血站檔案管理工作探析

孟凡超

血站是采集、提供臨床用血的機(jī)構(gòu)，分為一般血站和特殊血站，其中一般血站包括血液中心、中心血站和中心血庫，本文討論的是一般血站。根據(jù)《血站管理辦法》的有關(guān)規(guī)定，血液中心設(shè)置在直轄市、省會市、自治區(qū)首府市，中心血站設(shè)置在設(shè)區(qū)的市，中心血庫

設(shè)置在中心血站服務(wù)覆蓋不到的縣級綜合醫(yī)院內(nèi)。血站開展采供血活動，必須嚴(yán)格按照國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，采集、制備、檢測、保存、發(fā)放符合標(biāo)準(zhǔn)的血液制品，提供臨床用血。由于血液的特殊性，賦予了血站不同于一般醫(yī)療衛(wèi)生單位的性質(zhì)和職責(zé)。

一、血站檔案管理工作的普遍意義和特殊意義

檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會組織和個人在社會活動中直接形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄，具有原始記錄性、知識性和信息性等性質(zhì)。對血站而言，檔案是工作查考的主要依據(jù)，血站領(lǐng)導(dǎo)和工作人員通過查閱檔案，對于總結(jié)血站學(xué)術(shù)和技術(shù)進(jìn)步、推動無償獻(xiàn)血事業(yè)發(fā)展具有重要的參考價值；檔案也是科學(xué)研究的可靠依據(jù)，血站科研工作者可以通過查閱檔案占有豐富可靠的第一手材料，使科學(xué)研究少走彎路；檔案更是血站文化建設(shè)的傳承載體、宣傳教育的生動素材。

《血站管理辦法》第二十八條規(guī)定：“獻(xiàn)血、檢測和供血的原始記錄應(yīng)當(dāng)至少保存十年”，《血站質(zhì)量管理規(guī)范》要求血站的有關(guān)記錄必須具有可追溯性。在具體工作中，血站每一個工作環(huán)節(jié)、每一個具體步驟都要準(zhǔn)確無誤地記錄下來，同時血站也會產(chǎn)生文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案和特殊載體檔案等，檔案種類繁多、覆蓋范圍廣。近年來，隨著無償獻(xiàn)血事業(yè)的快速發(fā)展，血站檔案越來越多，對于血站檔案管理工作的要求也越來越高。尤其是在輸血糾紛事件中，根據(jù)“舉證責(zé)任倒置”的原則，血站負(fù)有舉證的責(zé)任，能否完整、準(zhǔn)確地提供出相關(guān)原始記錄，對于血站來說至關(guān)重要。

二、目前血站檔案管理普遍存在的問題

1、檔案標(biāo)準(zhǔn)化工作落后檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化是實現(xiàn)檔案工作科學(xué)管理的重要手段。盡管對于采供血工作國家已有一套較為成熟的法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)體系，但僅在《血站管理辦法》和《血站質(zhì)量管理規(guī)范》中對血站的原始記錄要求作了簡要描述，對于具體的檔案整理方法、鑒定原則、保管期限、利用方法等都沒有給出明確的、可供參考執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)，基本上由各血站自行裁定。因此，現(xiàn)階段全國各地區(qū)血站的檔案管理工作水平參差不齊。

2、專業(yè)人才隊伍薄弱多數(shù)血站沒有設(shè)置獨立的檔案管理部門，而是將檔案管理的職責(zé)放在辦公室、人事科、業(yè)務(wù)科等部門；從事檔案管理的工作人員也往往是身兼數(shù)職，無法全身心地投入到檔案管理工作中；同時，從業(yè)人員不是檔案專業(yè)畢業(yè)，上崗前未接受過正規(guī)的、系統(tǒng)的檔案專業(yè)培訓(xùn)，素質(zhì)參差不齊。此外，各直接產(chǎn)生文件資料的部門也沒有指定專人兼管檔案的收集、整理和移交工作，即使指定專人，也常常出現(xiàn)人員頻繁更替、培訓(xùn)不到位等情況，影響了歸檔質(zhì)量，也增加了檔案管理部門的工作量。

