檔案信息化視角下科研檔案管理研究

[摘 要]目前科研管理方式已不能適應新時代科研活動發展的需要，應更新管理理念，本文以檔案信息化為視角，從科研層面構建和完善科研檔案管理體系。

[關鍵詞]檔案信息化科研檔案管理

隨著社會科學技術的迅速發展，目前社會已經進入到信息化時代，因此對于科研實行信息化檔案管理勢在必行，隨著近幾年來科研規模的不斷擴大，檔案的重要性也越來越明顯，雖然大部分的科研檔案已經完成了初步的檔案信息化管理建設，但是由于種種原因，以檔案信息化為視角的科研檔案管理建設的成效并不是很高，本文主要闡述在檔案信息化的前提下，科研檔案管理建設所存在的問題，以及該如何解決。

1.在檔案信息化視角下，科研檔案管理存在的問題

經過閱讀大量的文獻，對科研檔案管理存在的問題進行分類并標明比重，從表1中，可以明顯看出科研檔案管理存在的最大問題便是“軟硬件設施”，其次是檔案的收集和整理，對檔案的錯誤認識及保密工作，下面，將一一解釋下面問題。

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對科研檔案工作的錯誤認識在科研單位，具體從事研究項目的科研人員對檔案的認識模糊，將科技檔案的收集和提交排除在科研工作之外，甚至不了解需要歸檔的范疇、要求和重要性。在科研工作中，注重課題申報、立項、實施，但不能同時積極進行科技檔案的整理，經常推遲檔案提交，即便提交也不完整[1]。

1.2科研檔案收集和整理中的問題在科研檔案提交時，特別容易走入兩個誤區。一種是粗略收集，缺漏現象較明顯，在名義上提交的檔案名都有，但實際上質量較差或缺少重要原始記錄；另一種是收集廣而全，將歸檔范圍之外的資料也放進科研檔案中，從而主次不分，查閱和利用困難。由于信息時代的到來，科研檔案的形式和存儲介質越來越趨于多樣化，在收集的過程中，會無意識地忽視錄音、錄像、照片、磁盤、光盤等。最后是指實體檔案的收集和管理容易被忽略。主要表現在隨意堆放實體檔案，不注意管理和維護。

1.3檔案設施建設中的問題在一些科研機構中，由于一些限制如人員和場地等，檔案數量也較少，因此在設施配置配置方面很多都采取將就的態度。在有些單位甚至都沒有標準的檔案管理庫房，僅使用數間辦公室代用；不能按檔案標準來實現辦公、閱覽、庫房三分開；對于專門檔案柜和密集架，也僅使用普通兩節柜來代替存放；在有些單位，甚至連“八防”設施也不全；對于檔案設施必要的辦公設備、監控設施等也不能達到要求。

1.4在檔案信息化建設中，易出現的問題在檔案信息化建設的過程中，存在以下幾個誤區。一是對于檔案信息化的理解較片面。在科研單位中，科研檔案管理人員將檔案信息化僅僅理解為紙質檔案的數字化掃描和網絡化。二是認為一切都以“信息化”為重。在有些科研單位中，科研檔案管理人員認為只有“信息化”了，就可以疏于檔案的收集、整理、鑒定、保管等基礎工作，造成首末倒置。三是認為檔案信息化建設勞民傷財的觀念。對于檔案信息化必要的設施則采取能拖就拖的態度，不愿意投資。

2.科研院所檔案信息化管理的措施和建議

2.1完善安全措施有網絡的地方，就會存在很多不安全因素，再加上電子檔案容易被盜，所以要建立一個安全防范措施設置文件保密措施即采用身份認證、權限認證的方式控制檔案登陸系統，安裝殺毒軟件定期對計算機進行殺毒并且對檔案和數據進行及時的備份防止黑客或者其他人員侵入系統。

2.2健全檔案管理體系科研院所要加強對檔案信息化建設的領導、檢查與監督：落實專門機構或專人負責，加強領導、統一規劃，主管部門在對科研院所進行評估的時候，要將檔案工作作為重要的評估內容，以督促其做好檔案信息化工作[2]。

2.3提高工作人員的技能和水平傳統管理模式已經不能再適應科研院所對檔案的利用和需求了，主要是因為所耗費的成本的較高，因此要改變傳統的檔案管理模式就必須提高檔案管理人員的技能和水平。首先對他們進行培訓，主要與檔案信息化管理方面有關，這樣不僅讓他們熟悉有關檔案信息化管理方面的操作，并且在工作能夠運用自如，另外也要讓他們樹立起職業道德和工作責任心，更新管理理念。

3.結束語

綜上所述，本文先簡單分析了目前檔案信息化視角下科研檔案管理所存在的問題，進而分析加強科研檔案信息化建設的措施。科研檔案管理信息化建設是一個長期的過程，隨著時間的發展，以后還會遇到新的問題，這些還需要更多的人努力去解決。

參考文獻：

[1]李晨，高建忠，等.科研單位檔案工作存在的問題及思考[J].蘭臺世界，201418（3）：23-25.

[2]馬慶霞.科研檔案管理工作淺析[J].黑龍江檔案，2013，32（6）：85-87.

[3]靳亞妮，王亞麗.淺談檔案信息化建設下如何做好科研檔案管理工作[J].辦公室業務，2014，28（9）：35-38.

[4]張磊，包麗敏.高校科研檔案管理中存在的問題及對策[J].科技信息，2013，38（25）：78-81.

作者簡介：茹仙古麗·依明（1971年6月），女，籍貫：新疆烏魯木齊，在職研究生，館員，主要從事科研檔案管理研究。