到辦公條件的限制，沒有獨(dú)立檔案室的社區(qū)很多；而現(xiàn)在的社區(qū)多是由原來三、四個(gè)居委會(huì)整合在一起或“村改居”形成的。因多次搬家，有的資料裝箱堆放在倉庫里，無人過問；有的因沒有立卷歸檔造成丟失；因檔案的不齊全，造成缺檔、斷檔嚴(yán)重；因缺少檔案也就談不上提供服務(wù)和利用，更調(diào)動(dòng)不起來社區(qū)工作者建檔的積極性。

3.檔案員的業(yè)務(wù)水平低，工作穩(wěn)定性差。社區(qū)工作涉及面廣、內(nèi)容多、任務(wù)重、人員少，人人都身兼數(shù)職。在有的社區(qū)每三年一次換屆，造成人員崗位的頻繁變動(dòng)，有相當(dāng)多的檔案員沒有參加過檔案專業(yè)學(xué)習(xí)和崗位培訓(xùn)，對(duì)檔案工作一知半解，有的社區(qū)只注意收集上級(jí)來文及紅頭文件，而不注意收集自身活動(dòng)中形成的材料和反映本社區(qū)建設(shè)的材料。再加上一些單位領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，致使檔案人員的專業(yè)技能始終處于低水平的狀態(tài)。

二、改變社區(qū)檔案工作薄弱的對(duì)策

1.加大《檔案法》的宣傳力度，增強(qiáng)大家的檔案意識(shí)。通過板報(bào)、簡訊、標(biāo)語橫幅、試題答卷、分發(fā)檔案宣傳材料等多種形式宣傳《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》和《福建省檔案條例》，宣傳檔案在社區(qū)建設(shè)中的作用，宣傳檔案工作和社區(qū)居民日常生活的密切關(guān)系，增強(qiáng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及社區(qū)工作人員的檔案意識(shí)。

2.領(lǐng)導(dǎo)重視，是開展社區(qū)檔案工作強(qiáng)有力的保障。要做好社區(qū)檔案工作，首先必須爭取各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持。檔案行政管理部門應(yīng)主動(dòng)溝通、說服，取得各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，將檔案工作列入社區(qū)建設(shè)規(guī)劃、列入財(cái)政預(yù)算，在人、財(cái)、物上給予支持，沒有檔案室的社區(qū)在社區(qū)辦公條件改善的同時(shí)，應(yīng)通盤考慮留下專門的檔案室，以保證有存放檔案的場所。建立目標(biāo)責(zé)任制，將檔案工作列入社區(qū)達(dá)標(biāo)考核體系，做到獎(jiǎng)懲分明，以調(diào)動(dòng)社區(qū)檔案人員的積極性。

3.建立與完善檔案管理制度，是管好社區(qū)檔案的基礎(chǔ)。各社區(qū)檔案的歸檔，可以依照《社區(qū)居委會(huì)檔案分類大綱和編號(hào)方法》、《社區(qū)檔案的歸檔范圍和保管期限》進(jìn)行操作；檔案的收集和整理，必須建立一套管理網(wǎng)絡(luò)，有分管領(lǐng)導(dǎo)，有兼職檔案員，各崗位人員每年一次定期將檔案向檔案員移交，由社區(qū)檔案員統(tǒng)一管理和整理，做到一級(jí)抓一級(jí)，層層抓落實(shí)。同時(shí)，建立一套規(guī)章制度，規(guī)范地對(duì)檔案進(jìn)行管理和利用。

4.加強(qiáng)檔案員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，是提高檔案員業(yè)務(wù)水平的根本。各街道辦事處應(yīng)定期對(duì)社區(qū)檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，以實(shí)地操作、講解，并請區(qū)檔案局工作人員上門指導(dǎo)、咨詢服務(wù)的形式對(duì)社區(qū)檔案員進(jìn)行培訓(xùn)；可參加上級(jí)檔案行政管理部門舉辦的業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，讓檔案員走出去觀摩、學(xué)習(xí)檔案做得好的社區(qū)，迅速提高和掌握檔案工作的基本技能和知識(shí)，以激發(fā)工作熱情，增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)。

5.強(qiáng)化監(jiān)督和指導(dǎo)，是社區(qū)檔案工作持續(xù)發(fā)展的有力保證。實(shí)踐證明，要做好社區(qū)檔案工作必須將監(jiān)督和指導(dǎo)貫穿始終，監(jiān)督促工作，指導(dǎo)帶上路。根據(jù)各社區(qū)條件因地制宜切合實(shí)際地開展指導(dǎo)工作。基礎(chǔ)條件好的社區(qū)，可采用請專業(yè)人員幫助突擊整理和檔案員協(xié)助的辦法，手把手地教會(huì)他們；基礎(chǔ)條件較差的社區(qū)，檔案部門要不辭勞苦，為他們提供指導(dǎo)服務(wù)。在指導(dǎo)工作中，要注意把檔案利用工作放在突出位置，引導(dǎo)社區(qū)邊建檔邊利用，以用促建，為社區(qū)各項(xiàng)工作服務(wù)，以調(diào)動(dòng)社區(qū)居委會(huì)工作人員建檔的積極性，督促檔案員及時(shí)整理、及時(shí)歸檔，促進(jìn)社區(qū)檔案工作持續(xù)、健康地發(fā)展。

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