工程檔案信息化建設(shè)探析

王秀玲

工程檔案信息化就是以室藏工程檔案為依據(jù)，在不改變工程檔案原來(lái)的內(nèi)容信息的情況下，對(duì)工程檔案本身的內(nèi)容及工程檔案的存在形式進(jìn)行符合信息轉(zhuǎn)變?cè)瓌t的改變，使工程檔案信息社會(huì)化，實(shí)現(xiàn)工程檔案資源共享。建設(shè)工程檔案是一個(gè)靜態(tài)的概念，而建設(shè)工程工程檔案管理則是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過(guò)程。一般來(lái)說(shuō)。這一過(guò)程的目的和結(jié)果都是建立真實(shí)、完整、系統(tǒng)的建設(shè)工程檔案。但對(duì)這一過(guò)程進(jìn)行深入、清晰的研究，我們會(huì)發(fā)現(xiàn)，工程工程工程檔案管理實(shí)際上不是一個(gè)單獨(dú)的、孤立的行為，而是工程項(xiàng)目管理的一部分。工程檔案之所以能夠進(jìn)行信息化管理，是因?yàn)樗陨砭桶畔ⅰ?/p>

一、工程檔案信息化建設(shè)的基本涵義

工程檔案是歷史的原始記錄，這種記錄就是一種信息。但是在這里我們要弄清信息化中的信息不僅僅限于工程檔案本身的記錄信息，它還包括將原始信息進(jìn)行處理后與社會(huì)其他信息形式融合形成的更廣泛的信息。可見工程檔案信息化的內(nèi)容就有兩方面：一是狹義上的信息化，就是將工程檔案自身的內(nèi)容信息化；二是廣義上的信息化，就是將工程檔案信息與社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)、文化等方面的信息進(jìn)行融合處理的信息化。所以，工程檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)就是在現(xiàn)代化的技術(shù)條件下，一方面促進(jìn)工程檔案本身信息進(jìn)入社會(huì)交流系統(tǒng)，在社會(huì)中廣為傳播，另一方面就是將工程檔案中的信息與其他社會(huì)信息形式融合使用，在社會(huì)中傳播，廣泛地服務(wù)于社會(huì)。當(dāng)然這兩個(gè)方面的目標(biāo)并不孤立的，而是相互聯(lián)系，相互促進(jìn)的。因?yàn)楣こ虣n案信息一旦廣為社會(huì)大眾利用，狹義的工程檔案資源信息化，必然與社會(huì)發(fā)生普遍的聯(lián)系，必然要與社會(huì)中的其他信息交融而廣泛地交流和傳播，形成另外形式的信息，即廣泛意義的工程檔案信息化。

二、工程檔案信息化管理是工程檔案發(fā)展的新方向

建設(shè)工程從立項(xiàng)、招投標(biāo)、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、材料配送，到主體和配套施工，到最后裝飾裝修、綠化亮化，到竣工驗(yàn)收后投入使用，這是一個(gè)相當(dāng)長(zhǎng)的周期。建設(shè)工程檔案不僅把這個(gè)過(guò)程真實(shí)地記錄下來(lái)了，把這個(gè)過(guò)程完整地鏈接起來(lái)了，也把這個(gè)過(guò)程作為歷史記憶長(zhǎng)久保留了下來(lái)。工程建設(shè)的過(guò)程就是工程檔案的形成過(guò)程，這就決定了工程檔案的建立是一個(gè)漫長(zhǎng)而復(fù)雜的過(guò)程。從工程立項(xiàng)直到工程驗(yàn)收的各個(gè)階段，工程檔案資料的收集、整理都是由不同的單位或部門來(lái)實(shí)施的，這就在客觀和主觀上都大大增加了工程檔案建立的難度，信息化管理無(wú)疑提高工程工程工程檔案管理效率與效益。

