基于失業職工檔案管理現狀及措施的研究

王秀萍

[摘 要]這些年以來，隨著我國的經濟發展和市場經濟的改革，國有企業和很多職工都解除了勞動關系，這些企業職工就成為了失業人員。而就業單位就需要對他們的人事檔案進行進一步的管理，其中包括準確規范管理好每一個失業人員的檔案，給每一個失業人員辦理失業保險手續；為企業員工辦理相關的退休手續、調轉手續以及職工們享受的扶持政策；提供調取檔案、查閱檔案、咨詢服務等，而且還要借助信息技術來建立起完善的電子檔案制度，加強管理手段，創新方式方法，提高檔案管理水平。

[關鍵詞]失業職工；檔案管理；措施

我國的經濟在不斷的發展，企業就需要不斷的做出變革的調整來適應經經濟發展帶來的一系列變化。在這一過程中，因為很多企業沒有與時俱進、經營不善，就造成了破產或者倒閉，其中很多在崗員工最后只能被迫下崗，成為了失業人員。在轉接的過程中，會因為或多或少的問題，使得失業人員的檔案沒法完整的轉移。因此，為了保障失業人員的合法利益，需要有關單位重視失業職工檔案管理，將管理工作做的更好。

一、失業職工檔案管理現狀

（一）失業職工基礎檔案管理存在不規范的現象

因為失業職工具有流動性強、分散性大的特點，所以在檔案管理的過程中間，

自己和所在的單位都是一種忽視的態度，因此就使得失業職工的檔案記錄消息和內容不全面，時有時無。而單位在管理的過程中，也沒有基本的行為準則和內容要求，在實際的考察中也沒有去全面了解職工的工作經歷、狀況等，這對于單位以后計算員工工齡、調整薪水、養老保險的辦理來說，都是有影響的。

（二）失業職工檔案管理制度目前還不完善

實現利益最大化是大部分企業都在追求的目標，對于員工的檔案管理比較忽

視，還沒有建立起深刻的檔案管理的意識。很多企業的管理者把目光放在企業的生產經營和產品的市場營銷上，在看待失業職工的檔案管理上面的時候，往往都是一種不在乎的態度。有些企業管理者認為員工和企業是一種單純的雇傭關系，既然員工已經離職，那么企業就不必再承擔任何責任，包括負責失業職工的檔案管理。因此，在對于失業職工檔案管理中，大多數企業都比較敷衍，并沒有投入太多的精力去達到失業職工檔案管理的高質量。

（三）失業職工檔案管理過程中的不規范，降低了檔案的利用率

第一，失業職工的檔案填寫都大致相同，個人的實際情況不明確，材料內容還比較分散。第二，失業職工檔案移交的不及時，操作流程不規范。比如說，有的人已經跳槽去了新的事業單位，但是其個人檔案并沒有隨之離開。第三，因為檔案管理的不規范，導致有些人“鉆空子”，利用這些漏洞來偽造虛假材料。這些現象的發生，嚴重影響了失業職工檔案管理的真實性、權威性和嚴肅性。

二、基于失業職工檔案管理現存問題的相關對策

（一）科學的管理失業職工檔案

在管理失業職工的檔案時，要依據科學的管理方法來進行分類、排序和統一編號，同時要建立起全面詳細的目錄和臺賬。專門成立一個檔案庫房，使用不銹鋼的存儲柜來放置檔案，能夠有效的防水、防火、防盜、防止檔案生霉、灰塵侵襲、蛀蟲叮咬等破壞性的現象出現。還要引進科學的檔案保護技術，讓檔案能夠更加完整無缺的長久保存下去。

同時，學會將失業職工檔案數字化，借助信息技術，將失業職工的檔案事無巨細的保存在數據庫里里面，能夠隨時調動和檢索，方便日后的檔案統計工作。創建增加版塊，每當多一個失業人員的時候，計算機系統就會自動添加一個版塊，來存放失業職工的信息。這樣的方法，能夠促使失業職工檔案管理更加規范和科學化，緊跟時代的脈搏，有一定的現實意義。

（二）借助信息技術，方便檔案管理

隨著社會的不斷發展和進步，信息全球化已經在逐步實現。在進行失業職工檔案管理時，也可以充分利用信息技術，讓管理工作變得更加便捷和準確。比如說傳統的失業職工檔案管理在對檔案進行分類的時候，一般都是通過員工的個人理解劃分標準，每一個員工的理解能力都各不相同，因此就導致在分類的時候出現偏差，影響了檔案分類的質量，從而阻礙了工作的正常進行。而借助信息技術，則可以根據關鍵字和主要內容，讓系統進行自動分類，不僅大大節省了分類時間，還提高了分類的準確率。實現失業職工檔案信息化管理，完善檔案管理制度，能夠隨時為需要檔案這提供便利。

（三）規范失業職工檔案管理的流程，提高服務性

首先，要從接收失業職工檔案入手。失業職工檔案要滿足以下兩個基本條件，才能夠被接收：第一，和原單位解除勞動關系的失業職工需要由本人或者原單位辦理檔案保管手續；第二，失業職工檔案中的所有材料都必須完整、規范。在接收檔案之后，要做到手工臺賬和電子臺賬的共同記錄，保證其檔案的完整準確性。其次，失業職工檔案在存檔期間要進行檔案轉移時，要嚴格按照相關手續來進行移交，比如說要出示單位所作出證明的相關證件和辦理轉移的相關手續等。最后，在對失業職工檔案進行管理時，還要提高服務性，熱心為失業職工解答問題，積極宣傳國家優惠政策等。

三、結束語

失業職工檔案管理對于企業和個人來說都是非常重要的。因此，每一個負責失業職工檔案管理的人員都應該投入大量精力和熱忱來將這份工作做好，要有責任心和耐心，要做到嚴謹和公正，從而讓失業職工檔案管理更加規范，當失業職工面對再就業機會的時候，能夠及時的為其提供全面準確的參考信息和憑證。

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