基于機關文書檔案整理存在的問題及對策研究

王慧

[摘 要]當前在機關文書檔案管理工作的過程中出現了許多令人憂心的現象，譬如管理制度落后，工作消極懈怠、發展不科學等問題，本文主要就機關文書檔案在整理過程中出現的問題展開分析，并簡要敘述了面對這些問題時所采取的一些對策研究。

[關鍵詞]機關；文書；檔案管理；對策

我們知道，檔案本質上就是對過去發生事實的一種真實性歷史記錄，它的載體多種多樣，其中最為重要與主流的就是文書檔案。所謂文書檔案，顧名思義就是利用書面材料的形式通過特定的程序，經過一定處理流程而形式的文件材料，它記錄了一個社會組織及所從事的各類管理活動[1]。在機關工作的過程中，文書檔案管理一直扮演著記錄機關不同職能部門歷史與相關人員重要信息的角色，它對機關部門在過去工作過程中發現的價值信息起到了回憶與保留的作用，是機關部門進行有序化工作的一個重要的組成部分。那么接下來，我們就來談談實施機關文書檔案管理工作的意義。

一、當下機關文書檔案管理中存在的問題

當今社會，隨著時間的推移科技的發展，在進行機關文書檔案管理工作的過程中逐漸出現了一些新的問題，這些問題或多或少的影響了機關文書檔案管理工作的有序進行，從而引起了機關管理者的重視，下面我們就這些問題進行簡要敘述。

（一）檔案工作人員對檔案整理重視程度不高

經過觀察發現，很多工作人員在對機關文書檔案管理工作的過程中心態有些懈怠，重視程度不高。譬如有的檔案人員在對檔案編制頁碼的過程中為了圖省事，將多有文件集中起來進行大流水編頁碼，這樣就會造成一份文件的頁數無法確定，到最后還是需要重新編頁號，增加工作負擔；再有，有的工作人員在蓋歸檔章的時候過于松懈，章印蓋歪蓋斜的現象層出不窮，甚至有的把歸檔章蓋在了文件的背面，一定也不規范；還有一種現象，就是工作人員對于需要歸檔與不需要歸檔文件的范圍沒有明確，對于收集進來的文件不論文件性質如何全部歸檔，這樣不僅使工作人員自身的工作內容加大，而且造成了檔案保管場地的浪費，文書檔案本身占地面積就不小，再增添不需要歸檔的文件進來更是增加了館藏檔案量的增加。

（二）機關文書檔案種類多樣，保存與整理不易

一般情況下對于機關文書檔案的管理都是由人工進行操作的，現在機關內部的文書檔案內容越來越復雜，形式也變得越來越多樣，這就給檔案工作人員的工作帶來的一定的難度，因為他們需要花費大量的時間去對文檔的性質進行歸類整理，程序繁雜，再加上有的工作人員工作態度不太端正，這就使得文書檔案的整理質量得不到保障。再者，文書檔案多數是紙質的，這就對檔案存放的環境有了一定的要求，室內溫度的高低與空氣濕度大小都會影響紙張的壽命，不僅如此，文書檔案還極容易遭受到害蟲的侵襲。

（三）機關文書檔案管理不夠專業化

在一些機關單位有時會經常出現一些非檔案管理專業畢業的人員從事檔案管理工作，由于沒有經過專業的培訓，專業知識掌握的不強，就導致了對關于檔案的整理、分類匯總以及立卷等知識的一知半解，譬如機關檔案管理沒有專業化的管理人員；檔案室內部人員流動性過高，經常是新人剛剛熟悉一些檔案管理知識就轉崗位，內部人員極度不穩定；以上的種種情況都直接影響到了檔案管理工作的專業性。

（四）檔案利用效率不高

機關部門形成的檔案雖然專業性強，形式多樣且數量龐大，但是目前仍然只是有較少一部分檔案能夠被社會社會利用，不能較好地服務于廣大社會民眾，這就造成了檔案在利用方面的缺失，使得檔案管理工作的意義略顯表面化。

二、關于強化機關文書檔案文書管理工作的對策研究

（一）加強各部門對機關文書檔案的重視程度

首先要從思想上重視起機關文書管理這一工作，要強化檔案意識，尤其是要讓各機關部門領導認識到檔案管理的重要性，鼓勵他們主動參與到檔案管理工作的過程中去，要意識到管理檔案文書并不只是檔案工作人員的責任，也是每一位領導，每一位在職人員的義務，起好領頭羊的作用[2]。譬如各部門領導加強對部門人員上交歸檔資料的監督，關注工作人員是否按時按質按量的上交資料，對于沒能及時上交資料的部門，要進行未交登記，實時掌握資料動態，避免資料遺失，便于后期的整理歸檔。

（二）強化檔案工作人員內部管理，提升工作人員業務素質

眾所周知，工作態度決定工作質量，我們不僅要從思想上重視起文書檔案管理工作，更要從行動上落實我們的重視，故而建立起一支高素質的檔案管理隊伍是重中之重。強化隊伍建設與檔案管理人員的業務素質可以做到以下幾個方面。

1、加強對檔案管理工作人員的工作培訓，定期對其普及檔案管理理論知識，強化工作認知，杜絕出現懈怠工作的現象，并要求按時上交工作報告總結。

2、定期讓老員工與新員工之間展開工作經驗交流，促使新員工在老員工的帶領下逐步掌握檔案管理的操作技能，提升工作效率。

3、強化內部管理制度，督促檔案管理人員按規章辦事，同時要時刻引導檔案工作人員積極主動的工作，以保證檔案隊伍發展的穩定性與長久性。

（三）提高機關文書檔案的利用效率

我們政府實施一切工作的出發點都是為了人民，所以實施檔案管理工作的最終目的就是要提高檔案的利用效率，強化服務民生。

（四）注意對文書檔案的保護

一般來說存放文書檔案的地方一定要通風干燥，最好在隱蔽角落定期防止樟腦丸，防止檔案回潮霉變或是遭受害蟲侵襲。

三、結束語

機關文書檔案管理記錄了機關工作中的一切重要的活動，它看起來簡單，但實際在整理過程中是十分具有挑戰性的。做好機關文書檔案管理工作不僅要求檔案管理工作者加強自身專業水平知識與工作素養，而且更要做到提高文書檔案的利用效率，強化民生服務。努力促進文書檔案管理工作朝著規范化科學化的方向前進，是每一位機關工作者的義務與責任。

參考文獻：

[1]翟素萍，翟旭明.談檔案整理中的“正件”與“附件”[J].蘭臺世界.2006（21）