3、科學(xué)化管理水平不高多數(shù)血站工作用房老舊、狹小，難以滿足正常的采供血業(yè)務(wù)工作，更不用說在工作用房中開辟一塊較大面積的場地作為檔案庫房，面臨著檔案存放困難的問題。在人員編制方面，多數(shù)血站編制緊缺，僅有的幾個空編也往往是用于招聘衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員。在資金投入方面，檔案管理工作沒有列入到血站行政預(yù)算中，檔案庫房的設(shè)施設(shè)備只能滿足最基本的檔案業(yè)務(wù)工作需要。

4、檔案信息化建設(shè)尚未起步目前血站的檔案管理仍處在紙質(zhì)檔案階段，對于電子文件和其他特殊載體檔案尚未引起重視，電子文件散存在各產(chǎn)生部門，各類照片、底片、聲像（錄像帶、錄音帶）檔案也沒有得到統(tǒng)一規(guī)范的保存。傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的數(shù)字化工作尚未開展，建立了檔案管理系統(tǒng)的少之又少，成功實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)建設(shè)的更是屈指可數(shù)。

三、改善血站檔案管理工作現(xiàn)狀的思路與對策

1、建立健全血站檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)當(dāng)務(wù)之急是把全國血站的檔案管理工作統(tǒng)一、規(guī)范起來，應(yīng)呼吁有關(guān)部門盡快制訂出臺血站檔案管理工作的規(guī)范性文件，把檔案管理納入法制軌道，形成系統(tǒng)、完善的工作模式，使血站檔案管理工作者有法可依、有章可循，這不僅能推動血站檔案工作水平，更能保障血液安全。

2、加強(qiáng)專業(yè)人才隊伍建設(shè)血站領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)注重檔案管理人員的配備和培育，加快人才引進(jìn)，同時培養(yǎng)好兼職人員隊伍，定期召開科室兼職檔案員會議，布置檔案收集任務(wù)，明確歸檔范圍，指導(dǎo)開展立卷組件工作；定期開展檔案教育培訓(xùn)，將檔案培訓(xùn)列入到每年的繼教項目中，提升檔案人員的專業(yè)素質(zhì)和知識素質(zhì)；同時，應(yīng)將各科室兼職檔案員的工作納入到單位的年度考核體系中，從制度上對各部門的歸檔工作加以約束。

3、加大檔案管理的硬件投入各級血站首先應(yīng)切實保證檔案庫房用地，對于檔案庫房內(nèi)的必備設(shè)施，如空調(diào)、除濕機(jī)、密集架、防火、防盜、防蟲等設(shè)施必須配備到位；同時加強(qiáng)檔案庫房的管理，安排人員定期巡檢，并做好檢查記錄。應(yīng)將檔案管理工作納入到財政預(yù)算中加以考慮，引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理，應(yīng)引進(jìn)計算機(jī)管理軟件，逐步配備照相機(jī)、攝像機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等數(shù)字化設(shè)備，如條件允許，可配備智能密集架和物流網(wǎng)等先進(jìn)設(shè)施。

4、逐步推進(jìn)檔案信息化建設(shè)信息化是檔案管理工作的必然趨勢。血站應(yīng)著手開展傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化工作，可通過服務(wù)外包的形式，建立符合血站檔案工作實際的檔案信息化管理軟件，能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)管理、整理編目、利用查詢、輔助實體管理、安全保密和系統(tǒng)維護(hù)等基本功能。檔案管理工作較為成熟的單位可逐步推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，并與單位辦公網(wǎng)絡(luò)相銜接，真正實現(xiàn)文件生命全周期的過程管理，確保檔案的真實性和完整性。

參考文獻(xiàn)：

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