淺析事業(yè)單位人事檔案管理工作存在的問題及對策

文婉弟

[摘 要]近年來，隨著計算機網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的普及，越來越多的文件直接在電腦上產(chǎn)生和傳輸，這種無紙化的辦公方式給傳統(tǒng)的檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)，面對這種形勢，如何管理好事業(yè)單位檔案，成為檔案信息化建設(shè)中的一個重要問題。與此同時，中國部分事業(yè)單位的檔案管理制度仍然不健全，造成許多重要信息的泄露和丟失，這不僅對事業(yè)單位本身不利，也可能滋生許多其它問題，因此建立健全檔案管理制度勢在必行，刻不容緩。本文主要針對現(xiàn)階段我國事業(yè)單位人事檔案管理工作中存在的問題進行剖析并提出一些改進辦法，以期對信息化的檔案管理工作有所裨益。

[關(guān)鍵詞]信息社會；事業(yè)單位；檔案管理

一、事業(yè)單位人事檔案管理工作現(xiàn)狀及問題

事業(yè)單位檔案管理工作是由本單位相關(guān)人員對所在單位的相關(guān)文件進行專業(yè)化的管理工作。作為檔案管理人員，其職責(zé)包括：保密工作，傳達工作，資料整理，檔案庫建立，記錄上報，文件銷毀及相關(guān)制度的建立等。目前，我國事業(yè)單位人事檔案管理工作發(fā)展程度較低，未能達到與社會發(fā)展水平相適應(yīng)的程度。通過筆者調(diào)查發(fā)現(xiàn)，存在如下問題嚴重阻礙人事檔案工作的進展，現(xiàn)逐一列出并作淺層分析。

（一）對人事檔案管理工作不夠重視，且存在認識誤區(qū)。長久以來，人事單位內(nèi)部相當(dāng)一部分人員對人事檔案管理工作存在認識上的誤區(qū)，認為人事檔案工作僅限于抄抄寫寫和保管材料，只要不丟失、不泄密和能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。因此，一部分單位常常忽視人事檔案管理工作，未把人事檔案管理工作納入到日常議事日程之中，造成了“講起來重要、排起來次要、忙起來忘掉、用起來需要”的狀況。這種狀況導(dǎo)致人事檔案工作長期處于被動應(yīng)付的狀態(tài)，難以為單位的人才隊伍建設(shè)提供高質(zhì)量的服務(wù)。

（二）人事檔案管理制度落后，檔案管理人員專業(yè)水平偏低。人事檔案管理是一項繁雜瑣碎但連續(xù)性極強的工作，若不能保證及時和足夠的人力投入，就會導(dǎo)致人事檔案管理的質(zhì)量大打折扣。事業(yè)單位的人員編制極其有限，分配到管理部門的編制一般較少，這就造成了很多事業(yè)單位的檔案管理工作由人事部門的人員兼任的情況。這種情況看似有利于人事檔案的收集，因為許多人事檔案的形成和傳送都要經(jīng)過人事部門，如職工的履歷表、職稱評審材料、干部任免考核材料等。但正是由于這些人員都是非專業(yè)性的，對檔案收集和管理意識淡薄，致使許多應(yīng)該歸入檔案的材料都沒有及時歸檔，造成許多檔案材料的缺失。同時，隨著聘用制度的推行，人員的流動性增強，檔案管理人員調(diào)換頻繁，也不利于檔案管理水平的提高。

（三）檔案信息化程度低，流動人員檔案處理不及時。在信息化社會發(fā)展進程中，人事單位的檔案管理工作手段單一，對信息化的高科技設(shè)備和技術(shù)利用率低，很多重要檔案只用紙質(zhì)記錄，傳輸困難，不方便使用者進行外借和查閱。另外，許多事業(yè)單位都存在“棄檔”人員，也就是“人檔分離”，進而造成許多檔案變?yōu)椤八罊n”，雖然有關(guān)部門已經(jīng)出臺了一系列解決流動人員“死檔”的政策辦法，但仍未能完全解決這類問題，由此產(chǎn)生的隱患依然存在。因此，必須深化改革，將信息化建設(shè)發(fā)展到人事檔案管理工作中去，為人事檔案管理提供現(xiàn)代化手段。

