試論醫療檔案在利用過程中存在的風險及對策

趙麗佳

[摘 要]本文按照醫療檔案利用中存在的風險點；醫療檔案利用過程中存在風險的原因；采取有效措施，強調只有把風險管理程序化、系統化、科學化地融入日常醫療檔案管理之中，遵循“以防為主、防治結合”的原則，才能給醫療檔案更多的安全，最大限度地延長醫療檔案的利用壽命，才能充分發揮好醫療檔案作用，為醫學研究、醫療技術的發展和社會的和諧進步創造良好的條件。

[關鍵詞]醫療檔案；管理利用；風險；對策

近年來，社會各界對醫療檔案的認識不斷提高，人們對醫療檔案的利用和依賴也在不斷增長，醫療檔案利用，是醫療檔案利用者通過醫療檔案利用工作查找、利用醫療檔案信息，滿足其利用需求的行為過程，也是醫療檔案信息資源的利用價值得以實現的過程。醫療檔案利用是檔案管理整個工作過程中的最終環節，醫療檔案安全保管的最終目標就是能服務于醫學研究、不斷地提高醫療水平，服務于人民群眾。但是，在做好醫療檔案利用服務的同時，也存在著不同程度的利用風險。

醫療檔案管理人員在認真履行醫療檔案利用服務職責的同時，也應特別注意到醫療檔案的利用安全，做到不丟失、不損毀。那么，醫療檔案利用過程中存在著哪些風險呢？筆者調查認為，就醫療檔案來說，在利用過程中存在的風險大致有以下幾個方面：

一、醫療檔案利用中存在的風險點

（一）醫療檔案管理人員安全風險、責任意識淡薄

在醫療檔案利用過程中，有些檔案管理人員認為只要把檔案收好了，檔案就安全了，其實不然。檔案安全貫穿于檔案管理的各個環節當中，案卷裝訂、鑒定、出庫、查閱、網絡安全、檔案復查、設備運行等方面都存在著潛在的風險，醫療檔案安全的首要任務就是要不斷增強醫療檔案管理人員的風險防范和責任意識。

（二）醫療檔案利用制度建設需進一步完善

醫療檔案管理部門雖然制定了檔案查閱利用制度，但是隨著利用范圍的擴大，利用者的增多，利用目的的多元化，醫療檔案查閱利用的制度沒有得到及時的完善和補充，面對醫療檔案利用者新的利用需求，檔案管理人員依然墨守成規，制度落實不到位，思想觀念沒有更新。即使有完善的制度也未嚴格按照要求去做，礙于人情和面子，在工作中存在著違規操作的現象，

（三）對醫療檔案安全責任缺少必要的監督和檢查

在醫療檔案利用過程中，有些檔案管理人員直接把檔案交給利用者，任由隨意翻閱、摘抄與拍照、復制，而沒有必要的監管，且不說，這樣做會對醫療檔案本身易造成損害，而且由于管理工作人員嚴重失職，極容易造成醫療檔案的丟失和損毀。

（四）電子醫療檔案的不可讀與失真現象更加普遍

隨著檔案信息化的不斷發展，電子醫療檔案大量產生，給檔案利用增添了新的形式，在方便利用者查找和閱讀的同時，也給醫療檔案安全管理帶來了新的課題和新的挑戰。比如：電子檔案與讀取設備的不兼容，造成電子檔案不能讀取；網絡黑客與電腦病毒的攻擊對醫療檔案信息的威脅等等。

（五）醫療檔案正常利用中對檔案造成的損毀

在正常的醫療檔案利用過程中；也有可能對檔案造成損害。一是由于利用者不小心，在利用過程中損毀檔案，這雖屬“意外傷害”，但檔案管理人員也應及時提醒利用者多加注意，盡可能地避免對檔案的損害。二是工作人員違反操作規程，有的調卷后隨意堆放、有的違反網絡安全和數據庫管理規定等，這些都會增加醫療檔案利用的風險。

二、醫療檔案利用過程中存在風險的原因

醫療檔案利用過程中存在的風險主要體現為主觀原因和客觀原因兩方面。

（一）主觀原因：檔案管理工作人員的責任心、工作經驗與業務素質、風險意識是醫療檔案利用存在風險的主要原因，醫療檔案管理工作是一項嚴肅性、科學性、系統性的工作，檔案管理人員的業務素質、工作經驗、風險防范意識直接影響到檔案利用工作的安全與工作質量。在整個檔案管理環節當中，檔案的鑒定、庫房管理、檔案網絡化管理、檔案的調閱與審核、案卷的質量等方面跟檔案管理人員的綜合素質有著密不可分的關系，工作人員的責任心強、工作經驗豐富、業務能力過硬，醫療檔案管理和利用的風險就小。同時，醫療檔案管理的工作人員風險意識強與弱，對產生醫療檔案利用風險的結果也不同。

