衛(wèi)生計生局檔案管理信息化研究

叢丹

[摘 要]本文通過對衛(wèi)生計生局檔案管理信息化進(jìn)行仔細(xì)研究，來加強(qiáng)檔案管理信息化在實際工作中的運用，目的是建立一個健康、完整的檔案管理體系，充分發(fā)揮衛(wèi)生計生局檔案管理的服務(wù)作用，已達(dá)到更好的實際效益。

[關(guān)鍵詞]檔案管理；信息化

引言

隨著社會的不斷進(jìn)步，經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，我國的衛(wèi)生計生局的檔案管理工作會面臨著更大的挑戰(zhàn)。在衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理發(fā)展過程中，計算機(jī)的發(fā)展為檔案管理實現(xiàn)了信息化，檔案信息化正處在發(fā)展的階段，而完善檔案的工作是一項非常巨大的任務(wù)，由于具有高度專業(yè)化和技術(shù)性強(qiáng)的特點。近年來，隨著網(wǎng)絡(luò)的產(chǎn)生以及管理檔案的新型軟件的誕生與發(fā)展，我國各單位檔案管理的工作逐步向技術(shù)化、信息化發(fā)展，對于衛(wèi)生計生局的檔案管理也會帶來很大的變革。因此，是對當(dāng)前工作的一種挑戰(zhàn)，也因此需要管理和技術(shù)上的創(chuàng)新理念和設(shè)備的技術(shù)更新。很多衛(wèi)生檔案管理工作，還不能對其檔案進(jìn)行有效的管理，存在很大的疏忽與漏洞。因此，提升衛(wèi)生計生局的檔案管理信息化建設(shè)是一種必然的趨勢，迫在眉睫。目前檔案管理在網(wǎng)絡(luò)上建立的管理系統(tǒng)已經(jīng)積累了很多實戰(zhàn)經(jīng)驗，這為加快檔案信息化建立提供了良好基礎(chǔ)，從而加速了實現(xiàn)快速檔案信息化的進(jìn)程。

1.衛(wèi)生計生局檔案管理信息化內(nèi)涵與意義

（1）衛(wèi)生計生局檔案管理信息化的內(nèi)涵。衛(wèi)生計生局檔案管理信息化的內(nèi)涵，主要是指衛(wèi)生計生局的檔案管理工作，要以現(xiàn)代管理的科學(xué)理論為指導(dǎo)，以現(xiàn)代化的管理方法和手段作為保障，以先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備作為媒介，改變傳統(tǒng)檔案管理的體制，逐步實現(xiàn)檔案管理工作的智能化、信息化、定量化、系統(tǒng)化，形成相對規(guī)范的體系，使得檔案管理工作更加適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的要求。

（2）衛(wèi)生計生局檔案管理信息化的意義。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，管理檔案的新型軟件的誕生，為我國的檔案管理信息化提供了技術(shù)基礎(chǔ)，基于網(wǎng)絡(luò)與管理軟件的發(fā)展，我國的檔案管理信息化會呈現(xiàn)出很多的優(yōu)勢，這是傳統(tǒng)的檔案管理是無法比擬的。

第一，提高檔案管理的保存時間，更具有實用性。檔案管理信息化，可以使檔案的信息保存時間更加長久。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案容易受天氣、環(huán)境等因素的影響，而且查詢信息比較費勁。而且，紙質(zhì)檔案在較潮濕環(huán)境下會很容易發(fā)霉，對信息良好的保存會存在很大的影響，這就導(dǎo)致很多重要的信息會隨著環(huán)境的改變而產(chǎn)生消失、遺漏等現(xiàn)象的出現(xiàn)。實行檔案的管理信息化后，就可以將檔案備份，并將檔案儲存到電子磁盤中，這樣不但能節(jié)省檔案的存儲空間，還保證了檔案信息的永久性，提高效率。

其次，提高工作效率，查找方便、便捷，更具有高效性。檔案管理信息化可以使檔案的信息更加豐富，使用起來更加方便、快捷。這是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所無法比擬的。傳統(tǒng)的檔案管理工作比較繁瑣，使用及查詢一份檔案的程序是比較復(fù)雜的。檔案管理信息化后，可以根據(jù)關(guān)鍵字搜索，快速查出自己想要的信息，程序簡單，用時少，而且不會影響到其他檔案的管理。