（四）人事檔案管理人員服務(wù)意識薄弱，人事檔案利用率低。人事檔案管理，其根本目的在于有效利用。但在許多事業(yè)單位中，仍存在著重保密、輕利用的現(xiàn)象，檔案服務(wù)意識薄弱，只能提供最基本的檔案使用功能。在檔案的使用過程中，存在著各種各樣的問題，即便是使用，范圍也很有限，利用方式也較為單一，工作常處于被動服務(wù)狀態(tài)。這種重管理輕服務(wù)的現(xiàn)象，使人事檔案利用價值低，功能愈加弱化，并未達到人事檔案信息利用應(yīng)有的狀態(tài)。

二、事業(yè)單位人事檔案管理工作的改進策略

（一）加強對人事檔案管理工作的重視，加大對檔案管理工作的投入。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)部門要從思想上入手，加強對檔案管理工作基礎(chǔ)性地位的認識，應(yīng)聘請專業(yè)的檔案管理人員進行檔案的保管和出借，定期對本單位的檔案管理工作進行指導(dǎo)和監(jiān)督，加大資金的投入以改善檔案管理工作所需的軟硬件設(shè)施。

（二）培養(yǎng)高素質(zhì)人才隊伍，不斷提高檔案管理人員素質(zhì)。人事檔案理工作是一項政策性和業(yè)務(wù)性較強的工作，隨著事業(yè)單位人事制度改革的不斷前進和各項工作的不斷深入，人事檔案管理需要各種高素質(zhì)、高學(xué)歷的復(fù)合型人才。人事檔案部分必須建設(shè)一支具有較高管理水平和較高工作效率的檔案管理人才隊伍；培養(yǎng)一批具有較強實際操作能力的檔案技術(shù)能手。事業(yè)單位還需對檔案管理人員進行定期定質(zhì)定量的專業(yè)培訓(xùn)，提高其專業(yè)技能和個人素質(zhì)。此外，檔案管理人員也須在檔案的管理工作中及時的總結(jié)經(jīng)驗，改進管理的技術(shù)和方法。

（三）加深檔案管理體制改革，加強檔案管理的信息化建設(shè)。人事檔案管理機構(gòu)整合檔案及其資源信息，使檔案及其信息資源真正得以保管和開發(fā)，以實現(xiàn)統(tǒng)一管理。各級部門應(yīng)從傳統(tǒng)的管理中跳脫出來，大力推動人事檔案管理工作的順利進行，這也適應(yīng)了市場經(jīng)濟條件下政府職能轉(zhuǎn)變的需要。實現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化，是人事檔案管理與服務(wù)的迫切需要，是我國整個社會主義現(xiàn)代化事業(yè)的一個具體組成部分，也是適應(yīng)社會對檔案信息需求日漸增強的客觀需求。

三、結(jié)語

人事檔案源于人事管理活動。自官吏選拔制度實施開始，人事檔案就已經(jīng)同步開始發(fā)展，經(jīng)過日積月累，其數(shù)量和種類逐步擴展。為適應(yīng)我國現(xiàn)代化建設(shè)的節(jié)奏和步伐，人事檔案管理應(yīng)以深化改革為核心，積極組織工作創(chuàng)新，提高人事檔案管理的工作質(zhì)量和服務(wù)水平。在社會主義市場經(jīng)濟條件下，建立一種社會化的開放式人事檔案管理模式。筆者認為，這種社會化的開放式管理模式必將能更好地服務(wù)社會。

參考文獻：

[1]劉金蓮.機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作[M].北京：中華書局，2006.

[2]程永寧.機關(guān)事業(yè)單位檔案管理[M].合肥：黃山書社，2006.