（二）客觀原因

1、醫療檔案利用者的廣泛性以及內容的豐富性

醫療檔案資料在工作查考、學術研究、臨床醫療等方面都發揮著不可替代的作用。醫療檔案查考和研究作用的充分發揮；均源于醫療檔案門類和內容的日益豐富。醫療檔案資源越豐富，利用就會越頻繁、越廣泛，隨之而來的就是醫療檔案利用的風險也會越來越大。

2、醫療檔案信息的網絡化、數字化的發展與深入，增加了醫療檔案利用的風險。隨著醫療檔案信息網絡化、數字化程度的不斷提高，為醫療檔案利用提供了方便、快捷的利用方式的同時，也給檔案的安全工作帶來了新的挑戰，電子檔案的易刪改性、電子檔案與讀取設備的兼容性、電腦病毒的攻擊，這些都會增加檔案的利用風險。

三、采取有效措施，避免醫療檔案利用風險的對策

（一）抓好安全和責任意識教育至關重要

醫療檔案利用的安全需要責任到人，層層抓落實，醫療檔案安全不能總停留在口頭上，而是要制定實實在在的責任追究制度，主管領導要負總責，層層把關，一級抓一級，不斷提高檔案安全意識，加強對所主管部門工作人員的安全和責任意識教育，做到防患于未然、警鐘常鳴。

（二）樹立和強化風險意識，促業務素質提升

醫療檔案資源是促進醫學發展、醫療研究不可缺少的寶貴財富，針對醫療檔案的保護工作也亟待加強，醫療檔案利用過程中要時刻提高檔案工作人員的風險防范意識，認真抓好檔案人員的業務素質的提升，進一步加強對醫療檔案工作的再認識，積極創新醫療檔案管理和利用的新方法和新模式，最大限度地降低醫療檔案在利用過程中的損失和風險。

（三）提供有效的法律保障，建立科學的管理制度

檔案管理與利用是一個科學的、系統的管理過程，明確職責可以有效保證醫療檔案管理和利用工作的正常有序進行。筆者認為，醫療檔案管理部門要做到有效防范和降低利用風險就必須依據有關的法律法規的規定，建立科學的、完善的檔案管理、利用等一系列具有可操作性的規章制度和管理程序，以此來規范檔案工作人員和檔案利用者的行為，只有這樣，醫療檔案利用工作才能做到有法可依，有章可循。

（四）加強在網絡化環境下的醫療檔案利用安全防范

在檔案利用網絡化不斷深入的條件下，查詢和利用檔案信息的手段發生了根本性的變化。檔案管理和利用要依靠信息技術手段，依靠新的管理方法，新的管理制度來實現有效的服務與控制。為此，筆者認為，醫療檔案管理部門一方面要突破以往利用模式，積極開發醫療檔案信息資源，加快醫療檔案數字化建設；另一方面要加強網絡環境下醫療檔案利用的安全防范工作，根據數字化醫療檔案的特點制定網絡查詢、利用醫療檔案數據信息的管理辦法。其內容大致可包括：明確管理人員職責，做好電腦病毒的預防；按時做好數據庫備份與異地備份；科學維護計算機設備，保證設備的安全運行；準確分配網絡用戶的權限等。另外，為了保證數字醫療檔案的安全，數據庫管理員有必要與用戶簽訂利用協議，以此來控制數字醫療檔案的利用和有效防范風險的產生。

總之，隨著社會對醫療檔案利用量的增加，在工作中醫療檔案的作用越來越顯著，而需求增加的同時，也面臨著風險的增加，越來越多醫療檔案利用中出現的問題，時刻提醒著我們，警惕醫療檔案利用過程中存在的風險決不是杞人憂天，把風險管理程序化、系統化、科學化地融入日常醫療檔案管理之中，遵循“以防為主、防治結合”的原則，才能給醫療檔案更多的安全，最大限度地延長醫療檔案的利用壽命，才能充分發揮好醫療檔案作用，為醫學研究、醫療技術的發展和社會的和諧進步創造良好的條件。