電子檔案管理系統配置問題探討

朱守田

[摘 要]電子計算機的軟硬件產品名目繁多，我們不可能以羅列產品的方式確定電子檔案管理所需要購置的技術、設備，但可簡要討論電子信息處理對電子計算機的軟硬件依賴情況，檔案館可根據自己現在保管的或將要保管的電子檔案的具體情況，來決定自己的技術、設備配置，并隨著相應技術、設備的發展而更新換代。當然，我們這里所討論的還很不全面，只能作為參考。

[關鍵詞]電子檔案管理；配置；分析

一、數據庫管理系統

電子檔案的電子計算機管理軟件，通常是在商品軟件基礎上進行二次開發集成的應用程序系統，其中絕大多數使用/數據庫管理系統。數據庫是在電子計算機的外件儲器上，按一定組織方式存儲在—起的數據，相互有關的最小冗余度、可共享的數據，有較高數據獨立性和易擴展性，能確保數據安全和完整的數據融和。數據最小冗余度是指數據庫中的數據盡量能不重復；數據共享是指數據庫中的數據可以同時為多個用戶利多個應用程序服務；數據獨立性和易擴展性是指數據庫的數據與應用程序不存在依賴關系，而且便于擴展；數據安全性是指保護數據庫以防止非法使用；數據完整性是指獲取數據庫中數據的過程要確保其正確性、一致性和有效性。這個數據集合的一系列特性，是由數據管理系統的軟件提供通用的存取和控制方法加以實現的。對于一個特定的數據庫來說，它是集中統—地保存、管理某一單位或某一領域所有差別的數據。按照所存數據的應用領域，可分為商用數據庫、管理數據庫、工程數據庫、科學數據庫、檔案數據庫、圖書數據庫、情報數據庫和智能數據庫等等。根據數據存儲的物理分布，可分為集中式數據庫和分布式數據庫。

數據庫系統是用于組織和存取大家數據的管理系統，它是有關的電子計算機系統、數據庫及其描述機構、數據庫管理系統、用戶及其應用程序、數據庫管理員，而組成有高度組織的總體。數據庫系統是以最小的冗余度和較高的數據獨立性，管理系統中大量、持久、可靠、共享的數據，并能提供數據安全性、完整性。

二、存儲及輸出設備

（一）存儲設備與存儲載體

電子檔案管理，主要技術工作包括信息的收集、整理、存儲和提供利用等。信息處理所依賴的數據庫系統裝入電子計算機及信息數據的存儲，都需要相應的電子計算機設備和存儲載體。

（二）數據輸出設備

信息數據的利用需要相應的輸出設備。作為早期電子計算機系統的輸出設備主要是：

終端是通過通信信道發送和接收數據的裝置，以聯機方式工作。通常由一個鍵盤和一個顯示裝置所組成。打印機是將電子計算機輸出的信息以字符形式在紙上打印出來的裝置。常用的有針式機械打印機、噴墨式打印機、激光打印機等。

（三）軟件與程序

軟件、即電子計算機系統中使用的各種程序和文檔。各種電子計算機程序可被自動轉換成代碼化指令序列和符號化指令序列或符號化語句序列。文檔是用自然語言或形式化語言編寫的文字資料和圖表，用來描述程序的內容、組成、設計、功能格式、開發情況、測試結果及使用方法，如程序設計說明書、流程圖、用戶手冊等。軟件又可區分為系統軟件、支撐軟件和應用軟件。系統軟件是指支持程序一并運行的操作系統、數據庫管理系統等；支撐軟件是作為程序開發的工具，僅提供支持服務，不參與程序的運行，如文本編輯程序、屏幕編輯程序；應用軟件是為了解決某一特定的應用問題而專門編制的用戶程序。

1.操作系統

軟件中最重要的是操作系統，它是對電子計算機硬件和軟件資源進行管理和控制的程序集合，也是用戶和電子計算機系統的接口。在電子計算機系統中是用操作系統統一管理電子計算機的全部資源，合理組織電子計算機的工作流程，為用戶提供方便靈活的操作；任何用戶都是通過操作系統來使用電子計算機，各種系統程序和應用程序都是在操作系統控制下運行。根據系統所管理的資源不同以及提供服務方式的差別，大致分成多道處理操作系統、分時操作系統、實對操作系統、網絡操作系統和分布式操作系統等五類。電子計算機同時為幾個用戶使用，用戶只要把程序、數據以及作業說明書交給操作員，由操作員把許多作業成批地輸入電子計算機，由操作系統逐個處理，稱為多道批處理方式。允許多用戶同時通過各自的終端與電子計算機交流，隨時修改測試程序，控制作業的進行，而每個用戶感覺不到別人同時使用計算機.稱為分時方式。對外部輸入的信息在規定時間內能處理完并做出反映，這個規定時間的長短，由實際控制對象決定，稱為實時方式。當用來管理計算機網絡上的多個電子計算機資源，它們之間的通信都要按照協議規定進行，稱為網絡方式。由多個處理機結合構成具有并行和同步功能的電子計算機操作系統，各個處理機可以進行分布計算，再協同完成一項任務，稱為分布方式。不論那一類方式的操作系統，從資源管理的觀點出發，它們都具有處理機管理、存儲管理、文件管理和設備管理等基本功能模塊。

2.應用程序

程序是為解決某一問題而設計的一系列指令。根據被解決問題的目的不同而有系統程序和應用程序之分，系統程序是以某種方法管理和控制電子計算機，如操作系統及其所支持的實用程序和語言翻譯程序等；應用程序是為了執行某項具體任務.如定單處理、庫存控制等。從程序設計結構的觀點看，程序可簡明地歸納為：算法與數據結構程序。應用程序是在電子計算機和系統軟件的支持下，編制面向具體問題和用戶的程序。這類程序的內容廣泛，小到某個數學題的計算，大到有關國計民生的應用系統。其處理對象，可以是數值計算、數據處理、信息處理和知識處理。為了解決某一特定的應用問題而專門編制的程序往往具有較強的通用性，可以組成種類繁多的應用系統，例如管理信息系統、決策支持系統、電子計算機輔助設計與制造系統、辦公室自動化系統、專家系統等。

檔案館的電子檔案管理，要注意收集保存好電子檔案所依賴的各種軟件與程序，如有可能，最好同時保存應用程序的源程序代碼。

參考文獻：

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[2]孔慶宏.加強會計檔案管理必須做好基礎工作——淺議會計檔案管理規格化[J].廣西財務與會計，2006（02）.