2.衛(wèi)生計生局檔案管理存在的問題

就目前的現(xiàn)狀而言，衛(wèi)生計生局的檔案管理還存在一些問題，具體如下：

（1）領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作不夠重視。領(lǐng)導(dǎo)不能完善、系統(tǒng)地了解檔案的管理制度，因此，領(lǐng)導(dǎo)必須對單位檔案的管理足夠重視，才能有效地對檔案進(jìn)行管理。

（2）缺乏管理檔案的專業(yè)人員。管理檔案的專業(yè)人員在衛(wèi)生計生局檔案管理中是比較少的，很多目前在管理檔案的管理人員沒有參加過專業(yè)的檔案管理的培訓(xùn)，因此，很難適應(yīng)檔案管理信息化建設(shè)。

（3）檔案管理的信息化程度不夠。雖然現(xiàn)在得網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)很普及，但很多衛(wèi)生計生局的檔案管理工作還是沒有得到全面的信息化。紙質(zhì)檔案一損壞，很多重要的信息就隨著損失了，且無法補救。

3.衛(wèi)生計生局檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

目前檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)的同時，還會受到傳統(tǒng)檔案管理的一些影響，因而會顯現(xiàn)出一些問題，具體如下：

（1）信息化檔案管理基礎(chǔ)薄弱。良好的高科技設(shè)備，是做好信息化管理的基礎(chǔ)。雖然很多檔案館也配備了硬件設(shè)施，但是應(yīng)該認(rèn)識到的是信息化檔案管理是一個復(fù)雜的系統(tǒng)工程，不能僅僅流于形式。

（2）檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)有待完善。通過具體的實踐調(diào)查可以發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)在市面上的檔案管理系統(tǒng)雖然能夠完成一定的管理工作，但是都存在一定的瑕疵。

（3）專業(yè)人才隊伍缺乏嚴(yán)重。很多檔案管理人員多年紀(jì)較大，且沒有檔案管理的專業(yè)背景，人員配備也不合理，專業(yè)人才缺乏等現(xiàn)象，都導(dǎo)致了檔案管理工作難以有序開展。

4.衛(wèi)生計生局檔案管理信息化建設(shè)的策略

檔案管理信息化的建設(shè)對衛(wèi)生計生局的發(fā)展以及社會的經(jīng)濟(jì)效益都有密切的聯(lián)系，因此有必要對衛(wèi)生計生局檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)。

（1）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對衛(wèi)生計生局檔案管理信息化建設(shè)工作的重視。領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)識到檔案管理的保密性問題。領(lǐng)導(dǎo)層還應(yīng)對管理檔案的人員進(jìn)行專門的培訓(xùn)，這樣他們才能真正的勝任檔案管理的工作。

（2）建立完善的檔案管理制度。只有科學(xué)的檔案管理制度，才能促使檔案管理信息化的快速發(fā)展。衛(wèi)生計生局應(yīng)該就單位檔案管理的實際情況，制定一個周密的規(guī)章制度，推動檔案管理信息化建設(shè)的工作。這樣，才能保證檔案管理的信息化建設(shè)工作能夠更加順利的實施。

（3）加快檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，建設(shè)一個數(shù)字化的檔案館。檔案部門應(yīng)該制定出一個電子檔案管理的有效方法，這樣，才能對檔案管理的工作提供一個比較有效的實施平臺。除此之外，檔案部門應(yīng)該對視頻、錄音檔案等檔案和現(xiàn)行的文件進(jìn)行數(shù)字化處理和存儲，有效地促進(jìn)檔案信息資源的建設(shè)。

（4）檔案管理方法的現(xiàn)代化。檔案管理現(xiàn)代化不僅僅要依托先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，還應(yīng)該把現(xiàn)代化的管理方法作為檔案現(xiàn)代化的主要標(biāo)準(zhǔn)?，F(xiàn)代化的檔案管理工作建立在高速發(fā)展的信息技術(shù)水平之上，是與當(dāng)前經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的現(xiàn)狀相適應(yīng)。

5.結(jié)束語

中國是一個人口大國，衛(wèi)生計生局的檔案管理是非常重要的，它將關(guān)系到人口的數(shù)量對國家的發(fā)展的影響，尤其是現(xiàn)在已經(jīng)步入老齡化的國家，人口的比例是怎樣的，國家應(yīng)該制定什么樣的人口政策，衛(wèi)生計生委要提高重要的數(shù)據(jù)。因此，為了創(chuàng)造更大的效益，檔案管理的工作是不容忽視的。如何更加高效率地服務(wù)，這將是作為衛(wèi)生計生委檔案管理工作重點研究的問題之一。

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