淺談文件改版對人事檔案管理工作的影響

寇增強

[摘 要]：中央部下達文件改版相應通知后，人事檔案管理工作內容也有很大改變，遇到了新的問題。面對此次變動下的挑戰，從事檔案管理工作人員應積極配合，適應新內容同時學習先進技術，提高工作效率，完成這次體制轉變。為企業在新政策環境下穩定發展做基礎，提升團隊技術水平與競爭力。

[關鍵詞]人事檔案；文件改版；檔案管理

一、文件改版后涉及人事檔案有關要求

1.人事檔案材料、目錄和轉遞單按照中組部《干部人事檔案材料收集歸檔規定》（中組發2009-12號）要求，干部人事檔案材料載體使用16開型（長260毫米，寬184毫米）或國際標準型A4型（297×210毫米）的公文用紙，材料左邊應當留有20-25毫米裝訂邊；而改版后則明確要求“干部人事檔案材料和目錄須采用國際標準型A4型（297×210毫米），材料左邊應當留有25毫米裝訂邊，干部人事檔案材料和目錄按照靠左下對齊的方式打3孔裝訂，中間孔距上、下（從孔中心算起）83mm，下孔距材料底邊54mm，孔中心距左邊沿12mm，孔直徑為5mm。檔案中原有小于A4紙型且已按照要求裝訂的檔案材料，不需要重新打孔和裱糊。檔案材料轉遞單統一采用國際標準A4紙型。

2.干部人事檔案卷盒和檔案袋

干部人事檔案卷盒規格按照A4紙型相應調整，分為310×225×25mm、310×225×35mm和310×225×45mm三種。卷盒設3個裝訂立柱裝訂立柱中心距左邊內沿15mm，下裝訂立柱距卷盒底邊54mm，中間裝訂立柱距上、下裝訂立柱，從裝訂立柱中心算起，83mm裝訂立柱直徑為4mm。卷盒背脊標簽規格相應調整為310×22mm、310×32mm和310×42mm三種。干部人事檔案袋規格按照A4紙型相應調整為：320×235×30mm、320×235×40mm和320×235×50mm三種。

3.干部人事檔案庫房設備

干部人事檔案庫房所用檔案柜、密集架和回轉柜等設備，現能存放或調整層高后能夠存放A4紙型檔案卷盒的不更換；不能存放A4紙型檔案卷盒或者設備老化嚴重影響安全和使用的，一并進行更換。干部人事檔案專用打孔機孔徑為5mm，不符合標準的須進行調整或更換。其他專用設備也要按照本通知要求進行相應調整或更換。

二、文件改版后人事檔案管理工作面對的問題

1.檔案管理問題

依據文件改版后的相關要求，對原文件年號日期記錄的書寫格式與之前有差別。執行新標準后，短時間內檔案管理人員對新內容適應慢，近期歸檔的文件記錄格式上容易出現錯誤。查找卷宗時對脊背基本信息理解需要一個過程，增大了翻閱過程的復雜性。卷宗紙張型號也有改變，對不符合規定的卷宗紙頁需要重新打印裝訂，早期手寫目錄要全部更換成打印版本，檔案每一篇內容都至關重要，這一過程很容易造成紙張確實，字體模糊不清導致的錄入錯誤，程序復雜同時對檔案管理人員造成了很大的心理壓力，對管理工作質量影響大。

2.存放檔案設備問題

文件改版后卷宗規格增大，之前存放檔案的卷盒卷柜尺寸小擺放不下新的檔案，可以通過結構更改滿足需求的檔案柜可以進行修改再使用，檔案盒材質的特殊性決定不能再利用，需要更換。這一過程敘述簡單但實際操作十分繁瑣，要將檔案全部轉移至新設備重新安放，這之中就涉及到大量的歸類和安全問題，對于檔案等重要文件，挪動就存在著風險，這種大批量的更換位置很容易造成紙質破損、貼附在檔案中的表單丟失。新設備尺寸變化后在原檔案室放置時會遇到困難，每層的分類都需要重新排寫。考慮管理安全的同時對經費支出也要有規劃預算，做到高效使用不浪費。

三、如何做好改版后人事檔案管理工作

1.加強領導，提高檔案管理意識

由于人事檔案管理工作不適宜公開，從業者都很低調不被注意，導致管理者對檔案工作疏忽，對工作內容理解不全面，認為只是簡答的收錄和查閱調動。缺少對從業者進行培訓學習。由于思想認識水平不高，在實際工作中就存在著：管檔人員配備不到位，基礎配套設施不到位，保管條件落后；檔案人員隊伍不穩定；人員政治、經濟待遇不高等問題。這些問題既影響了干部檔案管理人員的積極性，又影響了干部人事檔案管理的工作水平。因此，要做好文件改版后的干部人事檔案工作，就必須加大宣傳力度，按照中組部《關于做好文件改版涉及干部人事檔案有關工作的通知》精神，從意識入手，提高領導的重視程度，加強督促檢查，使各級領導進一步提高對干部人事檔案工作重要性的認識，牢固樹立檔案意識，加強對檔案工作的領導，組織學習《關于做好文件改版涉及干部人事檔案有關工作的通知》有關要求，細化目標任務，明確責任分工。

2.增加投入，保證硬件設施達標

嚴格對照《關于做好文件改版涉及干部人事檔案有關工作的通知》各項要求，在認真分析區委組織部干部人事檔案室管理現狀的基礎上，結合實際，制定切實可行的工作計劃，擬定設備采購方案，投入專項資金，及時添置符合條件的鐵質檔案柜、新型檔案卷夾，并配備干部檔案管理專用計算機、打印機等。實現檔案室、閱檔室、辦公室“三室”分開，落實“六防”措施，為人事檔案規范化管理提供了強有力的基礎保障。

3.加強管理，促進操作流程規范

按照檔案裝訂新標準要求，健全和完善檔案材料歸檔、借閱、轉遞、材料收集、鑒別、核查、保管保密等多項制度，規范檔案材料收集整理工作流程，嚴格執行“五不查閱”和“三不轉遞”等制度。嚴把鑒別關，做到“六不收”（錯誤明顯的材料不收，未標明材料形成日期的材料不收，有涂改的材料不收，屬重復的材料不收，不屬于歸檔范圍的材料不收，復印件不收），在材料分類、排序、裝訂等方面，嚴格按照檔案最新標準，所整理裝訂的干部人事檔案，達到“完整、真實、精煉、實用”的要求。實行缺失材料督辦制度，采取發通知、電話催、跟蹤要等方式，對整理過程中發現的缺失和錯誤材料進行及時查找補辦，確保檔案信息的準確、全面和檔案使用的規范高效。

四、小結

文件改版對人事檔案管理工作來講即是挑戰同時也是機遇，順應體制變化將新的管理方式應用在工作中。領導應加大對檔案室的管理力度，完善工作流程，幫助管理檔案人員適應新工作程序，實現自我價值。帶動我國人力資源系列工作發展進步。

參考文獻：

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