新形勢下檔案管理發展趨勢的探討

趙翠芳

1.檔案管理工作的重要性

檔案是指國家機關、社會團體、企事業單位和個人，在從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動中直接形成的具有保存價值的歷史記錄材料。檔案管理是對這些檔案資料進行收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動。檔案管理工作具有專業性、復雜性和系統性，其重要目的是為社會實踐進行服務。檔案管理工作是一個有機的整體，其各個工作內容為整體服務，相互聯系、相互協調。檔案管理工作是社會管理系統中的重要組成部分，不僅關系著社會經濟、政治以及文化發展，還影響著社會的穩定與進步，因此，檔案管理工作非常重要。當前，社會經濟的快速發展帶動了科技水平的不斷進步，數字化、網絡化、信息化成為時代的標桿，在這種先進技術快速發展的新形勢下，檔案管理工作面臨著壓力與挑戰，要想適應現代社會的發展，發揮檔案的重要性，就要轉變傳統檔案管理觀念與模式，發展新時代的檔案管理事業[1]。

2.當前檔案管理工作中存在的問題

2.1檔案管理觀念不強

第一，檔案管理不規范。由于缺少對檔案管理重要性的認識，所以在檔案管理工作中沒有形成健全的管理制度和管理系統。沒有檔案管理制度的約束，檔案管理工作秩序混亂，檔案收集不全面，整理不系統，分類不明，甚至出現檔案缺失現象。沒有健全的檔案管理體系，導致檔案管理無章法可依，管理模式落后，監督管理不嚴。第二，檔案管理發展水平高低不等。各行各業對檔案管理工作有不同的認識，因此，檔案管理水平參差不齊，存在較大差距。有些部門管理方法陳舊，管理手段落后，管理方式跟不上時代的發展，影響檔案管理的協調性與統一性，不能實現檔案資源共享[2]。

2.2檔案管理技術落后

傳統的檔案管理是紙質資料的收集、整理、分類和保存，這種傳統檔案管理模式顯然已經不適應現代社會的發展，隨著信息技術、網絡技術、數字化技術的進一步發展，檔案管理工作也擺脫了傳統模式，實現信息化的管理。但是，就目前檔案管理信息化的技術程度，遠遠落后與高速發展的信息時代。檔案管理工作存在這設備落后，技術落后，應用軟件功能落后等現象。在這樣一個信息高速發展的時代背景下，落后的檔案管理技術直接影響檔案的服務性質，影響社會對檔案的利用，間接影響社會的發展[3]。

2.3檔案管理人員素質較低

檔案管理人員的專業素質和技術水平是影響檔案管理發展的重要因素，檔案管理工作具有綜合性強、系統性強、專業性強、復雜的工作性質，在檔案的收集、整理、鑒定、保管過程中，都對工作人員專業素質有一定的考驗。而目前，由于社會各個領域、行業對檔案管理認識不深，意識不強，所以，對檔案管理人員的專業素質要求不高，技術水平有限。更重要的是，當前數字化檔案管理技術的開發和應用，對檔案管理人員提出了更高的技術要求，因此，缺少優秀的檔案管理人才制約了檔案管理工作進一步的發展。

3.檔案管理工作未來的發展趨勢

3.1提高檔案管理意識，實現規范化檔案管理

新的時代背景下，檔案管理工作必須加強，最基礎的工作就是提高各個領■、行業對檔案管理工作的認識，強化檔案管理工作，實現檔案管理規范化、標準化。首先，制定科學合理、嚴格的檔案管理制度，讓檔案管理工作有章法可依。健全的檔案管理制度能夠約束檔案管理工作秩序，完善檔案管理工作流程和細節，對檔案收集、篩選、整理等工作程序進行明確規定，保證每項工作規范化。明確工作人員責任，保證工作效率和工作質量。其次，建立健全的檔案管理系統。保證檔案管理系統的運行，建立子系統和反饋機制，調整檔案管理工作結果，為實現檔案信息對社會服務性的作用。最后，建立檔案管理監督機制，制定檔案管理獎懲制度，加強檔案管理工作的監督，提高工作人員參與工作的積極性，提高檔案管理工作熱情，進一步促進檔案管理工作發展。

3.2利用先進的技術進行檔案管理

隨著現代化技術深入人們的生活，提高人們的工作效率，為人們提供方便，新形勢下利用先進的技術手段進行檔案管理未來發展的必然趨勢。首先，利用數字化技術手段改善檔案管理方式，提高檔案管理效率。其次，開發更優質的檔案管理軟件，根據檔案管理工作性質和內容，研發針對性強、功能強大檔案管理軟件，拓展檔案資料范疇，實現檔案資源共享，充分利用檔案信息價值。

3.3開放檔案管理思路，實現資源共享

新形勢下，手工、被動的檔案管理方式已經被替代，信息時代的快速發展，導致信息量不斷增加，提高檔案管理效率和質量是必然趨勢，因此，要開放檔案管理思路，實現檔案資源共享。檔案開放與利用模式是一種全新的檔案管理方式，通過建立數據信息管理中心，將檔案管理與信息中心協調配合，共同組成檔案信息資源數據庫，利用先進的網絡技術實現對檔案開放管理。當然，檔案資源并不是完全的開放，保密性的檔案會進行訪問限制，保證重要資源的安全性。檔案資源共享有利于提高檔案的利用率，更好的實現其價值。

3.4培養檔案管理技術人才

檔案管理人員的素質很大程度上決定著檔案管理工作水平的高低，所以，提高檔案管理工作人員素質，建立一只專業技術水平一流，管理能力強，職業素養高的檔案管理隊伍對檔案管理工作非常重要。首先，提高檔案管理人員對先進技術的掌握能力，加強對工作人員網絡技術、計算機技術的培訓。其次，加強檔案管理人員專業素質的培養，掌握檔案管理工作精髓，實現規范化、標準化的檔案管理。最后，提高檔案管理人員綜合實力。加強其職業道德素養、技術應用水平以及管理能力，全面提高管理人員的各方面能力。

參考文獻：

[1]王恩軍，李娜，白八斤.新時期地方院校人事檔案管理工作的問題與對策——以河西學院人事檔案管理為例[J].河西學院學報，2011，（05）.

[2].巴云紅；新形勢下事業單位的數字化檔案管理工作[J]；科技傳播；2011年18期.

[3]王茹麗，呂雪峰，王永輝.立足本職不斷創新——全面提升事業單位檔案管理工作水平[J].吉林農業，2010，（12）.