關于城市社區檔案管理的研究

羅文珍

[摘 要]隨著我國經濟的不斷發展，我國人民的生活水平都發生了巨大的改變，而我國的社區結構也隨著發生了改變。而對于城市社區的檔案來說，是通過相關工作人員在社區管理服務的工作中所形成的。而對于城市社區檔案的內容來說，一般都是文字、圖表、聲像等。而對于社區工作來說，做好社區檔案的管理工作不僅可以為社區居民提供更好的服務，也是檔案管理中的重要組成部分。本研究將對社區檔案管理中所出現的問題和存在的問題進行簡單的分析和研究，并給出相應的改革措施。

[關鍵詞]城市社區；檔案管理；社區管理

隨著我國城市化進程的不斷發展，我國的社區數量也在不斷增加，隨著社區數量的增加，就導致我國城市社區的管理工作難度也不斷增加。而對于城市社區檔案工作來說，不僅可以提升社區管理和服務的能力，也關系到基礎組織建設體系的完善程度。所以，對于我國城市社區檔案的管理工作的探究是由深遠意義的。本研究將對我國城市社區檔案管理工作中的問題進行分析，并提出相應的解決手段。

1.城市社區檔案管理存在的問題分析

1.1管理機制問題

對于我國的城市社區檔案管理中存在的問題，最直接的一點就是城市社區的管理結構不夠明確。在我國目前的城市社區角度來說，很多社區內部并不存在檔案管理機構，所以對于社區內的檔案管理資料也沒有專門的工作人員去搜集、整理，絕大多數情況是由社區內部的工作人員對社區內檔案資料進行獨自的收集和保存，這樣就導致收集的資料專業性較差；除此之外，絕大多數的社區工作人員對于檔案管理的意識比較淡薄，不能理解社區檔案對社區服務和管理工作的作用，從而使得社區檔案材料不具有規范性，并且，相關工作人員不能對社區管理服務過程中所形成的檔案材料進行及時合理的整理、立卷、歸檔和編目，從而導致了社區管理服務的質量；最后，由于社區檔案管理沒有健全的規章制度，就導致很多社區檔案工作沒有可以依賴的制度。

1.2管理人員問題

在城市社區檔案的管理工作上，除了社區檔案管理沒有相應專業的機制之外，從事城市檔案管理工作的相關工作人員也大多數是社區內部的工作人員所替代，并不是專業的檔案管理人員，這就導致檔案工作不能被專業的看待，也使檔案工作處于突擊應付的狀態；其次，由于在社區內部的工作人員并不具備專業的檔案管理知識，這就使得很多工作人員并不能對檔案工作有正確的了解，所以就很容易導致檔案工作被完成的并不專業[1]，從而使社區的管理與服務水平大大下降；最后，由于從事檔案工作的工作人員必須認真細致，但是由于社區內部的福利待遇并不優秀，從而就導致從事檔案工作的專業人員內心缺乏工作的積極性，從而也導致社區管理和服務的工作質量下降。

1.3材料收集及信息資源共享問題

對于社區檔案材料的收集來說，由于很多社區的工作人員是兼職社區的檔案管理，所以其對于檔案資料并沒有明確的意識，并且對于所收集的資料也認為沒有上交的必要，放在自己這里保存更方便也更安全；或者不能將檔案資料進行完善、連貫的管理，所以使社區檔案的資料長期處于分散的狀態，從而導致社區檔案的真實性、完整性和系統性都大打折扣，使得社區管理服務水平下降。而從社區檔案資料共享的角度來說，很多工作人員對檔案工作并不重視，所以很多時候是處于被動狀態的，這就導致很多檔案資料沒能發揮其自身的價值。

2.加強城市社區檔案管理的措施分析

2.1建立健全的檔案管理機構

要想使社區檔案工作有所提升，首先要建立完善的檔案管理結構。而所謂完善的檔案管理機構，可以在社區內部建立專門的檔案室，并且由上級進行直接的知道，并且對社區內部的工作人員的工作職責進行明確的分配，比如明確制定檔案材料的收集人員、檔案材料的管理人員等，并將檔案資料以及檔案信息的收集、整理、歸檔等工作交由專業人員進行處理。

2.2社區檔案管理制度的完善

我國有一句古話“無規矩不成方圓”，也就是說明了規章制度對于管理的重要性。而社區檔案管理工作也同樣需要完善的制度來保障其工作的效率。而對于社區管理工作的規章制度可以由社區內部對其進行制定，也可以由相關的政府社區主管部門進行專門的制定。除此之外[2]，還需要相關部門對社區機構、居民構成等社區基本情況做好調查，并以社區居民的服務需求為基礎來對社區檔案的管理制度進行完善，并要有效的開發和利用社區檔案，從而為社區居民以及城市建設更好的服務。

2.3檔案材料的完整性及資源共享的作用

對于社區檔案資料來說，不僅可以單純的對社區內部居民的基本材料進行收集整理，還要將社區內部的文書檔案、會計檔案、聲像檔案以及基本檔案進行整理收集，并對檔案材料的收集工作進行完整的制度制定并將從事檔案管理工作的工作人員進行定期的業務培訓等。除此之外，很多社區為了豐富居民的業余生活，經常會舉辦一些社區活動，相關工作人員也需要將活動中所有價值的資料進行合理的保存，從而使社區檔案的內容可以更加豐富。而對于社區檔案的資源共享作用來說，最關鍵的一點就是將原有的“被動服務模式”轉變為“主動服務模式”，也就是說社區檔案的管理工作不要為了迎合上級監察的工作，而應該將檔案工作列入工作單位內。可以適當的利用互聯網的優勢，來對檔案進行資源共享。這樣不僅可以使社區檔案更加完善，也可以使社區管理和服務的水平更加進步。

3.結語

城市社區作為我們生活城市的管理基層部門，其不僅關系著城市居民的生活舒適度，也對于促進和諧社會的建設有著至關重要的影響。而社區檔案管理工作作為社區的基礎工作，對于社區的管理和服務也有很大影響。因此，搞好社區檔案工作，對于社區的穩定性十分重要。

參考文獻：

[1]陳榮云.社區檔案管理在和諧社區建設中的特點分析[J].辦公室業務，2012（5）：30-33.

[2]吳擁軍.淺議社區檔案管理存在的主要問題及對策[J].辦公紙業務，2013（10）：120.