對加強人事檔案管理的幾點思考

姜慧琳

[摘 要]隨著社會主義市場經濟的發展，人力資源管理在單位的運轉和發展過程中發揮著越來越重要的作用，而人事檔案管理作為人力資源管理的重要組成部分，為人力資源管理提供信息參考，在人力資源決策工作中的作用不容忽視。在這樣的背景下，本文首先重新界定了新時期人事檔案管理的功能，闡述了當前加強人事檔案管理的必要性，并討論在新的歷史時期應當如何加強人事檔案管理。

[關鍵詞]人事檔案管理；信息化；社會化

前言

21世紀的競爭主要是人才的競爭，因此人力資源管理在單位的運轉和發展過程中發揮的作用也越來越大，而人事檔案管理作為人力資源管理的重要組成部分，在實際工作中承擔著真實記錄人才教育、工作經歷的作用，為單位的人力資源管理提供資料證據，對提高人力資源工作的效率具有重要的作用。在新的歷史時期，應當重視人事檔案管理工作，采取必要的措施加強人事檔案管理，使其在人力資源管理中發揮更重要的作用。

1.人事檔案管理功能的界定

人事檔案是對個人學歷、社會經歷、專業特長、政治面貌等信息的詳細、客觀記錄，而傳統的人事檔案在內容上較為簡單、守舊，系統性不強，而且不具備時效性，因此在實際應用過程中利用價值不高，人事檔案在單位管理中的功能不能得到有效發揮，在新的歷史時期，應當對人事檔案管理功能進行重新的界定，即通過人事檔案管理，應當實現人事檔案的資源整合，使人事檔案能夠客觀反映個人的情況，一方面作為個人資歷的真實記錄，另一方面為單位對人員的考核和任用提供客觀、可靠的依據。

2.加強人事檔案管理的必要性

2.1使人事檔案管理更加規范化

當前人事檔案管理工作存在的問題很多，例如單位領導普遍上對于人事檔案管理過于輕視，因此使得單位對人事檔案管理的人員和資金投入不足，導致檔案管理人員數量不夠、專業水平較低，基礎設施較為落后，管理方法落后，導致管理過于混亂，人事檔案管理的規范化水平亟待提高，為提高人事檔案管理水平和管理效率，就必須加強人事檔案管理。

2.2使人事檔案的服務作用得到切實發揮

隨著市場競爭越來越激烈，人力資源管理在單位各項管理事務中所處地位也越來越重要，而人事檔案管理工作的最主要作用就是為人力資源管理服務，而當前的人事檔案管理方式較為粗放，信息化水平不高，檔案管理多為手工操作，導致檔案資料的真實性和時效性難以保障，其應有的作用得不到切實發揮，為此，就必須加強人事檔案管理，使人事檔案管理工作與單位人力資源管理工作的發展相適應。

3.如何加強人事檔案管理

3.1建立健全人事檔案管理長效機制

建立健全人事檔案管理長效機制，將人事檔案管理工作提升到應有的高度上來。具體來說可從以下幾個方面著手：第一，完善檔案管理人員的考核標準，定期檢查檔案管理人員的工作情況，考核期工作任務完成情況，并將人事檔案管理工作任務與檔案管理人員的經濟利益相掛鉤，根據工作業績實行績效工資的按勞分配，做到獎懲分明，以此激發檔案管理人員的工作積極性。第二，對人事檔案做到分類和分級管理。例如，對不同類型人員的檔案資料管理應當做到重點突出，對于基層員工應當對其個人業績、社會責任、素質能力等進行全面收集，而對于單位管理人員，應重點收集能反映其管理經驗和管理能力的資料，對于專業技術人員，重點收集其學術貢獻和技術能力方面的資料等，對于有不同使用需求的單位和個人應根據其需求的特點分別提供不同的檔案服務。第三，加強對檔案信息的檢查和甄別，杜絕虛假信息，剔除過時的、利用價值不大的信息，降低管理成本。第四，加強對人事檔案管理人員的管理和培訓，用制度來約束檔案管理人員的工作行為，同時通過不斷的培訓提升檔案管理人員的業務技能，做到與時俱進，從而促進人事檔案管理工作的良性發展。

3.2加強人事檔案管理信息化建設

科技的發展給人事檔案管理工作精細化水平的提高提供可能，人事檔案資料應當力求完整，使用便捷，并且不斷更新，傳統的檔案管理方式和技術手段已經顯得捉襟見肘，而信息化管理給新時期的人事檔案管理提供了新的思路。通過引進先進的管理理念和技術手段，利用現代化的設備和計算機技術對人事檔案進行精細化、自動化、動態化的管理，實際工作中，可將使用頻率較高的檔案信息轉化為電子檔案儲存在存儲介質中，通過建立人事檔案信息網絡平臺，人們可通過所獲得的權限完成對檔案信息的遠程訪問，從提出申請到使用檔案的整個過程均實現無紙化、網絡化，因此使得人事檔案管理的使用效率更高，保密性更強，不用擔心損壞、丟失的風險，且極大簡化了人事檔案管理流程。

3.3加強人事檔案管理社會化建設

為提高人事檔案資料的真實性和有效性，應當在完善人事代理制度的基礎上適當增加人事檔案內容的公開程度，使個人在自己檔案內容的更新和完善過程中有一定的建議權和修改權。另外，隨著社會主義市場經濟的發展，人事檔案管理應當為滿足社會新需求而存在，因此加強人事檔案管理的社會化建設是時代的需求。在新的歷史時期，人事檔案管理應當改變過去計劃經濟時代政府部門直接行政干預的局面，而應當在發揮政府宏觀指揮和監督作用的前提下，使人事檔案管理的法人意識和市場意識更加強化，明確人事檔案中介機構在市場中的橋梁作用，規范人事檔案中介機構的收費標準、操作規程以及職業道德標準，提倡中介機構實行企業化管理，提高其經濟效益，通過中介機構的第三方管理，能夠很大程度上避免徇私舞弊行為，并有效提高人事檔案管理工作的專業性水平。

4.結束語

綜上所述，隨著社會主義市場經濟的不斷發展，人事檔案管理的功能更加凸顯，通過加強人事檔案管理工作，可使人事檔案管理的流程更加規范化，使人事檔案在社會主義市場經濟中的作用得到應有的發揮，因此應當采取措施，促進人事檔案管理模式和方法的改革，提高人事檔案管理的效率，為人力資源管理提供有效參考。

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