三、促進(jìn)工程檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)建議

（一）工程檔案工作人員要樹立工程檔案信息意識(shí)馬克思主義哲學(xué)認(rèn)為意識(shí)具有能動(dòng)性，一定的社會(huì)意識(shí)就具有一定的社會(huì)能動(dòng)作用。那么社會(huì)工程檔案意識(shí)在工程檔案信息化建設(shè)中必然有能動(dòng)的影響，成為工程檔案信息化建設(shè)的基本推動(dòng)力。所以，工程檔案信息化在某種意義上講就是“觀念信息化”。工程檔案工作人員是工程檔案信息化建設(shè)的基本力量，他們的能動(dòng)性事關(guān)信息化建設(shè)的成敗，只有讓工程檔案工作人員在思想上樹立工程檔案信息的意識(shí)，認(rèn)識(shí)到工程檔案信息化建設(shè)的重要性，工程檔案工作人員才會(huì)具有強(qiáng)烈的使命感和責(zé)任心，才會(huì)主動(dòng)關(guān)心工程檔案信息化建設(shè)事業(yè)，認(rèn)真做好信息化過(guò)程中的各項(xiàng)工作，主動(dòng)思考社會(huì)文獻(xiàn)信息系統(tǒng)中各種文獻(xiàn)信息的滲透和融合，促使工程檔案信息化建設(shè)與其他社會(huì)信息事業(yè)相互結(jié)合，共同發(fā)展。

（二）從硬件角度，提高工程檔案信息化技術(shù)

1.配備計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、交換器、路由器、掃描儀等硬件設(shè)備。系統(tǒng)軟件的開發(fā)應(yīng)用或完善，可通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)軟件的操作進(jìn)行培訓(xùn)及推廣，逐步建立同一平臺(tái)為分中心做好前期準(zhǔn)備工作。

2.工程檔案中心目錄及全文的數(shù)字化。工程檔案信息數(shù)據(jù)輸入是目錄中心的基礎(chǔ)性工作，對(duì)各職能部門每年移交的大量成果工程檔案資料，邊整理邊輸入，從信息源頭抓起，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)施紙質(zhì)工程檔案和數(shù)字工程檔案“雙套制”工作模式，避免重復(fù)勞動(dòng)，不但能節(jié)約人力和財(cái)力，而且也會(huì)大大加快了工程檔案信息數(shù)字化的進(jìn)程。

3.對(duì)上網(wǎng)信息進(jìn)行密級(jí)界定。首先制訂密級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)室藏工程檔案按公開、內(nèi)部、秘密、機(jī)密進(jìn)行界定；其次對(duì)工程檔案信息使用者進(jìn)行網(wǎng)上身份驗(yàn)證，對(duì)不同身份的使用者提供不同的信息查詢權(quán)限，以保障軟件系統(tǒng)的安全。

（三）從軟件角度，提高工程檔案信息管理水平

信息技術(shù)的廣泛采用和電子政務(wù)的加快推進(jìn)，使工程檔案基礎(chǔ)建設(shè)的重心向工程檔案信息化建設(shè)轉(zhuǎn)變。現(xiàn)今，在計(jì)算機(jī)管理滲透的形式下，計(jì)算機(jī)管理軟件的應(yīng)用為實(shí)現(xiàn)工程工程檔案管理現(xiàn)代化做出了巨大貢獻(xiàn)。工程檔案部門建立自己的局域網(wǎng)，添置計(jì)算機(jī)、光盤刻錄機(jī)、掃描儀等，在系統(tǒng)開發(fā)和工程檔案利用過(guò)程中發(fā)揮著重要作用。

1.隨著電子文件的大量產(chǎn)生，如何安全且高效地管理電子工程檔案已成為不可回避的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。早在2002年，國(guó)家工程檔案局就發(fā)布了《全國(guó)工程檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》，要求電子文件形成單位和接收單位認(rèn)真做好電子工程檔案的管理等工作。因此，選取適合電子文件形成單位自身特點(diǎn)的工程工程檔案管理軟件，有計(jì)劃、有針對(duì)性地進(jìn)行錄入、開發(fā)利用等工作是開展工程檔案信息化建設(shè)不可回避的一項(xiàng)重要工作。

2.工程工程檔案管理軟件的對(duì)象是電子文件，通過(guò)選取合適的工程工程檔案管理軟件，不但可以達(dá)到科學(xué)、高效管理電子文件的目的，而且電子文件作為信息資源，經(jīng)過(guò)軟件的整合和開發(fā)，既是電子文件形成單位的有益積累，又是經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展過(guò)程中的一筆巨大的文化財(cái)富。

3.“工欲善其事，必先利其器”，選取適合的工程工程檔案管理軟件是工程檔案信息化建設(shè)工作付諸實(shí)施的重要媒介。信息化建設(shè)理念，需要科學(xué)的工程工程檔案管理軟件作支撐，單純以傳統(tǒng)方式管理大量電子文件，絕非明智之舉，工程工程檔案管理軟件集功能全面、智能、便捷、高效等優(yōu)點(diǎn)于一身，是疏通信息化建設(shè)管理脈絡(luò)，提高工程檔案工作質(zhì)量和效率的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，在很大程度上決定著工程檔案信息化建設(shè)的成敗。

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