加強人事檔案管理工作的幾點建議

鄭云鵬

[摘 要]人事檔案管理是指人員資源管理。人事檔案在人們在找工作、就業方面起到關鍵性作用。因為檔案里的內容極其重要，所以人事檔案管理工作就顯得非常重要了。然而，中國在人事檔案管理方面并不是很重視，因此這方面就有很多的不足。那么，為了能夠使檔案管理人員更好的工作，為了能使人事檔案管理工作更順利，更有效，本文就此提出了幾點建議。

[關鍵詞]人事檔案管理；問題；建議

人事檔案是對一個人經歷的呈現，受過的教育情況，工作情況，都會被記錄。加強人事檔案管理是很重要的，它對提高人事工作的效率和質量有著很重要的意義。因此，這項工作是必不可少的。然而，這些年來，經濟在快速發展，人們生活水平在快速提高，城市之間的人流量也在迅速增加。那么，這項工作的難度也變大了。因此，就需要加強人事檔案管理工作。

1.有關人事檔案管理的簡單介紹

1.1人事檔案管理工作的特征

近些年來，我國的人口流動量還是非常大的。如此大的人口流動量必然會對人事檔案管理這項工作帶來一些影響，那就是人事檔案管理的流動性。人事檔案所記錄的是人，那么一旦人不在這個地方了，那么它的存在也沒有了意義。人事檔案在一定程度上具備時效性及全面性。現在工作競爭壓力這么強，就需要對就業人員有一個全面的了解。這樣，全面的人事檔案才能記錄一個人的多個特點，而不是片面性的，這樣就能讓對方更好的了解你，在更短的時間里，知道你的能力。

1.2人事檔案管理的一些制度

為了不讓真正有才華之人被埋沒，那么人事檔案管理就會起到一些作用。因此國家設立了相關的人事檔案保管制度以及使用制度。之所以要設立這兩個制度，是人事檔案的特點所決定的。

2.人事檔案管理工作易出現的問題

2.1人們對人事檔案管理認識程度不夠

我國人事檔案管理工作并不完善，人們檔案管理意識淡薄，錯誤的認為人事檔案管理工作就是一些基本的工作，一點都不復雜，認為只要信息不丟失就好。人們對這項工作的認識不夠全面，在態度上有所懈怠，在這種情況下，就無法找到更好的方法來處理檔案管理方面出現的一些問題。

2.2人事檔案管理的的設施不到位

在很多的單位，他們一直用老舊的機械設施，并且他們的工作環境也不太好。因為一些單位認為不需要為人事檔案管理這項工作購買新的設備，這是沒有必要的開銷。他們對這項工作完全沒有認識它的重要性。然而，檔案管理工作確實是極其重要的，更需要購買先進的儀器。如果設施不先進，那么檔案管理工作就會存在很多問題，一些信息無法更新或刪除，而且也會加大管理人員的工作強度，會浪費不必要的人力資源。

3.加強人事檔案管理工作的建議

3.1提高人事檔案管理人員的素質

人事檔案管理的好壞，在很大程度上由檔案工作人員所決定的。要做好人事檔案管理工作并且使這項工作更好地進行，首先就需要提升人事檔案管理人員的專業素質。重視起來這份工作，領導應該為這項工作尋找專業的，敬業的，具有高素質的檔案管理人員。這些人員要懂的如何管理檔案，并且具有檔案管理的經驗。要想達到這些標準，就需要加強對人事檔案管理人員的培訓力度，并且經常培訓人事檔案管理人員，讓他們掌握好先進的人事檔案管理方法并且能夠更好的使用。除此之外，擁有較強的責任心和責任意識是非常重要的，遵守制度和嚴守秘密也是必不可少的。

3.2檔案整理要規范，不得有誤

檔案管理的工作人員要做到對人事檔案進行規范管理，對檔案內容進行定期整理，及時糾正有問題的檔案，不得因個人情況對人事檔案內容進行修改。如有一些不該納入人事檔案的內容，那么這些資料就應該剔除，保留也沒有什么意義。還有缺少的人事檔案資料需要補充進去，如發現虛假資料需要按照有關規定進行處理，對檔案的真實性進行嚴格審查，杜絕虛假資料。一旦發現問題需，絕不會徇私，要正常處理。

3.3使檔案管理更具信息化

在現在的社會，信息化占據重要的地位，很多工作都需要信息化處理。那么提高檔案的管理水平及能力是一項非常艱巨的工作，這樣為一些工作提供一些方便和便利，尤其對個人工作的經歷的管理和一些人事部門的工作。為了提高這項工作的工作效率，最重要的是使檔案管理加快信息化。要使檔案管理過程中使用計算機這項技術，并且發揮其自身優勢，就要建立電子檔案并且實現電子信息化的檔案管理。信息化的管理人事檔案可以對人事檔案進行動態跟蹤，這樣會省時間而且又省精力，而且方便于管理人員的輸入與信息的提取，這樣能讓他們更容易地工作。使檔案管理具有信息化可以設置專人專戶的賬號信息，這樣使檔案更真實更準確。

3.4檔案內容及時更新

人事檔案中的信息要及時地進行更新處理，并且保證人事檔案中所體現的信息是真實，并且是近現段時間發生的，人員的基本情況信息以及個性特征也準確無誤的。這樣的人事檔案才起到了應有的作用。

3.5人事檔案管理工作需要創新

人事檔案管理人員想要做好人事檔案管理工作，那么他們就不能用一成不變的思路來完成這項工作，工作人員還需要掌握新的工作方法。時代在不斷進步，社會在不斷前進，人事檔案管理人員也要跟得上時代進步的速度。在此基礎上，人事檔案管理人員要具備熟練的計算機操作能力，來適應人事檔案管理信息化的快速發展，以滿足其要求。檔案管理工作人員能夠熟練進行計算機操作，不僅使他們的工作效率增加，還能更好的為人們服務，不浪費人們的時間。除此之外，人事檔案管理人員還要密切關注本領域的理論研究和實踐開展，把握理論前沿動態和好的工作方法，并將其運用到本單位的人事檔案管理工作中。為了能更好的在人事檔案管理方面工作，人事檔案管理人員需要不斷地琢磨，對人事檔案信息進行分類、匯總，其目的是提高信息的利用率。

結語

人事檔案管理工作非常重要，人力資源管理工作要想更好地進展，在一定的程度上依賴檔案管理。那么，這份工作就需要高素質的檔案管理人員，還需要人事檔案管理的信息化，并且采用一些與時俱進的方法。更重要的是還要有著完善的管理制度。科學的完成人事檔案管理工作才能發揮它的作用，以滿足人們的需求，跟得上社會的進步。

參考文獻：

[1]張兵.關于加強事業單位登記檔案管理工作的思考.黑龍江科技信息2011

[2]蔣榮蓉.對加強事業單位人事檔案管理工作的幾點思考科學管理與決策2013